Ursprungs­über­prü­fung steht an – Was ist zu tun?

16.12.2019 | Compliance, Export | Olcay Erden |

Eine Ursprungsüberprüfung kann bei Ihnen als verantwortliche Person ein grosses Wechselbad der Gefühle auslösen. Vor allem dann, wenn Sie erstmals beim Warenverkehr mit einer solchen Herausforderung konfrontiert werden.

  • Dabei sollte eine anstehende Ursprungsprüfung nicht mit der Zollprüfung auf Anordnung der Deutschen Behörden verwechselt werden, die jeweils gleich die Prüfungsanordnung mitschicken. Auf diese Prüfungsart und die daraus erwachsenden Herausforderungen für Schweizer Exporteure werden wir in einem späteren Blogbeitrag vertieft eingehen.

Einschrei­ben der Eidgenös­si­schen Zollverwaltung

Stellen Sie sich vor, Sie sind Exportsachbearbeiterin in einer Handels- und Produktionsfirma. Sie kennen alle Mitarbeiter, die internen Abläufe sowie ihre Produkte und wissen, wie die Exportabwicklung in der Firma läuft. Alles geht seinen gewohnten Gang und eines Tages liegt völlig unerwartet ein Einschreiben der zuständigen Zollkreisdirektion mit der Ankündigung einer anstehenden Ursprungsüberprüfung auf Ihrem Pult. Dieses Schreiben ging eigentlich an die Geschäftsleitung, doch diese hat umgehend dafür gesorgt, dass es zu Ihnen weitergereicht wird.

In unserem Beispiel geht es um eine Prüfung des präferenziellen Warenursprungs innerhalb des Freihandelsabkommens EFTA-Tunesien. Bei genauer Betrachtung stellen Sie fest, dass es sich sogar um den «Ferrari einer Ursprungsüberprüfung», sprich eine EUR-MED Ursprungsüberprüfung handelt.

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EUR-MED Ursprungsüberprüfung

Ein Freihandelsabkommen (FHA) wird normalerweise zwischen zwei Freihandelspartnern abgeschlossen. Die Erfüllung aller Zollauflagen, um den präferenziellen Ursprung für die Produkte zu erreichen, ist schon bei zwei Partnern ziemlich herausfordernd. Beim EUR-MED Ursprungsprotokoll können nun aber
zwei oder mehrere Freihandelspartner
involviert sein, welche die gleichen Ursprungsregeln untereinander anwenden. Also nochmals eine Komplexitätsstufe mehr.

Ihr Puls steigt merklich und erste Schweissperlen zeigen sich auf der Stirn.
Das Einschreiben ist begleitet von einer Kopie Ihrer Handelsrechnung mit der Ursprungserklärung und Ihrer Bewilligungsnummer als Ermächtigter Ausführer. Soweit so gut. Nun bemerken Sie aber mit Schrecken, dass bei allen Produkten mit Ursprung EU (Frankreich und Spanien) von Hand der Kumulationsvermerk «no cumulation applied» ergänzt wurde. Das typische Merkmal für eine EUR-MED Ursprungserklärung und klares Indiz dafür, dass die anstehende, erste Ursprungsüberprüfung zur ultimativen Bewährungsprobe wird. Mit dieser scheinbar kleinen Anpassung auf der Rechnung wurde die Büchse der Pandora geöffnet, sprich eine Ursprungsprüfung der tunesischen Zollbehörden auf den Plan gerufen.

Übersicht gewinnen – Ursachen­for­schung betreiben im System EUR-MED

Das System EUR-MED setzt nämlich fundiertes Wissen und noch mehr Organisation voraus, damit eine Einfuhr ohne Zollabgaben von EU-Ursprungsware (aus Sicht der Schweiz) in Tunesien möglich wird. Eine Tatsache, welche sehr wahrscheinlich nur den allerwenigsten Firmen wirklich bekannt ist. Für Sie als Exportsachbearbeiterin eine fast ausweglose Situation, die zu unzähligen Fragen bei Ihnen führt.

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FineSolutions Tipp

  • Ruhe bewahren
  • Geschäftsleitung informieren (falls nicht schon passiert)
  • Auslegeordnung erstellen
  • Bei fehlendem Fachwissen: Umgehend externe Unterstützung anfordern
  • Weitere involvierte Abteilungen ins Boot holen
  • Präferenznachweise für Vormaterialien (hier auf EUR-MED Basis) von der Einkaufsabteilung verlangen
  • Stücklisten / Herstellprozesse der selber hergestellten Produkte beschaffen
  • Korrekte Präferenzkalkulation erstellen
  • Defizite und Lücken erkennen

Nachdem der erste Schock der Ursprungsüberprüfung überwunden ist, geht es darum, eine Übersicht zu gewinnen. Dazu erstellen Sie eine Auslegeordnung und informieren die Geschäftsleitung und weitere Abteilungen, die in diesen Prozess eingebunden sind. Unsere Erfahrungen aus der Praxis bei vielen Betrieben zeigen, dass es in der Bewirtschaftung des präferenziellen Warenursprungs sehr oft an den folgenden Punkten hapert:

  • Fehlende / mangelnde Verantwortung und Unterstützung der GL / des CEO’s
  • Fehlendes Ursprungsmanagement (Organisation / Koordination)
  • Ungenügendes Zoll-Fachwissen
  • Blindes Vertrauen in Drittparteien

Wer ist zuständig für die Ermitt­lung des präferen­zi­el­len Warenursprungs?

Die Geschäftsleitung ist vielfach der Ansicht, dass die Ermittlung und Abwicklung des präferenziellen Warenursprungs eine «isolierte» Aufgabe der Verkaufs- / Exportabteilung darstellt. Weit gefehlt, denn den Mitarbeitern in dieser Abteilung fehlen elementare Informationen. Für eine Ursprungsprüfung müssen teilweise sehr sensitive Daten offengelegt werden, aber es ist nicht immer der Fall, dass Sie als Exportsachbearbeiterin Zugriff auf diese Unterlagen bekommen.


Ein weiterer Aspekt könnte sein, dass Sie den Leiter Beschaffung kontaktieren und nach Vor-Ursprungsnachweisen für alle eingekauften Vormaterialien in EUR-MED-Form für die Ursprungsüberprüfung fragen. Sie könnten aber mit einer negativen Reaktion konfrontiert werden mit einer Bemerkung wie: «EUR-MED – Was ist das? Haben wir noch nie gemacht, gibt es nicht!»

Die Ermittlung des präferenziellen Warenursprungs betrifft verschiedene Bereiche eines Betriebes, die für eine korrekte Präferenzabwicklung zusammenspielen müssen. Deshalb wird in der Regel im EA-Auskunftsbogen eine Person mit Weisungsbefugnis genannt, die für die korrekte Präferenzabwicklung innerhalb des Betriebes verantwortlich ist.

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Ergänzung «no cumula­ti­on applied»

Nun bleibt noch die Frage offen, wie es passieren konnte, dass die Handelsrechnung nachträglich von Hand mit «no cumulation applied» ergänzt wurde. Hier stellt sich heraus, dass diese Ergänzung auf telefonische Instruktion des Spediteurs von der vorherigen Exportsachbearbeiterin kurz vor dem Warenimport gemacht wurde. Mit diesem Zusatz kann nun auch die EU-Ware zollfrei unter EUR-MED Bedingungen in Tunesien importiert werden.

Zusammengefasst haben Sie nun folgende Erkenntnis:
Die Geschäftsleitung stiehlt sich aus der Verantwortung, der Beschaffung gegenüber besteht keine Weisungsbefugnis und die Exportabteilung befindet sich bezüglich Ursprungswesen im Blindflug und vertraut Partnern / Kunden ohne Vorbehalt.

Strategie entwickeln für eine erfolg­rei­che Ursprungsüberprüfung

Nun haben Sie für die Ursprungsüberprüfung genau zwei Optionen:

  1. Entweder Sie werfen die Flinte ins Korn und geben auf
  2. Oder Sie ergreifen die Initiative und erstellen einen Masterplan zur eigentlichen Vorbereitung der anstehenden Warenursprungsüberprüfung. Diesen Plan sollten Sie dann auch gleich nutzen zur nachhaltigen Verbesserung der gemachten Erkenntnisse innerhalb des Unternehmens.
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FineSolutions Tipp

Aufmerksamkeit innerhalb einer Firma für ein Thema wie präferenzielle Ursprungsbewirtschaftung zu bekommen, ist mitunter ein sehr schwieriges Unterfangen. Das Thema wurde über viele Jahre eher vernachlässigt. Mittlerweile erlebt die Thematik eine richtiggehende Auferstehung. Der Grund ist einfach: Verschiedene Staaten haben erkannt, dass sie durch vermehrte Ursprungsprüfungen relativ einfach zusätzliche Einnahmen von Zollabgaben generieren können. Denn dazu braucht es keine neuen Gesetze oder Verordnungen, es muss einfach einmal überprüft werden, ob die bestehenden Verträge eingehalten werden.

Zögern Sie nicht und suchen Sie sich auch externe Unterstützung, wie wir sie in Form der Begleitung der Ursprungsprüfung individuell nach Ihren Anforderungen anbieten. Dies auch dann, wenn Sie merken, dass Sie bei Entscheidungsträgern in Ihrer Firma nicht weiterkommen. Das Ausstellen falscher Ursprungsnachweise ist kein Kavaliersdelikt und kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen!

Vergessen Sie auch nie: «Nicht Wissen schützt vor Strafe nicht!»

Sensibi­li­sie­rung der Geschäfts­lei­tung zum Thema präferen­zi­el­ler Warenursprung

Die Geschäftsleitung muss zum Thema präferenzieller Warenursprung sensibilisiert werden. Die Koordination muss auf Geschäftsleitungsstufe erfolgen, da Sie als Exportsachbearbeiterin nicht über die notwendigen internen Weisungsbefugnisse verfügen dürften.

  • Klären Sie die Geschäftsleitung darüber auf, was der Firma und im Einzelnen der ursprungsverantwortlichen Person drohen können.
  • Stellen Sie klar, dass im Unternehmen abteilungsübergreifend eine Aufbau- / Ablauforganisation zur Bewirtschaftung des präferenziellen Ursprungs geschaffen werden muss.

Die GL-Mitglieder und Vertriebsverantwortlichen im Verkauf Export müssen auch wissen, dass das ganze System freiwillig ist. Stellen Sie aber präferenzielle Ursprungsnachweise aus, so sind Sie verpflichtet, die Spielregeln einzuhalten.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Stellen Sie sicher, dass kein blindes Vertrauen mehr gegenüber Kunden / Partnern / Lieferanten gelebt und alles für selbstverständlich akzeptiert wird. Dahinter verbergen sich oft unterschiedliche Interessen, welche wie hier im Fall dargestellt, zu erheblichen Problemen beim Schweizer Exporteur führen können. Das Interesse des Spediteurs ist, die Ware schnell und kostengünstig zu liefern. Der Importeur / Kunde möchte möglichst wenig Einfuhrzölle, Einfuhrsteuern und sonstige Abgaben bezahlen. Was die Anpassung der Rechnung aber für Sie als Exporteur im Detail bedeutet, ist Ihren Partnern / Kunden ziemlich egal.

Intensive Vorberei­tung der Ursprungsprüfung

Nun müssen Sie sämtliche Artikelpositionen der Handelsrechnung durchgehen und die entsprechenden Ursprungsnachweise in EUR-MED-Form für verwendete Vormaterialien prüfen.

  • Für die Produkte mit EU-Ursprung dürfte es praktisch unmöglich werden, nachträglich solche Vor-Ursprungsnachweise in EUR-MED-Form zu organisieren.
  • Für alle im Hause produzierten Artikel müssen gemäss Listenregeln (mehrheitlich Positionssprung oder Wertkriterium) ebenfalls die Nachweise beigebracht werden.
  • Bei einem Wertkriterium muss der Ursprung gemäss einer Präferenzkalkulation aller verwendeter Vormaterialien plus der im Inland erbrachten Leistungen (Arbeit / Gewinn) nachgewiesen werden.

Nachdem Sie alle Positionen geprüft haben, erkennen Sie in etwa die Tragweite Ihrer Verfehlungen infolge falscher Ursprungsdeklaration. Bedenken Sie allenfalls nochmals, ob Sie mit externer Hilfe noch eine negative Ursprungsüberprüfung verhindern können. Falls nicht, fassen Sie nun alle Erkenntnisse und Unterlagen zum Warenursprung in einer Mail zusammen und senden Sie diese an Ihre zuständige Zollkreisdirektion.

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Nachdem Sie oder Ihr Vorgesetzter festgestellt hat, dass nichts mehr zu retten ist, empfehlen wir Ihnen, die begangenen Verfehlungen im Mail offen und proaktiv gegenüber dem Zoll zu kommunizieren. Diese Strategie ist sicherlich vorteilhafter, als wenn Sie versuchen, diese Fehler unter den Teppich zu kehren. Zeigen Sie auch eine aktive, konstruktive Mitarbeit in der Überprüfung an, und halten Sie die gesetzten Fristen unbedingt ein.

In unserem Fall wird das Resultat der Überprüfung negativ sein, da für die Handelswaren aus der EU keine nachträglichen Präferenznachweise in EUR-MED-Form beschafft werden konnten. Die Person im EA-Auskunftsbogen mit Weisungsbefugnis kann mit einer Strafe belegt werden (Busse und / oder Strafverfahren). In gewissen Fällen droht der Firma aus Schweizer Sicht der Entzug des Status eines Ermächtigten Ausführers. Bei Ihrem ausländischen Kunden können Nachforderungen von Zollabgaben ausgelöst werden. Die Beziehung zu Ihrem Importeur / Kunden könnte infolge des ramponierten Images ebenfalls belastet werden.

Zu guter Letzt: Ursprungs­prü­fung auch als Chance sehen

Eine erstmalige Ursprungsüberprüfung im Bereich des präferenziellen Ursprungs löst sicherlich keinen Freudenschrei aus. Wenn man den Fokus nicht verliert, Defizite und Lücken feststellt, Entscheidungsträger und Verantwortliche und vor allem Verbündete (intern und extern) ins Boot holt, kann man die Überprüfung auch als Chance sehen. Eine saubere Risikoanalyse sowie eine offene, proaktive Kommunikation gegenüber der Eidgenössischen Zollverwaltung können trotz negativer Überprüfung langfristig zum Erfolg führen. Ein weiterer positiver Aspekt dürfte auch Ihr Puls sein, der sich bei allfälligen weiteren Prüfungen wieder im normalen Rahmen bewegen dürfte. Falls Sie Unterstützung dafür benötigen, stehen wir Ihnen im Rahmen unserer umfassenden Zollberatung jederzeit gerne zur Verfügung.

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