Verzol­lungs­in­struk­tionen

Importabwicklung 01.12.2022 von Lea Derendinger
Lesezeit 8 min Kommentare 4

Verzollungsinstruktionen (auch Verzollungsanweisungen genannt) werden von einem Exporteur oder Importeur von Waren ausgestellt und helfen dem Verzollungsdienstleister, die Zollanmeldung korrekt zu erstellen. Bei der Einfuhr in die Schweiz werden im Normalfall Güter von Spediteuren und Zolldienstleistern zur Einfuhr angemeldet. Als Grundlage für diese Zollanmeldungen dienen die Angaben auf der mitgelieferten Lieferantenrechnung.

Wir stellen häufig fest, dass schon in der Lieferantenrechnung wichtige Aussenhandelsdaten fehlen oder falsch sind. Wenn dies der Fall ist, passieren oft Falschverzollungen. Um dieses Risiko zu senken, können Sie dem Dienstleister / Spediteur Verzollungsanweisungen einreichen.

1. Was sind Verzol­lungs­in­struk­tionen / Verzollungsanweisungen?

Verzollungsinstruktionen / Verzollungsanweisungen sind schriftliche Anweisungen an den Zolldienstleister, wie dieser einen Verzollungsvorgang deklarieren soll.

  • Bei der Einfuhr:
    Gerade bei der Einfuhr sind Instruktionen für die Verzollung ein wichtiges Instrument, weil die Verzollung auf der Basis der Lieferantenrechnung vorgenommen wird. Diese enthält oftmals ungenügende Angaben zu den benötigten Aussenhandelsdaten, damit der Zolldeklarant die Veranlagungsverfügung korrekt erstellen kann.
  • Bei der Ausfuhr:
    Auch bei der Ausfuhr kann es sinnvoll sein, Instruktionen zu erteilen, sofern Sie als Exporteur die Ausfuhrzollanmeldung nicht selbst in einer e-dec Software erstellen, sondern einen Spediteur dafür beauftragen.

2. Arten von Verzollungsinstruktionen

Es gibt zwei Arten von Verzollungsinstruktionen:

Art Beschreibung
Generelle Verzollungsinstruktionen Sie informieren Ihren Zolldienstleister über generelle Punkte, welche bei Ihren Zollanmeldungen immer beachtet werden müssen.
Einzel-Verzollungsinstruktionen Informieren Sie Ihren Zolldienstleister über die wichtigen Aspekte, welche für einen (einzelnen) Verzollungsvorgang gelten.

Die Verzollungsinstruktionen müssen in schriftlicher Form (wobei auch E-Mail als solche gilt) erteilt werden. Generelle Verzollungsinstruktionen werden bei jeder Ein- oder Ausfuhrverzollung beachtet, sofern Sie als Importeur oder Versender der Waren auftreten. In der Praxis sehen wir oft, dass generelle Anweisungen bei Zolldienstleistern gut funktionieren, jedoch bei der Post oder bei Kurierdienstleistern häufig ignoriert werden.

  • Beharren Sie deshalb bei Falschverzollungen auf der Beachtung Ihrer Verzollungsanweisungen.
    Getreu dem Motto «Steter Tropfen höhlt den Stein» werden diese Anweisungen mit der Zeit hoffentlich auch die Kurierdienstleister berücksichtigen. Es ist uns klar, dass es manchmal mühsam ist, diese Firmen jeweils wieder daran zu erinnern. Wenn Sie hartnäckig bleiben, ist die Chance da, dass der Dienstleister zukünftig korrekte Verzollungen vornimmt.

Im Bereich der Lebensmittelimporte oder bei Agrarprodukten sind Instruktionen zum Verzollungsvorgang an der Tagesordnung. Dabei werden in diesem Bereich meistens Einzel-Instruktionen erteilt. Bei Einfuhren oder Ausfuhren von Industrieprodukten wird dieses Hilfsmittel noch viel zu wenig genutzt.

3. Wann sind Verzol­lungs­an­wei­sungen bei der Einfuhr / beim Import sinnvoll?

Verzollungsanweisungen sind in verschiedenen Fällen ein sinnvolles Instrument zur Vermeidung von Fehlern und Problemen. In der folgenden Tabelle ist eine Auflistung von solchen bei der Einfuhrverzollung bzw. Importverzollung und wie Sie diese mittels Verzollungsinstruktionen beheben oder zumindest reduzieren können:

Klicken um Tabelle zu öffnen

Fehler oder Problem Lösung: Sie erteilen....
Ihr Lieferant kann die Rechnung nicht anpassen und deklariert immer die falsche Zolltarifnummer. Einzel-Verzollungsinstruktionen an den Zolldienstleister und teilen diesem mit, dass für die Einfuhr in die Schweiz die entsprechende Zolltarifnummer anzuwenden ist, auch wenn diese nicht in seiner Rechnung erscheint.
Ihr Lieferant kann die Rechnung nicht mit Ihrem ZAZ-Konto und Ihrer UID-Nummer ergänzen. Das führt dazu, dass immer wieder auf das ZAZ-Konto Ihres Zolldienstleisters verzollt wird, anstatt auf Ihr eigenes ZAZ-Konto. Erteilen Sie generelle Instruktionen und melden dem Zolldienstleister, dass jede Importverzollung auf Ihr ZAZ-Konto verzollt werden muss.
Ihr Lieferant kann Ihre Auftragsreferenzen nicht in seiner Lieferantenrechnung anbringen. Einzel- oder General-Verzollungsinstruktionen, in welchen Sie erwähnen, welche Referenzierung für Ihre Importzollanmeldungen massgebend ist. Diese soll dann in der Veranlagungsverfügung ausgewiesen werden.
Ihr Verzollungsdienstleister deklariert nie einen Versender in der Veranlagungsverfügung, da es kein Pflichtfeld ist. Generelle Verzollungsanweisungen und weisen darauf hin, dass für Sie die Angabe des Versenders massgebend ist für die Zuordnung zum einzelnen Geschäftsfall und damit zur Sicherstellung der Prüfspur. Deshalb muss der Dienstleister das Feld «Versender» immer ausfüllen.
Ihr Verzollungsdienstleister erwähnt in Ihren Veranlagungsverfügungen keine Auftragsreferenz, obwohl diese in den Lieferantenrechnungen vorhanden ist. Generelle Instruktionen und teilen mit, welche Auftragsreferenz (z.B. Bestellnummer) jeweils in Ihren Veranlagungsverfügungen im Feld «Importeur-Referenz» deklariert werden soll.
Ihr Verzollungsdienstleister deklariert die Waren ohne Präferenzabfertigung, obwohl ein gültiger Präferenznachweis beiliegt. Dies wird oft gemacht, wenn die Zollabgaben unter CHF 5.00 liegen. Sie erteilen generelle Instruktionen für die Verzollung und bestehen darauf, dass die Präferenzveranlagung gemacht wird, auch wenn der Zollabgabenbetrag unter CHF 5.00 ist.
Ihr Verzollungsdienstleister verzollt auf der Basis einer Zollrechnung, die der Sendung beiliegt. Da Sie keine Zahlung leisten müssen, verzichtet der Lieferant darauf, Ihnen eine Kopie zu schicken. Demzufolge kennen Sie den Inhalt dieser Zollrechnung nicht. Generelle Verzollungsbeauftragungen, dass der Dienstleister bei kostenlosen Lieferungen jeweils die Zollrechnung an eine vordefinierte E-Mail-Adresse von Ihnen zu schicken hat. Somit sind Sie im Besitz der Grundlage, auf welcher die Veranlagungsverfügung erstellt wurde.
Ihr Verzollungsdienstleister schlüsselt die bestehende ausländische Zolltarifnummer jeweils falsch in die Schweizer Zolltarifnummer um. Einzel-Instruktionen und erwähnen, welche Schweizer Unternummer für Ihr Produkt korrekt ist, damit Sie in der Veranlagungsverfügung jeweils die richtige Zolltarifnummer vorfinden.
Sie wissen, dass ein Lieferant Ihnen immer Waren liefert, welche mit Präferenz deklariert werden können und möchten sicherstellen, dass dies auch stets beachtet wird. Generelle Verzollungsinstruktionen, in welchen Sie erwähnen, dass der entsprechende Lieferant immer Waren mit Präferenzeigenschaft liefert. Für den Fall, dass einmal ein Präferenznachweis fehlen sollte, instruieren Sie den Verzollungsdienstleister darüber, dass er eine Provisorische Einfuhrzollanmeldung erstellen soll.
Sie möchten, dass Ihre Sendung in einem Spezialverfahren, wie z.B. dem Veredelungsverkehr verzollt wird. Einzel-Verzollungsanweisungen und erwähnen, in welchem Zollverfahren die Sendung abgewickelt werden muss und welche weiteren Spezialitäten beachtet werden sollen.

In der Praxis sehen wir häufig, dass es an unvollständigen oder fehlerhaften Lieferantenrechnungen liegt, wenn eine Veranlagungsverfügung falsch erstellt wurde.

  • Prüfen Sie immer zuerst, ob auf der Seite des Lieferanten Optimierungen vorgenommen werden müssen.
    Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten die nötigen Aussenhandelsdaten auf Ihren Rechnungen erwähnen. Wenn diese korrekt sind, passieren weniger Fehler in der Veranlagungsverfügung.


Beratung-Icon zwei sich schüttelnde Hände
Wie wir Ihnen bei diesem Thema helfen können

Eine gute Verzollungs- und Lieferanteninstruktion enthält viele Elemente. Sie möchten wissen, ob Ihre verwendeten Zolltarifnummern überhaupt korrekt sind? Oder ob Ihr Lieferant eine Ursprungserklärung auf der Rechnung aufdrucken darf? Welche Bedeutung die Incoterms® 2020 haben? In unserer Zollberatung beantworten wir diese Fragen gerne individuell.

4. Wann sind Verzol­lungs­in­struk­tionen bei der Ausfuhr / beim Export sinnvoll?

Sofern Sie die Ausfuhrliste nicht selbst erstellen und die Ausfuhrzollanmeldung durch den Spediteur erfassen lassen, ist es sinnvoll, auch im Export / in der Ausfuhr Verzollungsinstruktionen zu unterbreiten. Falls auf Ihren Exportrechnungen alle nötigen Aussenhandelsdaten vorhanden sind, erübrigen sich die Instruktionen im Export. Bei Unsicherheiten zur Vollständigkeit Ihrer Rechnungen lesen Sie diesen Punkt im Zollfachbeitrag Proforma-Rechnung: Welche Informa­tionen gehören in eine grenzüber­schrei­tende Rechnung?

In folgenden Fällen sind die Verzollungsanweisungen sinnvoll:

Fehler oder Problem Lösung

Unvollständige Aussenhandelsdaten

Ihre Exportrechnung beinhaltet nicht alle nötigen Aussenhandelsdaten, damit eine korrekte Ausfuhrzollanmeldung erstellt werden kann.

Einzel-Verzollungsinstruktionen

Sie erteilen Einzel-Verzollungsinstruktionen, damit der Verzollungsdienstleister die nötigen Aussenhandelsdaten kennt und die Sendung korrekt zur Ausfuhr anmelden kann.

Fehlende Referenznummer

Ihr Verzollungsdienstleister erwähnt nie Ihre benötigte Referenznummer in der Veranlagungsverfügung Export.

Generelle Verzollungsinstruktionen

Sie erteilen generelle Verzollungsinstruktionen und erklären, welche Referenzierung (z.B. Ihre Rechnungsnummer) im Feld Versender-Referenz eingetragen werden muss.

Verwendung des Systems NCTS

Der Verzollungsdienstleister verwendet für die Ausfuhrverzollung noch das System NCTS und deshalb erhalten Sie manchmal Veranlagungsverfügungen in Papierform. Sie möchten aber ein einheitliches Ablagesystem und alle Beweisdokumente in elektronischer Form archivieren.

Generelle Verzollungsinstruktionen

Sie erteilen generelle Verzollungsinstruktionen und erwähnen, dass Ihre Ausfuhrzollanmeldungen im e-dec Export System erfasst werden sollen und nicht im NCTS. Somit vermeiden Sie ein hybrides Ablagesystem Ihrer Ausfuhrzollanmeldungen, da die NCTS-Veranlagungsverfügungen in Papierform abgelegt werden müssen und die e-dec Export eVV in elektronischer Form.

Wahl des Verfahrens

Sie möchten, dass Ihre Sendung in einem Spezialverfahren wie z.B. dem Veredelungsverkehr verzollt wird.

Einzel-Verzollungsinstruktionen

Sie erteilen Einzel-Verzollungsinstruktionen und erwähnen, in welchem Zollverfahren die Sendung abgewickelt werden muss und welche weiteren Spezialitäten beachtet werden sollen.

Im Sinne des Transformationsprojektes DaziT wird das Verzollungssystem e-dec durch Passar abgelöst. Wir werden zu gegebener Zeit die Informationen zu Verzollungsinstruktionen anpassen, sobald die Verzollungsvorgänge in Passar klar definiert sind.

5. Gibt es eine Vorlage für generelle Verzollungsinstruktionen?

Ja. Sie können die Vorlage für generelle Verzollungsinstruktionen (Einfuhr und Ausfuhr) kostenlos beziehen. Zu beachten: Die Verzollungsanweisungen sind nur dann sinnvoll, wenn Sie diese auf Ihre spezifischen Geschäftsfälle anpassen. Instruktionen zu erstellen und einzufordern, dass z.B. Ihre Referenznummer deklariert wird, diese jedoch nirgends in den Lieferantenrechnungen aufzufinden ist, bringt nicht viel. Das führt dazu, dass der Dienstleister die Instruktionen nicht einhalten kann und sich vermutlich ärgert.

  • Deshalb empfehlen wir, die Vorlage jeweils individuell auf Ihre Bedürfnisse anzupassen,
    bevor die Verzollungsanweisungen an Ihre Verzollungsdienstleister und Spediteure gesendet werden.

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generelle Verzol­lungs­in­struk­tionen

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4 Kommentare zu «Verzollungsinstruktionen»

Barbara Poncar21. April 2020

Sind VOC als Abgaben/Belastung im eVV korrekt? Oder sollten diese auf der Lieferantenrechnung ausgewiesen und somit an den Lieferanten überwiesen werden? Aktueller Fall - Import von Lack-Farben aus DE

Thomas Woodtli - finesolutions

21. April 2020

Guten Tag Frau Poncar

Vielen Dank für Ihre Frage. Die Höhe der VOC-Abgabe, welche Sie der eVV entnehmen können, entspricht der Menge, die auf der Lieferantenrechnung irgendwo ausgewiesen werden sollte. Die Zolldeklaranten der Spediteure sind auf genaue Angaben seitens der Lieferanten angewiesen. Zu entrichten ist die VOC-Abgabe jedoch direkt der Eidgenössischen Zollverwaltung, die ja auch die eVV ausstellt. Diese wird auch elektronische Zollquittung genannt. Der Lieferant hat auf alle Fälle ein Interesse daran, dass er die genaue Menge an VOC auf der Rechnung vermerkt, weil er diese auch wieder zurückerstatten kann, auch in der EU. Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit eine gute Antwort geben und wünsche Ihnen noch eine gute Zeit. Herzliche Grüsse, Thomas Woodtli

Hans de Vos23. August 2019

Wir haben Kleidung von einem niederländischen Hersteller erhalten. Die Kleidung wird in der Türkei aus Bio-Baumwolle hergestellt. Frühere Lieferungen verliefen gut und jetzt mussten wir Zoll bezahlen, weil die Herkunft nicht auf der Rechnung stand. Der Lieferant hat ein neues Konto eingerichtet, aber Zollamt sagt, dass nur die Originalrechnung zählt. Das ist wahr, aber in früheren Fällen wurden Korrekturen vorgenommen.
Die Rechnung über 2000 € hat nun zusätzliche Kosten von 600 CHF.

Lea Derendinger

23. August 2019

Guten Tag Herr de Vos
Vielen Dank für Ihren Kommentar zum Thema Verzollungsinstruktion. Die Importverzollung wird auf der Basis der Lieferantenrechnung durchgeführt. Sofern dort Angaben fehlen oder falsch sind, ist es sehr gut möglich, dass die Veranlagungsverfügungen falsch erstellt werden. Wenn Sie möchten, können Sie uns gerne die Rechnungen und die Veranlagungsverfügungen zusenden und wir prüfen, wieso diese Waren nun mit einer Belastung der Zölle abgefertigt werden. Vielleicht ist es nur ein kleiner formeller Fehler, welcher behoben werden muss. Es würde uns freuen, wenn wir Sie in der Thematik Importabwicklung unterstützen dürften.
Freundliche Grüsse
Lea Derendinger