Ursprungs­über­prü­fung steht an – Was ist zu tun?

Eine Ursprungsüberprüfung (auch Zollprüfung genannt) kann bei Ihnen als verantwortliche Person ein grosses Wechselbad der Gefühle auslösen. Vor allem dann, wenn Sie erstmals beim Warenverkehr mit einer solchen Herausforderung konfrontiert werden. Dabei sollte eine anstehende Ursprungsprüfung nicht mit der Zollprüfung durch die Deutschen Behörden verwechselt werden, die jeweils gleich die Prüfungsanordnung mitschicken.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Exportsachbearbeiterin in einer Handels- und Produktionsfirma. Sie kennen alle Mitarbeiter, die internen Abläufe sowie ihre Produkte und wissen, wie die Exportabwicklung in der Firma läuft. Alles geht seinen gewohnten Gang und eines Tages liegt völlig unerwartet ein Einschreiben der zuständigen Regionalebene mit der Ankündigung einer anstehenden Ursprungsüberprüfung auf Ihrem Pult. Dieses Schreiben ging eigentlich an die Geschäftsleitung, doch diese hat umgehend dafür gesorgt, dass es zu Ihnen weitergereicht wird.

In unserem Beispiel geht es um eine Prüfung des präferenziellen Warenursprungs innerhalb des Freihandelsabkommens EFTA-Tunesien. Bei genauer Betrachtung stellen Sie fest, dass es sich sogar um den «Ferrari einer Ursprungsüberprüfung», sprich eine EUR-MED Ursprungsüberprüfung handelt.

Ihr Puls steigt merklich und erste Schweissperlen zeigen sich auf der Stirn.
Das Einschreiben ist begleitet von einer Kopie Ihrer Handelsrechnung mit der Ursprungserklärung und Ihrer Bewilligungsnummer als Ermächtigter Ausführer. Soweit so gut. Nun bemerken Sie aber mit Schrecken, dass bei allen Produkten mit Ursprung EU (Frankreich und Spanien) von Hand der Kumulationsvermerk «no cumulation applied» ergänzt wurde. Das typische Merkmal für eine EUR-MED Ursprungserklärung und klares Indiz dafür, dass die anstehende, erste Ursprungsüberprüfung zur ultimativen Bewährungsprobe wird. Mit dieser scheinbar kleinen Anpassung auf der Rechnung wurde die Büchse der Pandora geöffnet, sprich eine Ursprungsprüfung der tunesischen Zollbehörden auf den Plan gerufen.

Das System EUR-MED setzt nämlich fundiertes Wissen und noch mehr Organisation voraus, damit eine Einfuhr ohne Zollabgaben von EU-Ursprungsware (aus Sicht der Schweiz) in Tunesien möglich wird. Eine Tatsache, welche sehr wahrscheinlich nur den allerwenigsten Firmen wirklich bekannt ist. Für Sie als Exportsachbearbeiterin eine fast ausweglose Situation, die zu unzähligen Fragen bei Ihnen führt.

Nachdem der erste Schock der Ursprungsüberprüfung überwunden ist, geht es darum, eine Übersicht zu gewinnen. Dazu erstellen Sie eine Auslegeordnung und informieren die Geschäftsleitung und weitere Abteilungen, die in diesen Prozess eingebunden sind. Unsere Erfahrungen aus der Praxis bei vielen Betrieben zeigen, dass es in der Bewirtschaftung des präferenziellen Warenursprungs sehr oft an den folgenden Punkten hapert:

• Fehlende / mangelnde Verantwortung und Unterstützung der GL / des CEO’s
• Fehlendes Ursprungsmanagement (Organisation / Koordination)
• Ungenügendes Zoll-Fachwissen
• Blindes Vertrauen in Drittparteien
• Keine systematische Ablage der Vorursprungsbelege (eVV Import)
• Unauffindbare / nicht vorhandene eVV Importbelege

Die Geschäftsleitung ist vielfach der Ansicht, dass die Ermittlung und Abwicklung des präferenziellen Warenursprungs eine «isolierte» Aufgabe der Verkaufs- / Exportabteilung darstellt. Weit gefehlt, denn den Mitarbeitern in dieser Abteilung fehlen elementare Informationen. Für eine Ursprungsprüfung müssen teilweise sehr sensitive Daten offengelegt werden, aber es ist nicht immer der Fall, dass Sie als Exportsachbearbeiterin Zugriff auf diese Unterlagen bekommen.

Die Ermittlung des präferenziellen Warenursprungs betrifft verschiedene Bereiche eines Betriebes, die für eine korrekte Präferenzabwicklung zusammenspielen müssen. Deshalb wird in der Regel im EA-Auskunftsbogen eine Person mit Weisungsbefugnis genannt, die für die korrekte Präferenzabwicklung innerhalb des Betriebes verantwortlich ist.

Nun bleibt noch die Frage offen, wie es passieren konnte, dass die Handelsrechnung nachträglich von Hand mit «no cumulation applied» ergänzt wurde. Hier stellt sich heraus, dass diese Ergänzung auf telefonische Instruktion des Spediteurs von der vorherigen Exportsachbearbeiterin kurz vor dem Warenimport gemacht wurde. Mit diesem Zusatz kann nun auch die EU-Ware zollfrei unter EUR-MED Bedingungen in Tunesien importiert werden.

Zusammengefasst haben Sie nun folgende Erkenntnis:
Die Geschäftsleitung stiehlt sich aus der Verantwortung, der Beschaffung gegenüber besteht keine Weisungsbefugnis und die Exportabteilung befindet sich bezüglich Ursprungswesen im Blindflug und vertraut Partnern / Kunden ohne Vorbehalt.

Nun haben Sie für die Ursprungsüberprüfung genau zwei Optionen:

1. Entweder Sie werfen die Flinte ins Korn und geben auf
2. Oder Sie ergreifen die Initiative und erstellen einen Masterplan zur eigentlichen Vorbereitung der anstehenden Warenursprungsüberprüfung. Diesen Plan sollten Sie dann auch gleich nutzen zur nachhaltigen Verbesserung der gemachten Erkenntnisse innerhalb des Unternehmens.

Die Geschäftsleitung muss zum Thema präferenzieller Warenursprung sensibilisiert werden. Die Koordination muss auf Geschäftsleitungsstufe erfolgen, da Sie als Exportsachbearbeiterin nicht über die notwendigen internen Weisungsbefugnisse verfügen dürften.

• Risiken: Klären Sie die Geschäftsleitung darüber auf, was der Firma und im Einzelnen der ursprungsverantwortlichen Person drohen können.
• Schaffung einer Organisation: Stellen Sie klar, dass im Unternehmen abteilungsübergreifend eine Aufbau- / Ablauforganisation zur Bewirtschaftung des präferenziellen Ursprungs geschaffen werden muss.

Die GL-Mitglieder und Vertriebsverantwortlichen im Verkauf Export müssen auch wissen, dass das ganze System freiwillig ist. Stellen Sie aber präferenzielle Ursprungsnachweise aus, so sind Sie verpflichtet, die Spielregeln einzuhalten.

Stellen Sie sicher, dass kein blindes Vertrauen mehr gegenüber Kunden / Partnern / Lieferanten gelebt und alles für selbstverständlich akzeptiert wird. Dahinter verbergen sich oft unterschiedliche Interessen, welche wie hier im Fall dargestellt, zu erheblichen Problemen beim Schweizer Exporteur führen können. Das Interesse des Spediteurs ist, die Ware schnell und kostengünstig zu liefern. Der Importeur / Kunde möchte möglichst wenig Einfuhrzölle, Einfuhrsteuern und sonstige Abgaben bezahlen. Was die Anpassung der Rechnung aber für Sie als Exporteur im Detail bedeutet, ist Ihren Partnern / Kunden ziemlich egal.

Nun müssen Sie sämtliche Artikelpositionen der Handelsrechnung durchgehen und die entsprechenden Ursprungsnachweise in EUR-MED-Form für verwendete Vormaterialien prüfen.

• Für die Produkte mit EU-Ursprung dürfte es praktisch unmöglich werden, nachträglich solche Vor-Ursprungsnachweise in EUR-MED-Form zu organisieren.
• Für alle im Hause produzierten Artikel müssen gemäss Listenregeln (mehrheitlich Positionssprung oder Wertkriterium) ebenfalls die Nachweise beigebracht werden.
• Bei einem Wertkriterium muss der Ursprung gemäss einer Präferenzkalkulation aller verwendeter Vormaterialien plus der im Inland erbrachten Leistungen (Arbeit / Gewinn) nachgewiesen werden.

Nachdem Sie alle Positionen geprüft haben, erkennen Sie in etwa die Tragweite Ihrer Verfehlungen infolge falscher Ursprungsdeklaration. Bedenken Sie allenfalls nochmals, ob Sie mit externer Hilfe noch eine negative Ursprungsüberprüfung verhindern können. Falls nicht, fassen Sie jetzt alle Erkenntnisse und Unterlagen zum Warenursprung in einer Mail zusammen und senden Sie diese an Ihre zuständige Regionalebene.

In unserem Fall wird das Resultat der Überprüfung negativ sein, da für die Handelswaren aus der EU keine nachträglichen Präferenznachweise in EUR-MED-Form beschafft werden konnten. Die Person im EA-Auskunftsbogen mit Weisungsbefugnis kann mit einer Strafe belegt werden (Busse (Geldstrafe) und / oder Strafverfahren). In gewissen Fällen droht der Firma aus Schweizer Sicht der Entzug des Status eines Ermächtigten Ausführers. Bei Ihrem ausländischen Kunden können Nachforderungen von Zollabgaben ausgelöst werden. Die Beziehung zu Ihrem Importeur / Kunden könnte infolge des ramponierten Images ebenfalls belastet werden.

Eine erstmalige Ursprungsüberprüfung im Bereich des präferenziellen Ursprungs löst sicherlich keinen Freudenschrei aus. Wenn man den Fokus nicht verliert, Defizite und Lücken feststellt, Entscheidungsträger und Verantwortliche und vor allem Verbündete (intern und extern) ins Boot holt, kann man die Überprüfung auch als Chance sehen. Eine saubere Risikoanalyse sowie eine offene, proaktive Kommunikation gegenüber dem BAZG (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit) können trotz negativer Überprüfung langfristig zum Erfolg führen. Ein weiterer positiver Aspekt dürfte auch Ihr Puls sein, der sich bei allfälligen weiteren Prüfungen wieder im normalen Rahmen bewegen dürfte.

Mit einer Ursprungsüberprüfung wird oftmals auch eine EA-Statusüberprüfung durchgeführt, sofern Sie eine Bewilligungsnummer für Ermächtigte Ausführer besitzen. Wie wir Sie in diesem Bereich unterstützen können, finden Sie unter unserem Beratungsangebot Ermächtigter Ausführer werden / bleiben.