RMA-Prozess: Wie Sie Zollpro­bleme vermeiden

Mit dem Brief des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) hatte bei einem unserer Kunden, einem Maschinenbauer, niemand gerechnet. Das Schreiben kündigte eine Ursprungsüberprüfung für eine Spezialmaschine an, die erst vor Kurzem nach Deutschland als Retoure exportiert worden war. Erst beim Hervorsuchen der Importzollquittungen merkte man in der Maschinenbaufirma, dass der Präferenznachweis gar nicht möglich war. Denn der Endkunde hatte die Maschine als Garantiefall retourniert. Bei der Importabwicklung der defekten Maschine in die Schweiz hatte man den präferenziellen Warenursprung nicht auf den Zollpapieren vermerkt. So wurde die Präferenzkette unterbrochen. Der Maschinenbauer konnte deshalb dem BAZG den präferenziellen Ursprung nicht belegen. Und das, obwohl doch die Maschine aus dem eigenen Betrieb stammte.

Der geschilderte Fall kommt im Alltag häufig vor. In zahlreichen Fällen geht die Präferenzeigenschaft eines Produktes durch einen falschen Retourenprozess verloren. Denn wenn ein Produkt gemäss Veranlagungsverfügung Import keine Präferenz besitzt, kann dieser Status kaum noch erlangt werden. Selbst bei aufwendigen Reparaturdienstleistungen reicht die Schweizer Wertschöpfung selten aus, um bei einem «Drittlandprodukt» im Sinne der Freihandelsabkommen, die Präferenzeigenschaft zurückzugewinnen.

Genau deshalb ist es für Schweizer Unternehmen zentral, ihr Retourenmanagement richtig zu strukturieren. Wenn gar keine oder keine genug klaren Vorgaben existieren, kann es gut sein, dass die ausländischen Kunden Schweizer Firmen mit «wilden» Rücksendungen konfrontieren: Plötzlich steht eine Sendung im Wareneingang und niemand kann die Lieferung einer Bestellung zuordnen. Zuerst müssen betroffene Unternehmen mühselig herausfinden, aus welcher Bestellung der Kunde die Güter retourniert hat und aus welchem Grund. Oftmals stellt sich erst zu spät heraus, dass ein Kunde die Zollpapiere nicht korrekt erstellt und dadurch eine falsche Importverzollung hervorgerufen hat. Die zeitfressenden Abklärungen können durch ein strukturiertes Retourenmanagement grösstenteils vermieden werden und folgende Überlegungen sollten dabei berücksichtigt werden:

• Mit welchen Papieren soll der Kunde die Rücksendung durchführen?
• Wer übernimmt die Transportkosten und Verzollungsgebühren?
• Haben Sie die Waren ursprünglich mit präferenziellem Ursprung verkauft? Die Präferenzkette darf nicht unterbrochen werden.
• Aus welcher Bestellung kommt die Retoure?
• Hat der Kunde Anrecht auf eine Garantiereparatur oder ein Ersatzgerät?

In der Praxis verwenden viele Unternehmen für die saubere Retouren-Abwicklung meistens ein Formular im Rahmen des RMA – Prozesses. Eine RMA-Nummer (Return Merchandise Authorization, sinngemäss «Erlaubnis zum Retournieren») ist eine interne, eindeutige Identifikationsnummer. Sie wird erst herausgegeben, nachdem die obigen Punkte abgeklärt wurden und dient als Freigabe für den Kunden, die Sendung zurückzuschicken. Für die einfache Handhabung und als Dienstleistung am Kunden werden die RMA-Formulare meistens online bereitgestellt, was auch wir empfehlen. Wichtig ist jedoch eine Bedingung: Anlieferungen von Retouren sollten nur akzeptiert werden, wenn sie eine von Ihnen vergebene RMA-Nummer tragen.

Wie müssen Ihre Prozesse strukturiert sein, damit Sie eine RMA-Nummer vergeben können? In der Praxis zeigen sich verschiedene wichtige Punkte:

• Verlangen Sie bei Retouren unbedingt eine Proforma-Rechnung oder Zollrechnung mit allen wichtigen Daten.

• Achten Sie darauf, dass der Warenwert korrekt deklariert ist. Eine defekte Maschine ist nicht einfach wertlos und darf deshalb keinesfalls mit 5 Euro «pro forma» verzollt werden.

• Wenn das Produkt mit Präferenzstatus an den Kunden exportiert wurde, sollte auch die Retoure mit Präferenzstatus importiert werden.

Sie können die RMA-Nummer nach diesen Vorbereitungen erteilen und auch auf den Lieferpapieren vermerken. In diesem Fall ist bereits bei Ankunft der Sendung klar, dass es sich um eine von Ihnen autorisierte Rücksendung handelt. Den Satz «Da steht etwas im Wareneingang, woher kommt diese Sendung?» müssen Sie dann hoffentlich nicht mehr hören. Dazu gehört allerdings eine gewisse Härte beim Umgang mit Retouren: Die Annahme von Sendungen, die keine RMA-Nummer aufweisen, muss konsequent verweigert werden. Diese vermeintliche «Umerziehung» dient letztlich dem Wohl der Kunden, denn bei nichtpräferenziellem Reexport müssen sie ansonsten unnötige Zölle entrichten.

Eine falsche Retoure kann rechtliche Folgen haben. So etwa beim Unterverzollen defekter Geräte: Gibt der Kunde deren effektiver Wert nicht an, handelt es sich um eine Unterfakturierung, was nicht den Zollrichtlinien entspricht. Sofern bewilligungspflichtige Güter willkürlich retourniert werden und der Importeur dafür keine Bewilligung beantragen konnte, da er vom Kunden nicht informiert wurde, kann es im schlimmsten Fall sogar zu einem Strafverfahren führen.

Leider konnte der Maschinenhersteller, bei welchem die Ursprungsüberprüfung stattgefunden hat, die Präferenzeigenschaft des Gerätes für den Reexport nicht nachweisen und der Kunde musste nachträgliche Zollabgaben bezahlen, welche er postwendend beim Hersteller zurückforderte. Das Unternehmen erkannte die Lücken im Retourenprozess und setzte die nötigen Massnahmen im Betrieb um. Mit einem sinnvollen Retourenmanagement können Sie zeitintensive Abklärungen, unnötige Zollbelastungen und rechtliche Risiken minimieren.

Falls Sie noch weitere Fragen haben zum Thema der grenzüberschreitenden Retouren oder weiteren Spezialverkehren, empfehlen wir Ihnen unser Seminar Repa­ra­tu­ren, Retou­ren & Ver­ede­lun­gen.