Proforma-Rechnung

11.08.2020 | Zollwesen | Elin Meier | 22 Kommentare

Die Proforma-Rechnung ist die wohl am häufigsten ausgestellte Rechnungsart neben der Handelsrechnung. Doch:

  • Wann darf man überhaupt eine solche ausstellen und welche inhaltlichen und formellen Anforderungen müssen erfüllt sein?
  • Welcher Warenwert ist anzugeben?
  • Was sind die Risiken und Nachteile im Zusammenhang mit der Bezeichnung «Proforma»?


Nebst der Proforma-Rechnung gibt es noch weitere Rechnungsarten, die bei grenzüberschreitenden Warensendungen auch angewendet werden. Wir erklären Ihnen in diesem Beitrag, welche verschiedenen Rechnungsarten es sonst noch gibt und was die Unterschiede zur Proforma-Rechnung sind. Zudem zeigen wir Ihnen, wann Sie welche Rechnungsart verwenden sollten und stellen Ihnen eine Vorlage für die Proforma-Rechnung zur Verfügung.

1. Welche verschie­denen Rechnungs­arten gibt es?

Es gibt viele verschiedene Rechnungsarten und dabei den Überblick zu bewahren ist nicht ganz einfach. Die häufigsten verwendeten Rechnungsarten im Zusammenhang mit einer grenzüberschreitenden Lieferung (Export sowie Import) sind folgende:

  • Proforma-Rechnung (Proformarechnung, Proforma Rechnung)
  • Handelsrechnung
  • Zollrechnung
  • Exportrechnung
  • Versandrechnung / Transportrechnung (auf Englisch «Shipping invoice»)
  • Lieferantenrechnung

Nachfolgend zeigen wir Ihnen auf, was der Unterschied dieser Rechnungen ist und wann Sie welche Rechnungsart verwenden sollten.

2. Was ist eine Proforma-Rechnung?

«Pro forma» kommt aus dem Lateinischen und bedeutet «der Form wegen».
Die Proforma-Rechnung (auf Englisch «Proforma Invoice») ist ein Dokument, das oft erstellt wird, wenn Waren kostenlos versendet werden. Sie beinhaltet bei solchen Sendungen keinen Handelswert und dient nicht als Zahlungsgrundlage.

Sie liefert vor allem Informationen an den Empfänger und dient als Grundlage für die Zollabfertigung.
Proformarechnungen werden oft auch im Zusammenhang mit Vorauszahlungen (Vorkasse) erstellt, sofern noch keine Handelsrechnung existiert. In diesem Fall dient die Proformarechnung auch als Zahlungsgrundlage.

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Finesolutions Empfehlung

Proforma wird von einigen Bestimmungsländern grundsätzlich nicht akzeptiert. Die Ware bleibt somit am Zoll stehen und kann im Empfangsland nicht importiert werden. Auch hinterfragt die Zollbehörde immer, warum eine Proforma Rechnung ausgestellt wurde, insbesondere wenn nicht klar vermerkt wird, was der Grund für das Ausstellen einer Proforma-Rechnung ist.

Wir empfehlen Ihnen daher, die Rechnung als Versandrechnung oder Transportrechnung (auf Englisch Shipping Invoice / Transport Invoice) zu bezeichnen.

Wenn Sie eine Proforma Rechnung ausstellen, muss diese dieselben richtigen Angaben enthalten wie eine «normale» Handelsrechnung. Auch wenn Ihr Kunde für die Ware nichts bezahlt, braucht es für die grenzüberschreitende Lieferung und somit für die Verzollung trotzdem einen Warenwert sowie andere Mindestangaben an Aussenhandelsdaten (Beschreibung der Ware, Menge, Gewicht, Herkunft des Produktes usw.). Auf Grundlage dieser Angaben in der Proformarechnung wird dann die Zollanmeldung erstellt.

  • Welche Mindestangaben an Aussenhandelsdaten die grenzüberschreitenden Rechnungen enthalten sollten, lesen Sie unter Frage 10.

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Finesolutions Praxis-Beispiel: Export von kostenlosen Ersatzteilen

Sie exportieren kostenlose Ersatzteile innerhalb der Garantiefrist an Ihren Kunden nach Deutschland.
In der Proforma-Rechnung müssen Sie den effektiven Warenwert angeben, als würden Sie diese Ersatzteile verkaufen. Auf der Basis dieser Proforma Rechnung wird die Verzollung im Bestimmungsland durchgeführt. Ihr Kunde muss diese Rechnung jedoch nicht begleichen.

Eine Proforma-Rechnung kann in folgenden Situationen angewendet werden:

  • Kostenlose Mustersendungen
  • Geschenksendungen
  • Spenden
  • Kostenlose Ersatzteillieferung (Garantie, Kulanz, etc.)
  • Waren zur kostenlosen Reparatur (z. B. Garantie)
  • Vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland oder Inland
  • Wenn die Ware per Vorauskasse bezahlt wird (In solchen Fällen wird für die Buchhaltung eine Proforma-Rechnung erstellt und im Anschluss an den Warenversand wird die dazugehörige Handelsrechnung ausgestellt)

In einer Proforma-Rechnung müssen Sie unbedingt vermerken, warum Sie eine Proforma-Rechnung erstellen.
Sehen Sie dazu nachfolgend einige Beispiele in Englisch und Deutsch:

  • Customs value only – free of charge Gift
  • Value for customs purposes only – Samples free of charge
  • Wert nur für Zollzwecke – Kostenlose Muster
  • Kein Handelswert – nur für Zollzwecke – Kostenloses Geschenk
  • Wert nur für Zollzwecke – Ersatzlieferung (Garantie)
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Finesolutions Hinweis

Wenn bereits eine Handelsrechnung ausgestellt wurde, kann es keine Proforma-Rechnung geben.

Die Proformarechnung sollten Sie in der Sprache des Ziellandes oder in Englisch verfassen. Dies insbesondere, damit im Bestimmungsland die Importverzollung durchgeführt werden kann. Bitte beachten Sie zusätzlich die Importvorschriften im Bestimmungsland, da gewisse Länder eine spezifische Sprache vorschreiben.

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Finesolutions Praxis-Beispiel A) Import von kostenlosen Mustern in die Schweiz

Ihr ausländischer Lieferant erstellt für den Import in die Schweiz eine Proforma Rechnung, da es sich um kostenlose Muster handelt und es daher keine Handelsrechnung gibt. Erfahrungsgemäss verbleibt sie dann im Dossier des Spediteurs bzw. Deklaranten, da er die Zollanmeldung auf Basis dieser Proforma Rechnung erstellt.
Diese fehlt dann aber bei Ihnen für Ihre Unterlagen und in Ihrem System ist die Proformarechnung auch nicht vorhanden, weil es ja keine Handelsrechnung ist, die im ERP-System verbucht wird. Somit können Sie auch keine Prüfspur zum Importvorgang herstellen und Ihnen fehlt die Basis, wie diese Importverzollung durchgeführt wurde.

Wir empfehlen Ihnen daher, den Lieferanten dazu zu verpflichten, mindestens drei Kopien der Proforma-Rechnung auszustellen und dem Transporteur mitzugeben. Zudem soll er Ihnen vorab eine Kopie dieser Rechnung per E-Mail zusenden.

Die Proformarechnung wird im Normalfall wie folgt von den Transportpapieren entnommen:

  • Ein Exemplar ist für den Deklaranten vorgesehen, der die Ausfuhrzollanmeldung aus dem Exportland erstellt
  • Das zweite Exemplar bleibt beim Zolldienstleister / Deklaranten im Dossier, da dieser die Einfuhrzollanmeldung in die Schweiz erstellt
  • Das dritte Exemplar wird zusammen mit den Waren und weiteren Transportpapieren an Sie ausgeliefert. Diese können Sie in der Folge zusammen mit der entsprechenden elektronischen Veranlagungsverfügung Einfuhr (eVV Import) archivieren und somit ist auch die Prüfbarkeit des Geschäftsfalles von der eVV zur Rechnung sichergestellt (Prüfspur).
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Finesolutions Praxis-Beispiel B) Reparatur-Rücksendung

Sie erhalten Güter von Ihrem Kunden aus Deutschland zurück, weil diese defekt sind und unter Garantieleistung bei Ihnen repariert werden sollen. Ihr deutscher Kunde erstellt für die Rücklieferung eine Proforma Rechnung. Aus Kundensicht hat das defekte Produkt«keinen Wert» und unterfakturiert somit. Das bedeutet, er gibt einen viel zu tiefen Wert für Zollzwecke an. Dies ist nicht erlaubt und Sie als Importeur müssen diesen Fehler bemerken.

Die Proformarechnung erhalten Sie nicht, weil der Verzollungsdienstleister sie in seinem Dossier ablegt. Für den Re-Export nach erfolgter Reparatur müssen Sie aber wiederum eine Proforma-Rechnung ausstellen und einen Wert angeben können. Da Sie die Rechnung bei der Einfuhr nie erhalten haben und der statistische Wert in der eVV Einfuhr nicht immer ersichtlich ist, kennen Sie den korrekten Warenwert nicht und können keine Exportpapiere für diese Garantiereparatur erstellen.

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Wie finesolutions Ihnen beim Thema Proforma Rechnung helfen kann?

Für gewisse Länder gibt es spezielle Importvorschriften. Beispielsweise muss die Rechnung zwingend unterschrieben sein (nicht zu verwechseln mit der Unterschrift unter der Rechnungserklärung). Oder die Rechnung muss durch die Handelskammer beglaubigt werden.

Teilen Sie uns die Zolltarifnummern und das Bestimmungsland mit und wir klären für Sie ab, ob es besondere Einfuhrvorschriften gibt, die beachtet werden müssen.

3. Welcher Wert gehört in die Proforma-Rechnung?

Den Zollbehörden spielt es keine Rolle, ob der Handelswert der Ware kostenlos ist oder nicht, oder wenn das Produkt defekt ist (z. B. bei einer kostenlosen Reparaturleistung). Für Zollzwecke müssen Sie unbedingt in der Proforma Rechnung den korrekten Warenwert angegeben (realistischer Marktwert, da kein Verkauf stattfindet).

Im Bestimmungsland wird nicht nur die Einfuhrsteuer, sondern auch die Zollabgaben auf dem Warenwert berechnet.

Die genaue Definition des Warenwertes bei einer nicht fakturierten Ware finden Sie in der «Verordnung über die Statistik des Aussenhandels» unter Art. 9 Abs. 2:

«Wird eine Ware ein- oder ausgeführt, ohne dass sie fakturiert wurde, oder stimmt der fakturierte Betrag nicht mit dem wirklichen Wert überein, so gilt als Wert der Preis, der einer unabhängigen Drittperson berechnet würde.»

4. Gibt es eine Vorlage einer Proforma-Rechnung

Ja, die gibt es.

Unsere Vorlage einer Proforma-Rechnung

  • Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

5. Was ist eine Handels­rech­nung?

Eine Handelsrechnung (auf Englisch «Commercial invoice») erstellen Sie, wenn ein Verkaufsgeschäft stattfindet. Mit der Handelsrechnung fordern Sie den Empfänger der Ware dazu auf, einen bestimmten Geldbetrag dafür zu entrichten. Eine grenzüberschreitende Handelsrechnung muss zudem die Mindestangaben an Aussenhandelsdaten beinhalten. Diese wiederum bilden die Grundlage für die Verzollung und sind zwingend notwendig.

Die Handelsrechnung sollten Sie in der Sprache des Ziellandes oder in Englisch verfassen. Dies insbesondere, damit im Bestimmungsland die Importverzollung durchgeführt werden kann. Bitte beachten Sie zusätzlich die Importvorschriften im Bestimmungsland, da gewisse Länder eine spezifische Sprache vorschreiben.

  • Welche Mindestangaben an Aussenhandelsdaten die grenzüberschreitenden Rechnungen enthalten sollten, lesen Sie unter Frage 10.

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Finesolutions Praxis-Beispiel Bahrain

Eine Proforma Rechnung wird von diesem Land in den meisten Fällen nicht akzeptiert. Für den Import in Bahrain müssen Sie die Handelsrechnung zwingend in englischer oder arabischer Sprache erstellen. Machen Sie dies nicht, muss der Importeur auf Verlangen der Zollbehörden in Bahrain eine offizielle Übersetzung beifügen (nur Übersetzungen von einem akkreditierten Übersetzer werden akzeptiert). Dies führt dazu, dass die Ware am Zoll stehen bleibt und nicht in Bahrain importiert werden kann, worunter schlussendlich Ihr Kunde leidet.

Des Weiteren müssen Sie die Handelsrechnung von der zuständigen Industrie- und Handelskammer in der Schweiz beglaubigen lassen und mit einer Originalunterschrift versehen.

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Wie finesolutions Ihnen beim Thema Proforma-Rechnung helfen kann?

Bitte beachten Sie zwingend die Importvorschriften im Zielland der Ware. Gewisse Länder haben spezielle Vorschriften für die Rechnung.
Beispielsweise wird verlangt, dass die Handelsrechnung mit einer Originalunterschrift versehen wird. In manchen Ländern wird nur eine legalisierte (beglaubigt durch die Industrie- und Handelskammer) Rechnung akzeptiert.

Teilen Sie uns mit, wohin Ihre Ware exportiert werden soll und wir klären für Sie ab, ob es besonders zu beachtende Einfuhrvorschriften gibt.

6. Was ist eine Zollrech­nung?

Eine Zollrechnung (auf Englisch «Customs invoice») erstellen Sie, wenn gewisse Aussenhandelsdaten auf der Handelsrechnung fehlen. Es besteht somit eine unvollständige Handelsrechnung und die Zollrechnung dient als «Rechnung zu Zollzwecken», also als Grundlage für die Verzollung.

In der Zollrechnung sollten Sie den gleichen Warenwert angeben wie auf der Handelsrechnung.

Wir wissen aus unserer Praxiserfahrung, dass oft fälschlicherweise eine Proforma-Rechnung anstelle einer Zollrechnung ausgestellt wird. Die Bezeichnung «Zollrechnung» oder «Rechnung zu Zollzwecken» ist unseres Erachtens immer riskant. Der Zoll glaubt dann oft, dass Sie die Rechnung nur für die Verzollung erstellt haben, und so beispielsweise den Wert mit Absicht tiefer deklarieren, auch wenn dies nicht der Fall ist.

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Finesolutions Empfehlung

Wir empfehlen daher, solche Rechnungen als «Versandrechnung» oder «Transportrechnung» (auf Englisch «Shipping invoice») zu bezeichnen. Dies bereitet erfahrungsgemäss am wenigsten Probleme mit der Zollbehörde im Bestimmungsland.

Die Zollrechnung sollten Sie in der Sprache des Ziellandes oder in Englisch verfassen. Dies insbesondere, damit im Bestimmungsland die Importverzollung durchgeführt werden kann. Bitte beachten Sie zusätzlich die Importvorschriften im Bestimmungsland, da gewisse Länder eine spezifische Sprache vorschreiben.

  • Welche Mindestangaben an Aussenhandelsdaten die grenzüberschreitenden Rechnungen enthalten sollten, lesen Sie unter Frage 10.

7. Was ist eine Export­rech­nung?

Wie der Name schon sagt, erstellen Sie eine Exportrechnung für die grenzüberschreitende Warenlieferung von der Schweiz ins Ausland, also bei einem Exportgeschäft. Dies ist in der Regel eine Proforma Rechnung, Handelsrechnung, Zollrechnung oder Versandrechnung / Transportrechnung. Sie dient bei der Exportabwicklung als Grundlage für die Ausfuhrzollanmeldung und im Bestimmungsland für die Einfuhrverzollung.

Die Exportrechnung erstellen Sie in der Regel ohne Schweizer Mehrwertsteuer, da die Lieferung von Gegenständen, die direkt ins Ausland transportiert werden, von der Inlandssteuer befreit sind. Im Bestimmungsland (z.B. DE) der Ware zahlt im Verkaufsgeschäft zwischen zwei Parteien grundsätzlich Ihr Kunde die Einfuhrumsatzsteuer. Vorsicht ist bei Lieferungen mit Incoterm DDP in die EU geboten: in diesen Fällen wird vielfach der Versender zum Einführer und Abgabeschuldner.

Sie als steuerpflichtiges Unternehmen müssen die Ausfuhren gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) belegen können. Als Ausfuhrnachweis dient die elektronische Veranlagungsverfügung Export (eVV Export).

Die Exportrechnung sollten Sie in der Sprache des Ziellandes oder in Englisch verfassen. Dies insbesondere, damit im Bestimmungsland die Importverzollung durchgeführt werden kann. Bitte beachten Sie zusätzlich die Importvorschriften im Bestimmungsland, da gewisse Länder eine spezifische Sprache vorschreiben.

  • Welche Mindestangaben an Aussenhandelsdaten die grenzüberschreitenden Rechnungen enthalten sollten, lesen Sie unter Frage 10.

8. Was ist eine Versand­rech­nung / Transport­rech­nung

Die Versandrechnung, oder auch Transportrechnung genannt, (auf Englisch «Shipping invoice») ist gedacht für den Transportweg von Warenlieferungen über die Zollgrenze.
Eine Versandrechnung bringt Ihr Produkt an den Bestimmungsort, während Ihnen die Handelsrechnung ermöglicht, dem Kunden die Ware in Rechnung zu stellen und ihn zur Zahlung auffordert.

In der Versandrechnung sollten Sie den gleichen Warenwert angeben, der ebenfalls mit der Handelsrechnung fakturiert wird. Wenn keine Handelsrechnung besteht, sollten Sie einen realistischen Marktwert (siehe Frage 3) angeben.

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Finesolutions Praxis-Beispiel Sammelbestellung

Sie erhalten von Ihrem Kunden im Ausland fünf verschiedene Bestellungen. Für jede Bestellung erstellen Sie jeweils eine Handelsrechnung, exportiert werden sie aber im Rahmen einer Sammelsendung (d.h. 1 Lieferung). Dafür schreiben Sie eine einzige Sammelrechnung, die als Versandrechnung oder Transportrechnung bezeichnet wird.

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Finesolutions Praxis-Beispiel Rechnungsweg vs. Lieferweg

Nicht immer ist der Rechnungsweg = Lieferweg

 

Wenn die Rechnungsstellung zwischen drei Parteien stattfindet (A – B – C), die Ware aber physisch direkt von Ihnen (A) zum Kunden (C) grenzüberschreitend ins Ausland geliefert wird, empfehlen wir Ihnen die Ausstellung einer Versandrechnung für die Verzollung.

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Finesolutions Hinweis

Wir empfehlen die Rechnung als «Versandrechnung» oder «Transportrechnung» zu bezeichnen statt «Proformarechnung» oder «Zollrechnung», da diese Bezeichnungen unnötige Fragen beim Zoll aufwerfen.

Die Versandrechnung sollten Sie in der Sprache des Ziellandes oder in Englisch verfassen. Dies insbesondere, damit im Bestimmungsland die Importverzollung durchgeführt werden kann. Bitte beachten Sie zusätzlich die Importvorschriften im Bestimmungsland, da gewisse Länder eine spezifische Sprache vorschreiben.

9. Was ist eine Lieferan­ten­rech­nung?

Die Lieferantenrechnung ist die Rechnung, welche Sie von Ihrem Lieferanten erhalten. Es ist unerlässlich, dass diese korrekt ausgestellt wird, denn sie dient im Rahmen der Importabwicklung als Basis für die Einfuhrverzollung in die Schweiz, welche der Spediteur / Zolldienstleister für Sie durchführt.

Wenn also die Informationen in der Lieferantenrechnung mangelhaft sind oder wichtige Informationen fehlen, dann ist auch Ihre Einfuhrquittung in Form der eVV Import falsch.

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Finesolutions Praxis-Beispiel
  • Sie importieren «Isolatoren aus Glas für die Elektrotechnik» aus Taiwan
  • Zolltarifnummer: 8546.1000
  • Zollansatz gemäss Tares: 5.60 Fr. je 100 kg brutto
  • Bruttogewicht: 1800 kg
  • Zollabgaben: CHF 100.80 (1800 kg : 100 x CHF 5.60)

Auf der Lieferantenrechnung sind folgende Informationen vorhanden:
Screenshot eines Rechnung-Dokuments

Nachdem die Ware verzollt wurde und Sie die Veranlagungsverfügung Zoll (Importbeleg) kontrollieren, erkennen Sie, dass der Deklarant, welcher die Verzollung erstellt hat, Isolierteile deklariert hat anstatt Isolatoren:
Screenshot eines Dokuments zu eVV Import

Isolierteile mit Zolltarifnummer 8547.9010 haben einen Zollansatz von 33.00 Fr. je 100 kg brutto. Sie zahlen also Zollabgaben in der Höhe von CHF 594.00.

Vermutlich dachte der Deklarant es seien Isolierteile, und weil er keine Angaben zur Zolltarifnummer auf der Rechnung finden konnte, hat er diese Tarifnummer gewählt. Wäre auf der Lieferantenrechnung die korrekte Tarifnummer aufgeführt gewesen, wäre es nicht zu dieser Falschverzollung gekommen.

Nun zahlen Sie als Kunde in der Schweiz CHF 493.20 Zollabgaben zu viel!

Sie sehen, wie wichtig es ist, die Lieferanten zu instruieren und ihnen mitzuteilen, welche Informationen zwingend auf die Lieferantenrechnungen müssen (z. B. Tarifnummer), damit die Importverzollung korrekt erstellt werden kann.

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Wie finesolutions Ihnen beim Thema Import helfen kann?

Wir prüfen Ihre Ursprungsbelege und Veranlagungsverfügungen auf Richtigkeit. Zudem zeigen wir Ihnen im Rahmen einer Zollkostenanalyse, wie Sie langfristig Zollabgaben einsparen können und welche Lieferanten Ihnen falsche Zollpapiere und Daten liefern.

Im Anschluss daran unterstützen Sie Ihre Lieferanten optimal mit einer Checkliste. Die Liste enthält alle Informationen, die in der Rechnung enthalten sein sollten. Somit entstehen keine Falschverzollungen und Sie können Zölle im Import sparen. Wir helfen Ihnen dabei, die Checkliste zu erstellen – kontaktieren Sie uns.

10. Wie erstellt man eine inhalt­lich korrekte Rechnung?

Damit die Verzollung korrekt vorgenommen werden kann, finden Sie nachfolgend die Mindestangaben, die in einer grenzüberschreitenden Rechnung enthalten sein sollten:

  • Name und Adresse des Versenders
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Name und Adresse des Warenempfängers
  • Kontaktperson des Versenders
  • EORI-Nummer und USt-IdNr. des Rechnungsempfängers (bei EU-Lieferungen)
  • Ort und Datum der Rechnungserstellung
  • Rechnungsnummer
  • Kundenreferenzen (Auftragsnummer, Bestellnummer, etc.)
  • Versandart (Lkw, Seefracht, etc.)
  • Bankdaten und MWST-Nummer des Versenders
  • Zahlungskonditionen
  • Eindeutige Artikelnummer
  • Zolltarifnummer (HS-Code) je Artikel
  • Aussagekräftige Warenbezeichnung je Artikel
  • Warenwert je Position mit Einzelpreisangabe
  • Rechnungswährung
  • Ursprungsland je Artikel
  • Präferenzstatus je Artikel
  • Anzahl Packstücke, Volumen, Netto- und Bruttogewicht, sofern keine Packliste erstellt wird
  • Angaben zu internationalen Exportkontrollen zu jedem Artikel (Exportkontroll-Nummer EKN, ECCN, AL-Nummer für z. B. Dual-Use-Güter)
  • Incoterms® mit Angabe der Ortschaft und Version (z. B. FCA Shanghai Airport – Incoterms 2020)
  • Präferenznachweis (Ursprungserklärung in der Rechnung oder EUR.1)


Zusätzlich für die Lieferantenrechnung:

  • Ihre Bestellnummer oder Referenz
  • Bankdaten und UstID-Nummer des Versenders


Optional für die Lieferantenrechnung, jedoch hilfreich für den Zolldeklaranten / Verzollungsdienstleister:

  • Ihre UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer)
  • Ihr ZAZ-Konto (zentrale Abrechnungskontonummer Zoll)
  • Ihre MWST-Nummer (Mehrwertsteuernummer)

11. Wann muss ich welche Rechnung ausstellen? — Übersicht

Wann Bedingung Unsere Empfehlung
Proforma-Rechnung
  • Kostenlose Mustersendungen
  • Geschenksendungen
  • Spenden
  • Kostenlose Ersatzteillieferung (Garantie, Kulanz, etc.)
  • Waren zur kostenlosen Reparatur (z. B. Garantie)
  • Vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland oder Inland 
  • Ersatzlieferungen und Warenaustausch
  • Wenn die Ware per Vorkasse bezahlt wird
  • Kostenlose Warenlieferung 
  • Es besteht keine Handelsrechnung 
  • NUR bei kostenlosen Lieferungen, wenn KEINE Handelsrechnung besteht 
  • Wir empfehlen den Verzicht auf die Bezeichnung Proforma-Rechnung, besser wäre Versandrechnung oder Transportrechnung 

Handels- rechnung

Die Handelsrechnung weist den Kauf von Waren nach Verkaufsgeschäft findet statt Wenn ein Verkaufsgeschäft vorliegt, empfehlen wir die Handelsrechnung mit allen wichtigen Aussenhandelsdaten dem Transporteur mitzugeben.
Zollrechnung Wenn eine Handelsrechnung besteht, aber darin wichtige Aussenhandelsdaten für die Zollabfertigung fehlen Rechnung zu Zollzwecken als Ergänzung zur Handelsrechnung Wir empfehlen den Verzicht auf die Bezeichnung «Zollrechnung», besser wäre die Bezeichnung «Versandrechnung» oder «Transportrechnung».
Export- rechnung  Beim Export von Waren wird eine Exportrechnung erstellt

Dies ist in der Regel eine Proforma-Rechnung, Handelsrechnung, Zollrechnung oder Versandrechnung / Transportrechnung
Rechnung für den Export aus der Schweiz Die Exportrechnung ist grundsätzlich die Handelsrechnung. Falls kein Verkaufsgeschäft stattfindet, empfehlen wir, eine Versandrechnung bzw. Transportrechnung zu erstellen.
Versand- rechnung/
Transport- rechnung
Rechnung begleitet die Ware für die Zollabfertigung Entweder bei einer kostenlosen Warenlieferung oder wenn die Handelsrechnung nicht alle Aussenhandelsdaten enthält Wir empfehlen grundsätzlich die Rechnung als «Versandrechnung» oder «Transportrechnung» zu bezeichnen anstatt «Proforma-Rechnung» oder «Zollrechnung».
Lieferanten- rechnung Für den Import in die Schweiz Wird von Ihrem Lieferanten erstellt Prüfen Sie, ob alle Angaben in der Lieferantenrechnung enthalten sind. Diese führen zu einer besseren Qualität Ihrer Importverzollung.

Kommen­tare / Fragen?

Haben Sie Kommentare oder Fragen zu diesem Artikel?
Falls diese den geschäftlichen Warenverkehr betreffen, nehmen wir Ihre Anregungen gerne auf!

Wir prüfen Ihre Eingabe zuerst, bevor wir sie freischalten. Eine Freischaltung erfolgt nur, sofern Ihr Kommentar oder Ihre Frage einen geschäftlichen Hintergrund hat. Vielen Dank für Ihr Verständnis!

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22 Kommentare zu «Proforma-Rechnung»

Alexandra2. März 2021

Hallo.

Wir haben eine Zollrechnung für Moldawien erstellt - ohne Frachtkosten, da die finalen Kosten erst nach dem Versand zur Verfügung stehen. Wir sind davon ausgegangen, dass die Zollrechnung nur ein "Begleitpapier" für den Zoll darstellt, um den Warenwert zu deklarieren.
Zum späteren Zeitpunkt erstellten wir die Handelsrechnung mit Frachtkosten und sendeten diese dem Kunden im Nachgang. Zwischenzeitlich hat der Kunde schon die Zollrechnung gezahlt, aber uns fehlen natürlich die Frachtgebühren.
Frage: Macht eine Zollrechnung eine Handelsrechnung überflüssig? Müssen die Transportkosten direkt mir auf die Zollrechnung?

Elin Meier

2. März 2021

Guten Abend

Vielen Dank für Ihren Kommentar.

Eine Zollrechnung erstellen Sie, wenn gewisse Aussenhandelsdaten auf der Handelsrechnung fehlen. Die Zollrechnung dient als Grundlage für die Verzollung und Sie muss den gleichen Warenwert ausweisen wie die Handelsrechnung (inkl. Hinweis zu Transportkosten). Sie verrechnen die Transportkosten ja ohne deutsche Umsatzsteuer (steuerfrei) und dafür brauchen sie entsprechend einen Ausfuhrnachweis. Die Zollrechnung ersetzt die Handelsrechnung nicht, sondern ist also eine Ergänzung zur Handelsrechnung anzusehen.

Wir empfehlen den Verzicht auf die Bezeichnung «Zollrechnung», besser wäre die Bezeichnung «Versandrechnung» oder «Transportrechnung».

Sollten Sie dazu weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüsse
Elin Meier

Libramed AG18. Februar 2021

Hallo
sollte die Versandrechnung mit Stempel der Firma versehen sein? 1x in Original und wieviel Kopien (3?)? stecke ich alles in 1 Adresscouvert für aufs Paket? oder braucht die Poststelle bei Aufgabe schon eines? Und de Frachtbrief (früher grünes Etikett) braucht es nicht mehr oder?

fG
M.S.

Elin Meier

18. Februar 2021

Guten Tag

Ob die Versandrechnung im Original unterschrieben und gestempelt werden muss, hängt von den Importvorschriften im Bestimmungsland ab. Leider wissen wir nicht in welches Land Sie die Güter liefern möchten und können dies deshalb nicht beurteilen. Gewisse Länder verlangen einen Stempel und Unterschrift und bei anderen Länder ist beides nicht nötig.

Empfehlenswert sind immer drei Exemplare aussen am Paket anzubringen. Ein Exemplar ist für die Ausfuhrverzollung aus der Schweiz gedacht, ein Exemplar für die Einfuhrverzollung im Bestimmungsland und somit sollte Ihr Kunde noch ein Exemplar mit der Lieferung erhalten.

Ob Sie eine grüne Zolldeklaration anbringen müssen oder einen Frachtbrief erstellen müssen, hängt davon ab, ob Sie die Waren per Brief- oder Paketpost versenden.

  • Briefsendung per Post: Der Absender klebt auf das Couvert eine ausgefüllte grüne Etikette CN 22 (erhältlich bei der Post)

  • Paketsendung per Post: Der Absender füllt neben der Postadresse die Zollinhaltserklärung CN 23 aus (erhältlich bei der Post)


Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne im Rahmen einer kostenpflichtigen Zollberatung zur Verfügung.

Freundliche Grüsse
Elin  Meier

Bettina Piquerez11. Februar 2021

Guten Tag Frau Meier
Ich lese mich gerade durch ihr "Zollwissen" und bin für die verständlichen Erklärungen unglaublich dankbar! Ich habe jedoch noch eine Frage und zwar zum Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Lieferantenrechnung. Wir importieren aus Portugal. Welche Rechnung oder welcher Rechnungstitel soll die Rechnung des Produzenten für die Verzollung tragen?
Ich danke Ihnen herzlich für Ihre Hilfe!
Freundliche Grüsse,
Bettina Piquerez

Lea Derendinger

11. Februar 2021

Guten Tag Frau Piquerez

Vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung zu unserer Rubrik Zollwissen. Es freut uns sehr, dass die Erklärungen verständlich und hilfreich sind.

Da Frau Meier gerade Ihre Ferien geniesst, beantworte ich Ihnen gerne diese Frage. Da ein Verkaufsgeschäft stattfindet ist in Ihrem Fall die Handelsrechnung für die Verzollung mitzugeben. Sofern die Handelsrechnung Ihres Lieferanten jedoch nicht die nötigen Aussenhandelsdaten beinhaltet, ist eine Versandrechnung «Shipping Invoice» zu erstellen mit den nötigen Angaben, wie Sie diese unter Frage 10 finden.

So stellen Sie sicher, dass beim Import in die Schweiz alle Aussenhandelsdaten für die korrekte Verzollung vorhanden sind.

Ich hoffe, dass wir Ihre Frage beantworten konnten und wünschen Ihnen einen schönen Tag.

Freundliche Grüsse

Lea Derendinger

Guido Gsell5. Januar 2021

Guten Tag Frau Meier
Wenn Ware aus DE in die CH kommt zur Reparatur wird die Ware auf einer Zollrechnung mit dem aktuellen Wert deklariert.
Nach der Reparatur in der CH kann die Ware dann mit einer Handelsrechnung, mit dem entsprechenden Einfuhr Wert des Artikels und den Reparaturkosten zurückgesendet werden? Wobei das Total der Handelsrechnung der Wert der Reparturkosten aufweist? Was empfehlen Sie?
Besten Dank
Mfg

Elin Meier

5. Januar 2021

Sehr geehrter Herr Gsell

Vielen Dank für Ihren Kommentar und Ihre Frage.

Die Reparaturkosten fakturieren Sie dem Kunden mit einer Handelsrechnung. Für den Transport bzw. für den Export muss eine separate «Versandrechnung» oder auf Englisch «Shipping invoice» erstellt werden. In dieser Rechnung geben Sie am besten zwei Positionen an:

- Ursprünglicher Einfuhrwert des Produktes (gemäss Veranlagungsverfügung Import) = CHF X
- Reparaturkosten (gemäss Ihrer Handelsrechnung) = CHF X

Zusätzlich sollten in dieser Versandrechnung alle nötigen Aussenhandelsdaten, wie Zolltarifnummer, Ursprungsland ect. vorhanden sein.
Bitte beachten Sie auch, dass Sie das Einfuhrverfahren prüfen müssen, damit Sie erkennen ob diese Sendung im Veredelungsverkehr (aktive Reparatur) in die Schweiz importiert wurde. Entsprechend im gleichen Zollverfahren, sollte auch die Wiederausfuhr im e-dec Export nach der Reparatur erfolgen.

Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Kunde in der Zollrechnung (für die Einfuhr in die Schweiz) einen realistischen Marktwert angibt, auch wenn die Ware defekt ist. Eine Unterfakturierung ist nicht erlaubt.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne im Rahmen einer kostenpflichtigen Zollberatung zur Verfügung.
Elin Meier

Christoph Steiner4. Januar 2021

Hallo Frau Meier, vielen dank für den interessanten Artikel.

Ich habe zwei Fragen:
- Welche Art Rechnung empfehlen Sie, wenn ein Artikel zwecks kostenpflichtiger Reparatur in ein EU Staat geschickt werden muss?
- Bei der Einfuhr in die EU mittels einer ProForma-Rechnung (zwecks Reparatur) wird auf die Ware (Warenwert in der ProForma fitkiver Betrag) sowie auf die Transportdienstleistung Steuer erhoben. Muss diese Zollrechnung bereits bezahlt werden, obwohl die Ware nach Reparatur später wieder zu uns zurück geführt wird?

Herzlichen Dank und alles Gute fürs neue Jahr

Elin Meier

4. Januar 2021

Sehr geehrter Herr Steiner

Vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung, das freut uns sehr.

Für kostenpflichtige Reparaturen, empfehlen wir eine Versandrechnung zu erstellen. Hier muss ebenfalls der Zweck und ein realistischer Marktwert angegeben werden. Da die Reparatur nicht kostenlos ist, sollte keine Proforma-Rechnung ausgestellt werden.

Wenn die Ware definitiv in die EU verzollt wird, werden im Zeitpunkt der Einfuhr die Einfuhrsteuer sowie allfällige Zollabgaben erhoben (auf Grundlage der Angaben in der Versandrechnung). Dies auch wenn die Ware nach erfolgter Reparatur wieder zurück in die Schweiz verbracht wird. In der EU kann möglicherweise ein Spezialverfahren angewendet werden, wodurch die Einfuhrabgaben bedingt nicht erhoben werden (Wiederausfuhr aus der EU). Ob sich das für Sie wirklich lohnt, müsste im Detail angeschaut werden.

Sollten Sie dazu weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen im Rahmen einer kostenpflichtigen Beratungsdienstleistung gerne zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start ins 2021!
Elin Meier

Christoph Zwicker16. Oktober 2020

Guten Tag
Besten Dank für den informativen Artikel. Etwas bekanntes wieder einmal auffrischen tut immer gut.
Eine Frage dazu;
Wir möchten für unsere Reparaturen (Event. auch für Verkaufsartikel) neben den Reparaturenkosten eine Versandaufwandsgebühr verrechnen. z.B. EU-Raum CHF X, etwas aufwändigere Länder (z.B. Brasilien, Indien) CHF Y.
Wie müssten wir diese Kosten auf der Proforma-Rechnung erfassen

Danke & freundliche Grüsse

Elin Meier

16. Oktober 2020

Sehr geehrter Herr Zwicker

Vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung.

Wir verstehen, dass Sie die Reparaturkosten verrechnen. Somit wäre es nicht korrekt eine Proforma-Rechnung auszustellen da nur bei kostenloser Reparatur (z. B. Garantie) eine Proforma-Rechnung ausgestellt werden sollte.
Die Reparaturkosten und die Versandaufwandsgebühr fakturieren Sie dem Kunden mit einer Handelsrechnung. Für den Transport muss jedoch eine separate «Shipping-Invoice» erstellt werden, welche folgende Werte aufweisen muss:

- Ursprünglicher Einfuhrwert des Produktes (gemäss Veranlagungsverfügung Import) = CHF X
- Reparaturkosten (gemäss Handelsrechnung) = CHF X
- Versandaufwandsgebühr (gemäss Handelsrechnung) = CHF X

Zusätzlich sollten in dieser Shipping-Invoice alle nötigen Aussenhandelsdaten, wie Zolltarifnummer, Ursprungsland ect. vorhanden sein.
Bitte beachten Sie auch, dass Sie das Einfuhrverfahren prüfen müssen, damit Sie erkennen ob diese Sendung im Veredelungsverkehr (aktive Reparatur) in die Schweiz importiert wurde. Entsprechend im gleichen Zollverfahren, sollte auch die Wiederausfuhr im e-dec Export nach der Reparatur erfolgen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne im Rahmen einer kostenpflichtigen Zollberatung zur Verfügung.

Freundliche Grüsse
Elin Meier

Merri Yolanda14. Oktober 2020

Vielen Dank für die interessanten Ausführungen.
Zur Proforma-Rechnung: Vor vielen Jahren wurden wir schon darauf hingewiesen, dass wir das Wort "Proforma" nicht verwenden sollten, da viele Zollämter dies nicht akzeptieren und dann die "richtige" Rechnung verlangen würden.Die Empfehlung war immer "Rechnung nur für Zollwecke" zu verwenden. Dies widerspricht nun Ihren Ausführungen. Ist meine Information veraltet?

Danke für Ihre Rückmeldung.

Elin Meier

14. Oktober 2020

Sehr geehrte Frau Merri

Vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung und Kommentar.

Wenn eine Handelsrechnung besteht, aber darin wichtige Aussenhandelsdaten für die Zollabfertigung fehlen kann eine sogenannte «Zollrechnung» erstellt werden. Die Zollrechnung dient als «Rechnung zu Zollzwecken», also als Grundlage für die Verzollung. Dies wird auch heute noch in der Praxis oft gemacht. Die Bezeichnung «Rechnung zu Zollzwecken» ist unseres Erachtens jedoch riskant, da der Zoll dann glaubt, dass die Rechnung nur für die Verzollung erstellt wurde und dabei der Wert beispielsweise mit Absicht tiefer deklariert wird, auch wenn dies nicht der Fall ist. Wir empfehlen deshalb die Bezeichnung «Versandrechnung» oder «Transportrechnung».

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüsse
Elin Meier

Alfonso Orlando5. Oktober 2020

Grüezi Frau Meier
Danke für den interessanten Artikel zur Proforma-Rechnungen. Ein Dauerthema, praxisbezogen und übersichtlich dargestellt.
Freundliche Grüsse
Alfonso Orlando
Switzerland Global Enterprise

Elin Meier

5. Oktober 2020

Sehr geehrter Herr Orlando

Vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung.

Es freut uns sehr, dass Ihnen unser Beitrag gefällt. Wie Sie sagen, es ist ein Dauerthema und genau deshalb wollen wir hier ein wenig Klarheit schaffen.

Beste Grüsse
Elin Meier

Roland Gasser30. September 2020

Die Beiträge von finesolutions sind verständlich geschrieben, ich habe auch schon Links von den Wissensseiten an Kunden und Lieferanten weiterempfohlen. Man findet sehr viele nützliche Hinweise zu verschiedensten Themen. Und das alles kostenfrei zugänglich.

Elin Meier

30. September 2020

Sehr geehrter Herr Gasser

Vielen Dank für Ihr positives Feedback zu unseren Beiträgen!

Es freut uns immer sehr zu erfahren, dass unsere Beiträge gelesen werden und einen Nutzen für unsere Kunden hat. Dies motiviert uns natürlich weitere Beiträge zu schreiben. Schön zu lesen, dass Sie auch Informationen Ihren Kunden und Lieferanten weiterempfehlen konnten.

Vielen Dank und herzliche Grüsse
Elin Meier

M.F.30. September 2020

Ich bedanke mich auf diesem Weg für Ihren Beitrag "Proformarechnung" und "Zollabgaben", die umfassend, informativ und gut lesbar, verständlich verfasst wurden. Schön, dass solche Information öffentlich zugänglich sind. Mir wurde auch wieder bewusst, dass es einige Strickfallen gibt und die Tücken stecken im Detail.

Elin Meier

30. September 2020

Guten Tag

Vielen, lieben Dank für Ihre positive Rückmeldung!

Es freut uns sehr, dass Ihnen unsere Beiträge gefallen. Wenn wir unseren Kunden dadurch einen Mehrwert bieten können, erkennen wir, dass sich der Aufwand im Zusammenhang mit diesen Beiträgen definitiv gelohnt hat!

Besten Dank und herzliche Grüsse
Elin Meier

Richard Nigg30. September 2020

Toller Artikel! Tut gut, sich auch wieder mal diese grundlegenden Sachen vor Augen zu führen. :)

Besten Dank!

Elin Meier

30. September 2020

Sehr geehrter Herr Nigg

Vielen Dank für Ihre positive Rückmeldung!

Es freut uns sehr, wenn wir mit unseren Beiträgen auf grundlegende Themen aufmerksam machen können, welche in vielen Firmen als scheinbar nebensächlich betrachtet werden.

Freundliche Grüsse
Elin Meier
Definition Proforma-RechnungDefinition Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das für den grenzüberschreitenden Warenverkehr bei kostenlosen Lieferungen verwendet wird. Sie dient als Grundlage für die Erstellung der Zollanmeldung. Die Proforma-Rechnung wird auch oft für eine Vorauszahlung von Waren erstellt, sofern noch keine Handelsrechnung besteht.

Portrait Elin Meier Zollfach­frau bei finesolutions mit eidg. FA, DAS FH in Swiss VAT/MWST

Über die Autorin Elin Meier

In meiner Vergangenheit habe ich als gelernte Zollfachfrau bei der Eidg. Zollverwaltung in verschiedenen Funktionen gearbeitet, danach als Zoll- und Mehrwertsteuerberaterin bei einer Wirtschafts-Prüfungsgesellschaft. Gerne helfe ich Ihnen bei Ihren Anliegen zielgerichtet weiter.
Dieser Beitrag wurde von Lea Derendinger überprüft
Zollwesen