Wie Sie eVV-Importdaten weiterverwenden (1.Teil)

19.09.2018 | Import | Thomas Woodtli
Präferenzabwicklung Import Veranlagungs­verfügung eVV Import

Seit März 2018 müssen alle Unternehmen, die Waren aus dem Ausland in die Schweiz importieren, Veranlagungsverfügungen eVV (oder auch eVV Import, Zollquittungen) elektronisch abholen. Meistens verschwinden diese Dateien sogleich unbeachtet und unkontrolliert in den Archiven der Buchhaltung. Dabei sind die elektronischen Daten – werden sie bewusst weiterverwendet – bares Geld wert und dies in vielerlei Hinsicht. Und das Beste: Sie beeinflussen die Qualität dieser Daten mit!

Ausblick auf den Idealfall: Elektronische Daten der Veranlagungs­verfügungen direkt für die Präferenzkalkulation verwenden

Im ersten Blogbeitrag unserer dreiteiligen Reihe zum Thema «elektronische Daten im Import» legen wir den Fokus zunächst auf

  • die Daten, die Sie einer elektronischen Veranlagungsverfügung im Import (eVV Import) entnehmen können,
  • wie diese zu interpretieren sind
  • und was Sie sogar selbst tun können, um in Zukunft Zollabgaben einsparen zu können.

eVV im Import: Sie steuern die Qualität der Daten – nicht der Zoll

Jedes Jahr flattern die Steuererklärungen in die Briefkästen aller Schweizer Haushalte. Wenn es gut kommt, reicht es uns jeweils bis März diese Steuererklärungen nach bestem Wissen und Gewissen auszufüllen und einzureichen – um ein halbes Jahr später die Steuerrechnungen – oder im Fachjargon Veranlagungsverfügungen – in unseren Händen zu halten.

Was einige Unternehmen noch nicht wissen: Auch bei jedem Import von Waren gibt es eine Art Steuererklärung oder offiziell «Zollanmeldung». Diese erstellen die meisten Unternehmen jedoch nicht selbst, sondern ein Spediteur oder eine Verzollungsagentur – deshalb ist es vielen nicht bewusst, dass zu Beginn jeder Veranlagungsverfügung im Import immer auch eine Zollanmeldung steht.

Am Ende wird wie bei Privatpersonen eine elektronische Veranlagungsverfügung ausgestellt; basierend auf genau denjenigen Daten, die der Zolldeklarant ins Verzollungssystem eingegeben hat. Und je besser und genauer diese Daten sind, welche dem Zolldeklaranten anhand der Lieferantenrechnung und gegebenenfalls Ihrer Verzollungsinstruktion zur Verfügung stehen, desto besser ist die Qualität dieser Daten auf der eVV selbst.

Die Rechnung Ihrer ausländischen Lieferanten bildet die Basis der Zollanmeldung im Import und Sie können sich nun selber fragen, wie gut die Qualität der Aussenhandelsdaten auf Ihren Lieferantenrechnungen ist.

Was, wenn sogar Ihre Bestellnummer auf der eVV im Import auftauchen würde?

Stellen Sie sich vor, was alles möglich wäre, wenn der Spediteur sogar Ihre zum Geschäftsfall gehörende Bestellnummer in der Zollanmeldung beziehungsweise elektronische Veranlagungsverfügung im Import angeben würde.

Richtig, diese Angabe wäre ebenso elektronisch verfügbar und könnte mittels einer Schnittstelle aus Ihrem ERP-System mit einer eVV-Import-Softwarelösung wie ImpoWin abgeglichen werden. Oder noch einfacher geht es mit einer im ERP-integrierten eVV-Softwarelösung wie eDocs für SAP S/4HANA-Systeme. Somit wäre die Prüfspur sichergestellt.

Importrechnung Lieferantenrechnung Import

Welche Daten in der elektronischen Veranlagungs­verfügung für Sie besonders wichtig sind

Hier ganz praktisch in der Übersicht:

Parameter in der eVV Import Begründung Kopf oder Position Obligatorische Angabe (ja/nein)
Annahmedatum Mit dieser Angabe können Sie berechnen, ob Sie im Falle einer Korrektur noch innerhalb der 30-Tages-Frist liegen. Kopfdaten Ja
Konto Zoll (ZAZ-Konto) Wurde überhaupt auf Ihre ZAZ-Kontonummer verzollt? Tippfehler sind immer möglich. Kopfdaten Ja
Referenz Importeur Teilen Sie Ihrem Spediteur mit, dass er immer Ihre Bestellnummer oder einen anderen eindeutigen Bezug zu Ihrem Geschäftsfall angeben soll. So stellen Sie rasch den Bezug zu Ihrer Bestellung her. Kopfdaten Nein, aber empfehlenswert
Versendungsland Hat die Schweiz mit diesem Land ein Freihandelsabkommen abgeschlossen, ist unter «Präferenz» (s. weiter unten) zu prüfen, ob mit oder ohne Präferenznachweis verzollt wurde. Achtung: Oftmals wird das Versendungsland falsch deklariert und Sie finden das korrekte Versendungsland in der Versender-Adresse. Kopfdaten Ja
Versender Vor allem auf Veranlagungsverfügungen, die von Kurierdienstleistern ausgestellt werden, fehlt vielfach die Lieferantenadresse. Diese Adresse könnte für eine saubere Archivierung in der Buchhaltung interessant sein; insbesondere, wenn diese elektronisch geschieht. Kopfdaten Nein, aber empfehlenswert
Warenbezeichnung Die Warenbezeichnungen in der eVV sind oft ungenau. Mit einer korrekten Bezeichnung fällt es Ihnen leichter die Verzollungspositionen mit der Lieferantenrechnung abzugleichen. Positionsebene Ja
Präferenz Hier stellen Sie auf einen Blick fest, ob die Sendung oder einzelne Artikel mit Präferenz verzollt wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, dann ist zuerst zu prüfen ob der Lieferant überhaupt einen Präferenznachweis erstellt hat. Falls ja, prüfen Sie diesen auf formelle Richtigkeit und erst bei Richtigkeit und Nichtanmeldung durch den Deklaranten gehen Sie auf den Spediteur zu. Positionsebene Ja, ob mit oder ohne Häkchen.
Ursprungsland Dieser ISO-Code neben dem Präferenzkennzeichen zeigt das handelspolitische Ursprungsland an. Achtung: Werden mehrere Artikelpositionen auf der eVV in eine Position zusammengefasst oder ist das Ursprungsland nicht auf der Lieferantenrechnung ersichtlich, wird hier einfach das Versendungsland übernommen. Positionsebene Ja, ob mit oder ohne Häkchen bei «Präferenz»
Veranlagungstyp Prüfen Sie den Veranlagungstyp auf der eVV Import. Sofern die Sendung in einem Spezialverfahren wie beispielsweise «Veredelungsverkehr» eingeführt wurde, ist beim Re-Export dieses Verfahren, mit der entsprechenden Ausfuhrzollanmeldung im gleichen Verfahren, wieder korrekt abzuschliessen. Positionsebene Ja
Zolltarifnummer Jeder Spediteur stützt sich bei der Deklaration auf die in der Lieferantenrechnung angegebene Zolltarifnummer bzw. HS-Position. Erfahrungsgemäss ist diese oft falsch. Wenn sie sowieso fehlt, dann verzollt der Zolldeklarant nach eigenem Ermessen. Überprüfen Sie diese deshalb anhand unserer Fachbegriffe zum Thema «Tarifierung». Die Zolltarifnummer steuert direkt die Höhe der Zollabgaben und sollte standardmässig überprüft werden. Eine Kontrolle lohnt sich in vielen Fällen. Positionsebene Ja
Rohmasse Die Zollabgaben werden beim Import in die Schweiz in den meisten Fällen nach dem Gewicht (zum Beispiel 13 CHF je 100 kg brutto) berechnet. Falls die betreffende Sendung zollpflichtig ist, so wiegen Sie auch mal ein paar Sendungen nach. Danach wissen Sie, ob Ihre Lieferanten die korrekten Gewichtsangaben in der Rechnung erwähnen. Positionsebene Ja
Bewilligungspflichtcode Falls hier «bewilligungspflichtig» oder Code 1 steht, so lag für diese Sendung oder diesen Artikel eine Einfuhrbewilligung vor. Positionsebene Ja
Unterlagen Der Verzollungsdienstleister sollte hier die Nummer der Lieferantenrechnung eingeben. Diese muss korrekt sein, um im Falle einer Zoll-/MWST-Kontrolle rasch die zur eVV gehörende Rechnung finden zu können ("Prüfspur"). Positionsebene Nein, aber empfehlenswert
Veranlagungsverfügung eVV Import häufiges Beispiel

Wie verbessern Sie die Qualität der elektronischen Daten der Veranlagungs­verfügung?

Die beste Variante: mittels Lieferanteninstruktionen

Die effizienteste Lösung ist, das Problem an der Ursache anzupacken: Alle relevanten und korrekten Angaben sind bereits in der Lieferantenrechnung enthalten, so dass der Spediteur zum Zeitpunkt der Importverzollung diese Informationen ohne Nachfrage in die Zollanmeldung übernehmen kann.

Wenn Sie also eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten auslösen, so teilen Sie ihm am besten gleich mit, welche Daten zwingend auf der Rechnung vermerkt sein sollen, wie zum Beispiel:

  • ZAZ-Kontonummer
  • MWST-Nummer
  • UID-Nummer
  • Bestellnummer
  • HS-Code je Artikelposition
  • usw.

finesolutions-Empfehlung

Indem Sie einkaufsseitig auf Basis der Incoterms FCA einkaufen, können Sie das Frachtvolumen bündeln und Sie haben nur 1 – 3 Hausspediteure, welche die Verzollungen für Sie durchführen. Sie profitieren gleich zweimal: Bessere Transportraten können ausgehandelt werden und die Qualität der eVV steigt, da Sie nur noch eine Handvoll Deklaranten instruieren müssen.

Als Alternative: mittels Verzollungsinstruktionen

Mittels einer Verzollungsinstruktion teilen Sie jeweils dem Spediteur oder dem Verzollungsagent mit, welche (zusätzlichen) Angaben er in der Zollanmeldung beziehungsweise in der eVV unbedingt berücksichtigen soll. Sie können dafür sorgen, dass der Spediteur bei Ankunft Ihrer Sendung so lange mit der Verzollung wartet, bis Sie ihm die gewünschten Angaben gegeben haben. Bitte beachten Sie jedoch, dass ein Transporteur Standzeiten verrechnen darf, wenn die Instruktionen nicht rechtzeitig mitgeteilt werden.

Sie können damit zum Beispiel verhindern, dass der Spediteur die HS-Position des Lieferanten übernimmt, die offensichtlich falsch ist. Leider ist der Lieferant oftmals nicht gewillt, die Tarifnummer auf seiner Rechnung anzupassen. Des Weiteren könnten Sie mit Verzollungsinstruktionen die Gewichtsangaben mitteilen, sofern sich der Lieferant weigert, eine Packliste zu erstellen.

Aufgrund des Zeitdrucks neigen einige Zolldienstleister dazu, eine Sendung mit vielen verschiedenen Artikeln mit einer einzigen Position zu verzollen. Die Verzollungspauschale ist somit auch tiefer. Jedoch bezahlen Sie oft mehr Zollabgaben als nötig. Sorgen Sie jetzt schon dafür, dass der Spediteur Ihre Artikel in separaten Positionen verzollt, damit Sie in Zukunft diese elektronischen Daten auf Artikelebene weiterverwenden können.

Natürlich werden die Dienstleistungsgebühren, die Ihnen der Verzollungsagent mit jeder Verzollung in Rechnung stellt, dadurch etwas höher sein, doch der Aufwand mit nachträglichen Korrekturen der eVV wird damit auch kleiner.

Veranlagungsverfügung eVV Import gutes Beispiel

Nun sind Sie startklar für die Weiterverwendung Ihrer elektronischen Daten im Import!

Sie haben in diesem Beitrag die Daten der Veranlagungsverfügung eVV im Import näher kennengelernt und wie Sie die Qualität dieser selbst verbessern können.

Im zweiten Blogbeitrag in unserer dreiteiligen Reihe erfahren Sie mehr dazu, wie Sie diese Daten mithilfe einer eVV-Import-Softwarelösung gezielt auswerten und wie Sie sich darauf vorbereiten, diese Daten auch im Hinblick auf eine automatisierte Präferenzabwicklung weiterzuverwenden.

finesolutions-Tipp

Mit unserer Dienstleistung «Zollkosten sparen im Import» schlagen Sie gleich zwei Fliegen auf einen Streich.

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