Zollbelege (Einfuhr/Ausfuhr) vollständig in SAP
abholen, prüfen und rechtssicher archivieren
eDocs ist ein SAP Add-On und damit eine voll in SAP ERP und S/4HANA integrierte eVV‑Software. Für Einfuhr und Ausfuhr, direkt im ERP-System, ohne fremde Komponenten und externe Schnittstellen.
Vollintegrierte SAP-Software
für die Verwaltung der Zollbelege (eVV, Bordereaux, Zusammenzüge, Rechnungen)
eDocs ist eine komplett in SAP ERP und S/4HANA integrierte Softwarelösung zur Abholung der BAZG-Zollbelege (elektronische Veranlagungsverfügungen (Einfuhr und Ausfuhr), Bordereaux, Rechnungen). Die Lösung holt die elektronischen Zollbelege direkt von den Schweizer Verzollungssystemen Passar und e-dec (bis Ende 2027) des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) automatisiert ab.
Alle Anforderungen der Behörden und der Geschäftsbücherverordnung werden innerhalb des SAP-Systems erfüllt, ohne fremde Komponenten und Zusatzkosten. eDocs eignet sich deshalb ideal für Betriebe, die voll auf SAP setzen und von einer echten Integration profitieren möchten.
Für welche Firmen eDocs einen Mehrwert bringt
Drei Sachverhalte, die zeigen, ob eDocs die passende Lösung für Ihr Unternehmen ist.
Sie arbeiten mit SAP ERP oder S/4HANA
eDocs baut auf die Systeme SAP ERP oder S/4HANA On-premises oder in der Private Cloud auf. Für andere Systeme ist das Modul Belegmanagement der Zollsuite die passende Lösung für Sie.
Sie verzollen regelmässig
Wenn Sie täglich 2–3 Sendungen (Import und/oder Export) selbst abwickeln oder abwickeln lassen, lohnt sich der Einsatz von eDocs bereits aufgrund der Automatismen und der Übersichtlichkeit.
Sie wollen automatisieren
Der Bezug der Belege vom Zollportal, die Kontrolle sowie die interne Referenzierung möchten Sie möglichst automatisiert und effizient in Ihrer gewohnten SAP-Umgebung erledigt haben.
«Mit eDocs sind wir befähigt, Zollbelege einfach der passenden Bestellung zuordnen – das sorgt für mehr Übersicht und eine viel effizientere Verwaltung. »
Zur Erfolgsstory
So effizient unterstützt Sie eDocs (Zoll SAP Add-on)
Zolldokumente automatisch beziehen und zentral rechtssicher archivieren
eDocs ruft alle BAZG-Zolldokumente wie Veranlagungsverfügungen, Zusammenzüge/Bordereaux und die Rechnungen (in der Einfuhr) automatisch zeitgesteuert oder bei Bedarf direkt in Ihr SAP-System ab. Sie werden Ihnen in einer übersichtlichen Liste angezeigt, welche Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können mit den Informationen, die für Sie relevant sind.
Die Dokumente in den entsprechenden Formaten (XML / PDF) stehen anschliessend zentral zur Kontrolle und Nachbearbeitung bereit. Danach werden sie über SAP ArchiveLink im angebundenen Dokumentenmanagementsystem rechtssicher abgelegt.
Übersichtliche Liste abgeholter Veranlagungsverfügungen in SAP mit geöffneter Veranlagungsverfügung (Einfuhr) als PDF
Fehlende und unplausible Verzollungsdaten unterstützt erkennen
Die Spalte «Kontrollstatus» zeigt Ihnen in der Übersichtsliste auf einen Blick, welche Zollbelege vollständig sind und wo Handlungsbedarf besteht.
Der Kontrollstatus umfasst einerseits systemtechnische Prüfungen (z.B. wenn eine Veranlagungsverfügung fehlt bei einem Zusammenzug), andererseits auch Prüfungen, die Sie selbst konfigurieren können. Dazu gehören etwa Prüfungen auf fehlende Belegreferenzen, eine fehlende definitive Veranlagung, nicht vorhandene Zusatzdokumente, etc.
Kontrollstatus in Form einer Ampel mit geöffneter Liste der Prüfmeldungen
Rechnungen und Gutschriften automatisch beziehen und kontrollieren
Mit dem System Passar in der Einfuhr kommen die BAZG-Rechnungen für Einfuhrabgaben und Mehrwertsteuer nicht mehr wie bisher per E-Mail oder auf dem Postweg, sondern müssen aktiv vom Dokumentenportal «Chartera Output» bezogen und verarbeitet werden.
eDocs erledigt auch diese Aufgabe automatisch für Sie: Die Lösung bezieht die Rechnungen und Gutschriften des BAZG aus dem Portal und verknüpft sie mit dem passenden Zusammenzug (Abgaben oder MWST). Ihre Finanzabteilung verfolgt den Betrag vom BAZG-Dokument über den Zusammenzug bis zu den enthaltenen eVVs und stellt eine Referenz zum SAP-FI-Beleg oder zur SAP-Eingangsrechnung her.
Zollrechnungen des BAZG mit Rechnungspositionen und Beleg-PDF
Prüfspur vom Zollbeleg bis zum SAP-Geschäftsfall
eDocs verknüpft Zollanmeldungen mit den zugehörigen Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferungen und FI-Belegen. Die Referenzierung erfolgt manuell oder automatisiert. Je Zolldienstleister stellen Sie ein, wie die in der Zollanmeldung übermittelten Referenzen entsprechend der Verzollungsinstruktion ausgewertet werden.
Belegreferenzen einer Zollanmeldung auf Einkaufsbeleg, Eingangsrechnung und FI-Beleg
Verteiltes Arbeiten mit klaren Zuständigkeiten
Bearbeitungsstatus und zuständiger SAP-Benutzer zeigen Ihnen jederzeit, wer einen Vorgang bearbeitet und welche Aufgaben noch offen sind. Sie sichten Belege zentral, verteilen sie an die zuständigen Fachbereiche und führen sie als unbearbeitet, in Bearbeitung oder abgeschlossen.
Bearbeiterzuordnung und Bearbeitungshistorie einer Zollanmeldung
Zolldaten flexibel auswerten, direkt in SAP
eDocs setzt auf flexible SAP-Auswertungen statt auf ein fest vorgegebenes Dashboard. Die benötigten Felder, Filter, Sortierungen und Listenvarianten wählen Sie selbst und exportieren die Ergebnisse für weitere Analysen in Excel.
Auswertung der Importabgaben nach Zolldienstleister und Monat mit Summenzeile
Externe und historische eVVs übernehmen
eVVs, die Ihnen ein Spediteur per E-Mail oder als Download bereitstellt, können Sie ebenfalls in eDocs importieren. Auch solche, die Sie bisher mit einer anderen Softwarelösung verwaltet haben.
Während der Einführung von eDocs, übernehmen wir gemeinsam die vorhandenen gesammelten XML- und PDF-Dokumente, werten diese aus und legen sie über SAP ArchiveLink im angebundenen Archivsystem ab.
Importvorschau externer Veranlagungsverfügungsdateien mit Spalte «Vorhanden»
Alle Unterlagen und Notizen direkt am Zollvorgang
Über die SAP-Dienste zum Objekt legen Sie zusätzliche Unterlagen direkt am Zollvorgang ab, zum Beispiel Verzollungsinstruktionen, Lieferantenrechnungen oder Ursprungsnachweise. Interne Notizen dokumentieren Rückfragen und den aktuellen Bearbeitungsstand für alle beteiligten Mitarbeitenden.
Anlagenliste am Zollbeleg mit Verzollungsinstruktion, Lieferantenrechnung, Ursprungsnachweis und Speditionsabrechnung
Zollbelege schnell finden, anzeigen und exportieren
Die Selektions- und Filtermöglichkeiten helfen Ihnen, Zollbelege nach Zollanmeldungsnummer, Spediteur-Referenz, Zeitraum, Bearbeiter oder SAP-Belegreferenz schnell zu finden. Gefundene XML- und PDF-Dokumente zeigen Sie direkt an, drucken sie oder exportieren sie gesammelt.
Gefilterte Ergebnisliste mit markierten Zeilen und Exportfunktion
So profitieren Sie von eDocs
Technische Voraussetzungen
Preise von eDocs
eDocs wird in Ihrem ERP-System installiert. Die Preise richten sich nach der Anzahl Belege/Verzollungen.
Beispiel: 2’000 Sendungen pro Jahr · 1 Belegkreis (1 Zoll-UID)
eDocs Lizenz
Kauf (On-Premises oder Private Cloud)
CHF 13'540.–
Total einmalig, zzgl. MWST
Carlo Losurdo, Alexander Hanisch (von prodata) und Markus Eberhard (vlnr)
Was finesolutions bei eDocs für Sie übernimmt
Die Lösung eDocs stammt von unserem Partner prodata aus Wien. Die Schweizer Ausprägung ist dank einer engen Zusammenarbeit zwischen unseren beiden Firmen entstanden, die sich ideal ergänzen: das SAP‑Know-how von prodata, gepaart mit dem Zollfach- und Softwarewissen von uns.
Wir übernehmen im Vorfeld die gesamten vertrieblichen Arbeiten und schliessen den Vertrag mit Ihnen ab. Anschliessend sind wir beim Kick-off-Meeting (Besprechen Projektplan und Klären der Zuständigkeiten) dabei und dann wieder beim GoLive.
Anschliessend übernehmen wir den 1st-Level-Support aus Zürich. Da wir insgesamt mehr als 500 Softwarekunden haben, wissen wir unverzüglich von möglichen Problemen mit dem Zollserver und können die meisten Ihrer Fälle selbst übernehmen. Bei fachlichen Fragen übernimmt unsere Zollberatungsabteilung. Für den Fall, dass wir Ihnen SAP-technisch nicht weiterhelfen können, greifen wir auf prodata zurück und koordinieren die Erledigung Ihres Anliegens.
Mehr zu finesolutionsWeltklasse 1st Level-Support — auch auf Schweizerdeutsch
Unser Support-Team kennt das Schweizer Zollwesen in- und auswendig und viele SAP-Fälle.
Die Vorteile von eDocs ansehen
Wir simulieren die Abholung der Zollbelege und das anschliessende Bearbeiten und Archivieren der Belege mit unserem Demosystem.
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1
Anfrage senden
Formular ausfüllen, wir melden uns innerhalb eines Arbeitstages.
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2
Vorgespräch (fakultativ)
Falls Sie wünschen, sprechen wir uns vorher ab (20 Min.) für die Aufnahme Ihrer Bedürfnisse
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3
Online-Präsentation
Wir zeigen Ihnen die Lösung online von A bis Z und definieren dann das weitere Vorgehen
Häufige Fragen zu eDocs
Was ist eDocs?
eDocs ist eine vollständig in SAP ERP und S/4HANA integrierte Software für das SAP-integrierte Management der Zollbelege des Schweizer Zolls. Der Hersteller ist die prodata GmbH aus Wien und FineSolutions ist der offizielle Schweizer Partner.
Die Lösung holt diese Belege direkt und ohne weitere kostspielige Komponenten von den Verzollungssystemen Passar (Ausfuhr & Einfuhr) sowie e‑dec (Import – bis Ende 2027) des BAZG ab, prüft sie und archiviert sie rechtskonform im SAP-System.
Was kostet eDocs?
Der Preis richtet sich nach der Anzahl Verzollungen / Belege und wird in 1000er-Schritten aufgeführt.
Einmalig: Es ist eine Lizenzgebühr zu entrichten sowie die Aufwände für die Implementierungsdienstleistungen von rund 3 Tagen zu bezahlen.
Jährlich: Die Wartungsgebühr beträgt 22 % des einmaligen Lizenzbetrages.
Ein konkretes Preisbeispiel finden Sie weiter oben und bei Interesse unterbreiten wir Ihnen auf Anfrage gerne eine entsprechende Offerte.
Ist eDocs für uns geeignet?
Sofern Sie ein SAP-System SAP ERP oder S/4HANA On-premises oder in der Private Cloud haben, ist eDocs auf jeden Fall eine ausgezeichnete Option. Denn die vollständige SAP-Integration erlaubt Ihnen, auf weitere SAP-Belege und Stammdaten zuzugreifen, welche Ihnen die Bearbeitung vereinfachen und effizienter gestalten. Zudem kennen Ihre User bereits die SAP-Oberfläche und sind dadurch schnell vertraut.
Im Weiteren haben die Mitarbeitenden Ihrer Finanzbuchhaltung mit Einführung von Passar Einfuhr den Vorteil, dass sie die BAZG-Rechnungen mit eDocs automatisiert abrufen und somit den Bezug zum SAP-FI-Beleg oder zur SAP‑Eingangsrechnung herstellen können.
Wenn Sie kein SAP-System haben oder die technischen Voraussetzungen nicht erfüllen können, ist das Modul Belegmanagement der Zollsuite von uns eine mögliche Alternative.
Wird eine nachträglich korrigierte Veranlagungsverfügung automatisch abgeholt?
Die korrigierte Version wird beim nächsten Abholprozess automatisch abgeholt und entsprechend gekennzeichnet. Die Vorversion bleibt erhalten, sodass Sie bei einer Revision (z.B. bei einer Mehrwertsteuerprüfung) einfach alle Versionen zeigen können.
Können wir unsere Veranlagungsverfügungen aus den letzten Jahren übernehmen?
Ja, das ist in den allermeisten Fällen möglich, indem wir die Veranlagungsverfügungen der letzten 10 Jahre (Maximum) im XML-Format nochmals vom Zollserver beziehen.
Das nochmalige Beziehen vom Zollserver funktioniert dann, wenn die Verzollungen mit Ihrer Zoll-UID und den dazugehörigen Zertifikaten durchgeführt wurden. Dazu setzen wir pro UID einen Hintergrundjob für die Altbelegabholung in der Nacht (Empfehlung von uns) auf und holen die eVV automatisiert ab für den gewünschten Zeitraum. Im Anschluss haben Sie die gewünschten eVV zentral in eDocs verfügbar und archiviert.
Diese Erweiterung bieten wir für den Betrag einer einmaligen Wartungsgebühr an sowie 3–4 Stunden Aufwand für das Aufsetzen des Hintergrundjobs.
Brauchen wir für eDocs eine Kundenentwicklung in unserem SAP?
Nein. eDocs wird im geschützten Namensraum /PDO/ ausgeliefert und über Transportaufträge eingespielt. Ihr Z-Namensraum bleibt unberührt, und ein SAP-Releasewechsel betrifft eDocs nicht anders als jede andere zertifizierte Erweiterung.
Wer betreut uns nach der Einführung, finesolutions oder prodata?
Ihr Ansprechpartner ist die finesolutions in Zürich. Wir nehmen Ihre Meldung auf, klären sie und geben sie nur weiter an prodata, wenn wir Ihr Anliegen nicht selbst lösen können. In einem solchen Fall übernimmt prodata den 2nd-Level-Support, wobei wir involviert bleiben, bis Ihr Anliegen zur Zufriedenheit gelöst ist.
Wie lange dauert die Einführung, und was müssen wir dabei selbst leisten?
Die Einführung verläuft normalerweise schlank und ist innerhalb von 4–6 Wochen erledigt, wobei wir auf Ihre Fach- und IT-Abteilung angewiesen sind.
Die Aufgaben auf Ihrer Seite sind:
- Zusammenstellen des Projektteams inkl. internem Projektleiter
- Onboarding beim ePortal und Aktivieren der Geschäftspartnerrolle «Dokumentenbezug im Warenverkehr» sowie Zurverfügungstellung der Token (bei all diesen Schritten unterstützen wir Sie bei Bedarf gerne)
- Organisation und Teilnahme am Kick-off-Meeting
- VPN-Zugang bereitstellen, SAP-Benutzer mit Beraterberechtigungen anlegen
- Interne Koordination und Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern und den verschiedenen Abteilungen
- Aktive Teilnahme an Workshops, Schulungen, Abnahmetests
- Technische Installation von eDocs mit Freigabe von Firewall- und Porteinstellungen
- Unterstützung bei den technischen Funktions- und Integrationstests
- Vorbereiten der SAP-Benutzer inkl. Berechtigungen im SAP-Testsystem für die Schulungsteilnehmer
- Erstellen einer internen Dokumentation für den Fachbereich
- Durchführen des Abnahmetests und Weiterleiten von Fehlermeldungen an FineSolutions/prodata
- Gemeinsamer Entscheid zur Produktivsetzung
- Mitarbeit beim Projektabschluss
Auf Ihrer Seite sollten Sie mit einem Aufwand (für 1 Zoll-UID) von ca. 16 Stunden (Fachabteilung) sowie 6 Stunden (IT) rechnen.
Was kostet die jährliche Wartung, und was ist darin enthalten?
Wir unterstützen alle von der SAP in der «Mainstream-Wartung» befindlichen Releases von SAP ERP und SAP S/4HANA.
Die jährliche Wartungsgebühr beträgt 22 % des (einmaligen) Lizenzbetrages und beinhaltet folgende Leistungen:
- Behebung von Fehlern
- Verbesserung von Funktionen
- Anpassung der Software bei gesetzlichen Änderungen (im gleichen Zollsystem)
Dienstleistungen, wie z.B. die Schulung neuer Mitarbeiter oder die Lösung von zollfachlichen Fragestellungen, erbringen wir gerne ausserhalb des Wartungsvertrages zu unseren normalen Stundenansätzen.
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Angaben zur Software
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Angaben zu Ihnen
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Angaben zum Unternehmen
Jetzt Online Software Präsentation für eDocs anfragen
- Abläufe nach Ihren Wünschen sehen
- Vorteile und Nutzen für Ihre Firma erkennen
- Wichtige Fragen im persönlichen Kontakt klären
Simone Meierhofer
Leiterin Verkauf / Kundenbetreuung
simone.meierhofer@finesolutions.ch
+41 44 245 85 86
