Vom BAZG-Server mittels Chartera Output bis zur geordneten Ablage

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   Daten bereithalten

   Halten Sie Ihre Schweizer UID-Nummer, Ihr Zollkunden-Zertifikat sowie die Nummer Ihres ZAZ-Kontos bereit.

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   Zertifikat hinterlegen

   Hinterlegen Sie das Zollkunden-Zertifikat im Webbrowser Ihrer Wahl. Wie das geht, erfahren Sie auf der Seite des BAZG.

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   Webseite aufrufen

   Geben Sie die Internetadresse von Chartera Output ein.

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   Mit Zertifikat einloggen

   Wählen Sie im Kästchen Zollkunden «Login mit Zertifikat» aus, damit Sie in die entsprechende Maske gelangen.

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   Zolldokumente beziehen

   Sie werden kurz aufgefordert, Ihr bereits hinterlegtes Zollkunden-Zertifikat auszuwählen und gelangen dann in die Übersichtsmaske. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Zolldokumente entweder gruppiert unter «Dossiers» oder einzeln unter «Dokumente» zu beziehen.

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   6. UID-Nummer eingeben

   Damit Ihre verfügbaren Zolldokumente angezeigt werden, geben Sie in der Eingabemaske Ihre UID-Nummer im Format CHE123456789 (ohne Punkte und Bindestriche) ein. In der Rubrik «Dossiers» müssen Sie zusätzlich noch Ihr ZAZ-Konto (nach dem Schema 1234-5 – mit Bindestrich) eingeben. In der Rubrik «Dokumente» können Sie auch gezielt nach der Zollanmelde-Nummer (23CHEE… für e-dec Export bzw. 23CHEI… für e-dec Import) suchen.

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   7. Unterlagen anzeigen

   Wählen Sie als «Dokumenttyp» den Punkt «Alle» aus. Falls Sie nach einem oder mehreren spezifischen Dokumenten Ausschau halten (z.B. VV Export) können Sie diese im Dropdown-Feld entsprechend anwählen, damit Ihnen nur diese Unterlagen angezeigt werden.

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   8. Zeitraum auswählen

   Wählen Sie einen beliebigen Zeitraum, von welchem Sie Ihre Zolldokumente herunterladen wollen. Es ist kein maximaler Zeitraum definiert, wie früher, als maximal 10 Tage definiert werden konnten. Geben Sie beispielsweise 01-07-2022 bis 23-12-2022 ein. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie zeitlich nur so weit zurückgehen können bis zum Datum der Aktivierung Ihrer UID-Nummer auf Chartera Output.

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   9. Dokumente auswählen

   Nachdem Sie auf den Button «Suchen» geklickt haben, erscheint unterhalb der Suchmaske der Eingabemaske eine Auflistung aller in diesem Zeitraum ausgestellten Zolldokumente. Wählen Sie diejenigen aus, in dem Sie das Häkchen einzelnen Dokumente im Kästchen ganz links per Mausklick aktivieren. Sie können auch das Häkchen im Kästchen «Alle» aktivieren, damit alle Dokumente im vorab definierten Zeitraum heruntergeladen werden können.

   

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    Dokumente lokal herunterladen

    Um die ausgewählten Zolldokumente lokal auf Ihren Computer herunterzuladen, klicken Sie oben rechts auf Herunterladen.

    

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    Es besteht auch die Möglichkeit, einen einzelnen Beleg, wie z.B. die VV Export, herunterzuladen, dafür genügt ebenfalls ein Klick auf das entsprechende Symbol:

    

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    Im Feld «Status» wird Ihnen angezeigt, ob ein Dokument sofort «Herunterladbar» ist (gelbes Dokumente-Symbol), was meistens beispielsweise bei den Rechnungen MWST und Zoll der Fall ist:

    

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    Oder ob eine Zollquittung zuerst «Anzufordern» ist (graues Dokumente-Symbol), was ein paar Sekunden länger dauern kann, bis der automatische Download in Ihrem Webbrowser startet:

    

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    ZIP-Datei entpacken

    Je nach Voreinstellungen in Ihrem Webbrowser, landet eine ZIP-Datei in Ihren Downloads, welche Sie gleich im Anschluss mit einem beliebigen ZIP-Programm (wie z.B. 7-Zip) entpacken können.

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    Dateien archivieren

    Für jede Veranlagungsverfügung Import erhalten Sie maximal 4 dazugehörende Dateien (z.B. im Import 2 für die eVV MWST und 2 für die eVV Zoll). Bei einer eVV Export erhalten Sie 2 Dateien; eine im PDF-Format (menschenlesbares Exemplar) und eine im XML-Format. Die XML-Datei ist die rechtlich verbindliche Datei. Archivieren Sie die Dateien in der vorgesehenen Ordnerstruktur und vergessen Sie nicht, die Prüfspur zu ergänzen, mittels Referenznummer Ihres Geschäftsfalls.

    

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    Die Artikel 94 bis 98 der Schweizer Zollverordnung regeln den korrekten «Umgang» mit den Veranlagungsverfügungen Zoll (eVV Zoll) wie folgt:

    • sie müssen mindestens 5 Jahren aufbewahrt werden
    • auch durch Importeure und Exporteure
    • in elektronischer Form
    • gegen Verlust geschützt und abrufbar ohne «unzumutbare Verzögerung»

    Die MWST-Belege (eVV MWST) sind gemäss Mehrwertsteuerverordnung Artikel 122 nach den Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung in gleicher Form aufzubewahren, jedoch während mindestens 10 Jahren.

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    Zollquittungen sinnvoll ablegen

    Bei einer Zoll- oder MWST-Prüfung durch die Schweizer Behörden kommt ein Prüfer meist mit einer Rechnung auf Sie zu. Zu dieser möchte er gerne die dazugehörige Veranlagungsverfügung einsehen. Es lohnt sich also, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu erstellen, damit Sie alle relevanten Zollquittungen schnell auffinden. Dies könnte auf folgende Art und Weise geschehen:

    

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    Legen Sie die aus dem ZIP-Paket extrahierten Dateien am besten sortiert nach Monat und Bestellnummer gemeinsam mit dazugehörigen Lieferanten- oder Kundenrechnungen ab. Somit können Sie gemäss Gesetzgebungen die «Prüfspur» gewährleisten.
    Der rote Faden von der Bestellung über die Rechnung bis hin zum «Steuerbeleg» ist gegeben. Vergessen Sie nicht, regelmässig ein Backup zu erstellen oder die Dateien gleich auf einem Serverlaufwerk abzulegen.