Ermäch­tigter Ausführer

Ein Ermächtigter Ausführer (EA) ist im Besitz einer Bewilligung der Zollbehörde für die vereinfachte Erstellung von Präferenznachweisen. Das Ausstellen einer EUR.1 ist mit internem Aufwand verbunden und kann zeitraubend sein, sofern Ihr Unternehmen nicht den Status eines «Ermächtigten Ausführers» besitzt. Als Ermächtigter Ausführer hat eine Firma verschiedene Privilegien, die den Warenverkehr in Bezug auf die Anwendung der Freihandelsabkommen beschleunigen. Das Ausstellen von Präferenznachweisen entfällt auch in diesem Falle nicht, doch es wird vereinfacht.
Welche Vorteile der Status als Ermächtigter Ausführer mit sich bringt und welche Voraussetzungen und Pflichten Ihre Firma dabei erfüllen muss, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ein Ermächtigter Ausführer (EA) ist eine exportierende Firma, die im Besitz einer EA-Bewilligung des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) ist. Dank des Status als Ermächtigter Ausführer darf sie die Vereinfachungen beim Ausstellen von Präferenznachweisen nutzen.

Mit dem Status des Ermächtigten Ausführers hat Ihre Firma folgende Vorteile:

• Wertgrenze: Die Rechnungserklärung als Präferenznachweis kann immer verwendet werden, unabhängig davon, wie hoch der Warenwert der Sendung ist. Dies ist ein Vorteil für den Exporteur, da der zeitliche Aufwand für die Erstellung der EUR.1 wegfällt. (Ausgenommen im Verkehr mit den GCC-Staaten: da müssen auch Ermächtigte Ausführer eine EUR.1 erstellen). Wenn Sie weitere Details erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Fachbeitrag Wertgrenzen, in dem wir auch auf die Spezialregeln eingehen.
• Unterschrift: Sie müssen nicht mehr jede Rechnung handschriftlich unterzeichnen. Die Ursprungserklärung von Ermächtigten Ausführern muss nicht im Original unterschrieben werden und der Präferenznachweis ist beim Import auch als Kopie gültig. Dieser Vorteil kann beispielsweise genutzt werden, sofern Ihre Versandpapiere des Transports verloren gehen. Sie können dem Kunden oder Spediteur die Rechnung per E-Mail zukommen lassen und es benötigt keine Originalrechnung mit Unterschrift.
• Abfertigungszeiten/logistische Vorteile: Bei einer Sendung, welche mit einer EUR.1 begleitet wird, muss der Spediteur die Zollöffnungszeiten beachten. Die EUR.1 kann nur in den Öffnungszeiten der entsprechenden Zollstellen abgestempelt werden. Bei einer Rechnungserklärung müssen keine Dokumente am Zollschalter vorgelegt werden und somit ist der Spediteur zeitlich flexibler bei der Abwicklung Ihrer Exportsendungen.

Sehen Sie sich die einzelnen Vorteile auch in der Grafik an:

Damit eine Firma Privilegien vom Zoll für das vereinfachte Ausstellen von Präferenznachweisen erhält, muss sie im Gegenzug gewisse Voraussetzungen erfüllen und sich an einige Pflichten halten.

Voraussetzungen

Die Voraussetzungen für den Erhalt der Bewilligung sind in Artikel 13 der «Verordnung über das Ausstellen von Ursprungsnachweisen» festgehalten. Danach muss eine Firma:

• Regelmässig Waren mit Präferenznachweis ins Ausland exportieren.
• Im schweizerischen Handelsregister oder im liechtensteinischen Öffentlichkeitsregister eingetragen sein.
• Über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen und die fachlichen und organisatorischen verantwortlichen Personen festlegen. Diese Personen müssen wissen, wie sich eine Ware als präferenzberechtigt qualifiziert; das heisst, sie müssen wissen, was Listenregeln darstellen, wie sie zu interpretieren sind und wie eine Präferenzkalkulation durchgeführt wird.
• Gewähr bieten, dass die Präferenznachweise zu Recht ausgestellt werden.
• In der Lage sein, jederzeit gegenüber dem BAZG nachzuweisen, dass die Waren zu Recht mit Präferenznachweis ausgeführt wurden.

Pflichten

Die Pflichten des Ermächtigten Ausführers werden in Artikel 17 geregelt:

• Die oben aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt bleiben.
• Ein EA sorgt dafür, dass die verantwortlichen Personen über die notwendigen Kenntnisse verfügen und sich regelmässig fachlich weiterbilden.
• Ein EA wirkt bei Kontrollen durch die Zollbehörde mit, indem er:
  

  • Einsicht in die Herstellungsvorgänge gewährt
  • Abläufe offenlegt
  • Geschäftsdokumente und Unterlagen bereitstellt und herausgibt
  • Auskunft erteilt
  • Bei umfangreichen Überprüfungen die benötigten Daten in der vom BAZG verlangten Form elektronisch zur Verfügung stellt.

• Der Ermächtigte Ausführer unterstützt das BAZG bei der Erstellung einer Risikoanalyse, indem er die notwendigen Angaben liefert. Der EA muss in der Lage sein, den EA-Auskunftsbogen auf Verlangen des BAZG auszufüllen und einzureichen. Anhand dieser Informationen kann die Zollbehörde die Risikobeurteilung durchführen.
• Der EA befolgt die vom BAZG erteilten Weisungen und trifft die erforderlichen Massnahmen. Es ist wichtig, dass Sie den Newsdienst des Bundes abonnieren, damit Sie über Änderungen stets informiert werden und die erforderlichen Massnahmen im Betrieb treffen können.
• Der EA teilt der Zollbehörde unverzüglich mit:
  

  • Sofern sich die oben aufgeführten Voraussetzungen geändert haben.
  • Änderungen administrativer Daten (z.B. Adressänderung, neuer Sitz oder Firmenname, Wechsel der gemeldeten verantwortlichen Personen)
  • Änderungen der Firmenstrukturen durch Fusionen
  • Alle Veränderungen von gewisser Tragweite bei Daten, welche der Ermächtigte Ausführer im Auskunftsbogen bekannt gegeben hat (z.B. Aufgabe der Produktion oder der Exporttätigkeit, komplett neues Warenspektrum usw.).

Unten finden Sie den Wortlaut der Ursprungserklärung, wie er auf der Rechnung im Abkommen Schweiz-EU als Ermächtigter Ausführer lauten muss:

Und hier noch der Vollständigkeit halber, wie der Wortlaut der Ursprungserklärung auf der Rechnung im Abkommen Schweiz-EU als NICHT Ermächtigter Ausführer lauten muss:

Die Rechnungserklärung wird in fast allen Abkommen anerkannt, mit welchen die Schweiz oder die EFTA ein Freihandelsabkommen unterhält.

Die Ausnahmen sind:

• Freihandelsabkommen EFTA-GCC
  Für das Freihandelsabkommen zwischen der EFTA und den GCC-Staaten (Bahrain, Katar, Kuwait, Oman, Saudi-Arabien sowie die Vereinigten Arabischen Emirate) muss auch ein Ermächtigter Ausführer für sämtliche Rechnungswerte eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 in englischer Sprache ausstellen.
• Freihandelsabkommen Schweiz-Japan
  Es muss eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 für sämtliche Warenwerte erstellt werden. Nur Ermächtigte Ausführer dürfen die «Ursprungserklärungen auf der Rechnung» ausstellen.
• Freihandelsabkommen Schweiz-China
  Firmen, die den EA-Status nicht besitzen, müssen die spezielle Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 CN mit englischsprachigem Vordruck verwenden. Firmen mit EA-Status dürfen die «Ursprungserklärung auf der Rechnung» verwenden, allerdings mit Angabe einer klar definierten Seriennummer. Die Rechnung muss zudem vor der geplanten Ausfuhr über eine Datenaustausch-Plattform elektronisch dem Zoll übermittelt werden.

Die einzusetzende Seriennummer muss 23-stellig sein und setzt sich wie folgt zusammen:

Nicht benötigte Stellen sind vor den Nummern mit der Ziffer 0 zu belegen. Beispiel:

Serial-No.: 001232021020100000×4567

Ein Ermächtigter Ausführer sollte keine EUR.1 erstellen, da er somit nicht von den Vereinfachungen profitiert, welcher der EA dank der Bewilligung nutzen kann. Es ist aber nicht verboten, eine EUR.1 auszustellen. Bei einer EA-Statusüberprüfung wird die Zollbehörde Sie aber darauf hinweisen, dass Sie die Vorteile der Bewilligung auch entsprechend nutzen sollten. Zudem könnte es vermehrt zu Ursprungsüberprüfungen (s. dazu unseren Blogbeitrag Ursprungsüberprüfung steht an – Was ist zu tun?) kommen. Diese werden vom Bestimmungsland bei der Schweizer Zollbehörde beauftragt, wenn Sie nicht mit der vorgesehenen Rechnungserklärung für das jeweilige Abkommen arbeiten.

Einige Länder, wie z. B. die Türkei, verlangen immer wieder eine EUR.1 und akzeptieren die Rechnungserklärung nicht als Präferenznachweis. Im Abkommen EFTA-Türkei ist aber klar festgehalten, dass Ermächtigte Ausführer die Ursprungserklärung auf der Rechnung andrucken dürfen und keine EUR.1 erstellen müssen. Auch nicht Ermächtigte Ausführer dürfen die Rechnungserklärung verwenden, sofern der Rechnungsbetrag unter CHF 10’300 liegt oder unter EUR 6’000.

Empfehlung des BAZG vom 5. September 2022: Die Türkischen Zollbehörden beanstanden vermehrt Ursprungserklärungen und EUR.1 in welchen die Bezeichnung «Türkei» verwendet wird. Deshalb empfiehlt das BAZG entweder den ISO-Code «TR» oder «Türkiye» anstelle von «Türkei» zu deklarieren.

Prüfen Sie zuerst die Voraussetzungen und Pflichten, welche Sie sicherstellen müssen, bevor Sie einen EA Antrag einreichen. Gerne unterstützen wir Sie beim Beantragen des EA-Status mit unseren Beratungsdienstleistungen.

Sofern Sie die Voraussetzungen erfüllen, müssen Sie ein Gesuch mit dem EA-Antrag bei der zuständigen Regionalebene (früher Zollkreisdirektion) einreichen. Dafür müssen Sie den EA-Auskunftsbogen ausfüllen und darin unter anderem Ihre betriebsinternen Prozesse für die Präferenzermittlung beschreiben. Das Gesuch kann per E-Mail zusammen mit dem ausgefüllten EA-Auskunftsbogen an Ihre zuständige Regionalebene eingereicht werden.

Zuständige Regionalebene (Sitz des Unternehmensdomizils):

• BS, BL, AG:
  Zoll Nord, Aufgabenvollzug, Elisabethenstrasse 31, Postfach 149, 4010 Basel
• ZH, LU, SZ, OW, NW, GL, ZG, SH, TG:
  Zoll Nordost, Aufgabenvollzug, Bahnhofstrasse 62, Postfach 312, 8201 Schaffhausen
• AR, AI, SG, GR, FL:
  Zoll Ost, Aufgabenvollzug, Triststrasse 5, 7000 Chur
• UR, TI:
  Dogana Sud, Esecuzione di compiti, Via Proda 10, 6900 Lugano
• VD, VS, GE:
  Douane Ouest, Exécution des tâches, Av. Louis-Casaï 84, 1216 Cointrin
• JU, NE, BE, FR, SO:
  Zoll Mitte, Aufgabenvollzug, Bielerstrasse 57, 3250 Lyss

Sie können das offizielle BAZG-Antragsdokument direkt herunterladen: EA-Auskunftsbogen im Excel-Format.

Das genaue Vorgehen sowie die Kontaktdaten der Regionalebenen finden Sie unter dieser Seite der Zollbehörde.

Erteilen der Bewilligung

Gemäss Artikel 14 der «Verordnung über das Ausstellen von Ursprungsnachweisen» wird die EA-Bewilligung wie folgt erteilt:

• Das BAZG prüft, ob die Voraussetzungen nach Artikel 13 erfüllt sind.
• Sie kann bei Bedarf:
  

  • weitere Unterlagen und Informationen verlangen
  • Ursprungsnachweise überprüfen
  • vor Ort Einblick in die Organisation und in die Geschäftstätigkeit nehmen

• Sie berücksichtigt, ob die Firma innerhalb der letzten drei Jahre vor der Einreichung des Gesuchs:
  

  • eine Widerhandlung gegen diese Verordnung begangen hat
  • eine schwere Widerhandlung oder wiederholt Widerhandlungen gegen Bundesrecht begangen hat, soweit dessen Vollzug dem BAZG obliegt

• Erfüllt die Firma die Voraussetzungen nach Artikel 13, so erteilt ihr das BAZG kostenlos die unbefristete Bewilligung und teilt eine Bewilligungsnummer zu
• Das BAZG kann die Bewilligung mit Bedingungen und Auflagen versehen
• Sie kann die Bewilligung:
  

  • für alle Niederlassungen des Ermächtigten Ausführers erteilen
  • auf einzelne Niederlassungen des Ermächtigten Ausführers beschränken

• Das BAZG entscheidet spätestens 60 Tage nach Erhalt der vollständigen Unterlagen über die Bewilligung

Art. 18 Entzug der Bewilligung

Gemäss Artikel 18 der Verordnung kann die Bewilligung aus folgenden Gründen entzogen werden:

• Das BAZG entzieht die Bewilligung, wenn:
  

  • die Voraussetzungen nach Artikel 13 nicht mehr erfüllt werden
  • gegen die vorgeschriebenen Pflichten (Art. 17) verstossen wird
  • die Bedingungen und Auflagen nicht eingehalten werden
  • wiederholt Widerhandlungen gegen das Bundesrecht begangen werden, soweit dessen Vollzug dem BAZG obliegt.

Bevor Sie den Status als Ermächtigter Ausführer beantragen, sollten Sie für Ihre Firma zuerst prüfen, ob sich die Präferenzabwicklung überhaupt lohnt. Dazu empfehlen wir, dass Sie als Erstes eine Kosten-/Nutzenanalyse durchführen. Auf der Kostenseite stehen die nicht unerheblichen internen Aufwände für die Präferenzabwicklung (Präferenzermittlung, Präferenzkalkulation, Verpflichtungen als EA etc.), die Sie betreiben müssen versus den möglichen Zolleinsparungen im Bestimmungsland bei korrekter Anwendung eines Freihandelsabkommens.

Wir können Sie dabei mit unserer «Nutzen-Analyse Freihandelsabkommen» wirkungsvoll unterstützen und entlasten. Schon zahlreiche Firmen haben danach festgestellt, dass sich eine Präferenzabwicklung gar nicht oder kaum lohnt.

Herzstück sowohl für den Erhalt des Status Ermächtigter Ausführer als auch Grundlage für spätere Strichprobenkontrollen seitens des Zolls stellt der Auskunftsbogen dar. Anhand dieses Fragebogens beurteilt die Zollbehörde, ob eine Firma in der Lage ist, die Korrektheit von Präferenznachweisen zu jedem Zeitpunkt zu garantieren und ob das dazu benötigte Wissen bereits vorhanden ist.

In diesem Fragenkatalog des BAZG müssen – um ein paar Beispiele zu nennen – folgende Angaben gemacht werden:

• Welcher Mitarbeiter ist für die korrekte Ausstellung von Präferenznachweisen innerhalb der Firma hauptverantwortlich? Welcher Mitarbeiter stellt hauptsächlich Präferenznachweise aus und welcher Mitarbeiter ist für die Koordination unter den verschiedenen Teilverantwortlichen, die mit Aufgaben im Rahmen des präferenziellen Ursprungs betraut sind, zuständig?
• Das Exportvolumen des Vorjahrs muss je Bestimmungsland angegeben werden (Tabellenaufstellung). Welcher Anteil davon ist präferenzberechtigt?
• Auch Einkaufszahlen werden verlangt wie Gesamtvolumen, welchen Anteil davon aus dem Ausland in die Schweiz importiert wird und wiederum welcher Anteil davon präferenzberechtigt ist.
• Eine verantwortliche Person im Bereich des Einkaufs ist zu nennen.
• Die häufigsten im Export verwendeten Zolltarifnummern müssen anteilmässig angegeben werden.
• Auf welche Art und Weise wird die präferenzielle Ursprungseigenschaft sowohl im Einkauf als auch im Verkauf ermittelt?
• Wie werden sowohl der Gesamtverantwortliche als auch die Sachbearbeiter, welche Präferenznachweise ausstellen, zum Thema «präferenzieller Warenursprung» geschult?
• Wie informiert sich die Firma über Neuerungen im Bereich des präferenziellen Warenursprungs?

Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen oft die Präferenzeigenschaft (den Präferenzstatus) je Artikel im Einkauf gar nicht festhalten. Dadurch kann die Verkaufsabteilung den präferenziellen Ursprung niemals korrekt ermitteln. Dafür benötigt es zuerst einen detaillierten Prozessablauf zur Belegkontrolle im Einkauf, damit die Präferenzkontrolle gegeben ist.

Ja, die gibt es!

Beantragen Sie unsere kostenlose Checkliste «Sind Sie bereit für den EA-Status?».
Prüfen Sie, ob Ihre Firma die Voraussetzungen eines EA’s erfüllen kann.

Nach einer gewissen Zeit werden Ermächtigte Ausführer vom BAZG aufgefordert, den EA-Auskunftsbogen erneut auszufüllen. Es erfolgt eine EA-Statusüberprüfung und die Zollbehörden möchten damit beurteilen können, ob Sie den Voraussetzungen für einen EA noch gerecht werden. Zudem gibt der EA-Auskunftsbogen dem BAZG eine gute Übersicht über Ihre Import- und Exportgeschäftsfälle, internen Prozesse, Einkaufs- und Verkaufszahlen etc., welche für die Risikobeurteilung Ihres Betriebs massgebend sind.

Beachten Sie auch die Meldepflicht, die ein Ermächtigter Ausführer hat. Wenn Sie etwa eine Adressänderung, Änderung des Firmennamens, Fusionierung, Zukauf von weiteren Gesellschaften oder ein Wechsel der verantwortlich gemeldeten Personen durchführen, müssen Sie dies dem BAZG entsprechend mitteilen. In diesen Fällen kommt es auch häufig vor, dass Sie den EA-Auskunftsbogen nochmals ausfüllen und einreichen müssen.

Das BAZG hat im September 2022 eine EA-Liste veröffentlicht, in der alle Firmen mit einer EA-Bewilligung aufgeführt sind. In dieser Liste können Sie Ihre EA-Bewilligungsnummer prüfen.

Der EA-Status umfasst einen kleinen Teil-Aufgabenbereich in einer Firma: So darf ein Ermächtigter Ausführer Ursprungsnachweise unter Angabe der Bewilligungsnummer «vereinfacht» ausfertigen (ohne Berücksichtigung des Warenwerts und ohne Unterschrift).

Der AEO (Authorised Economic Operator) bzw.  «ZWB» (Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter, wie er oftmals noch in Deutschland genannt wird) ist hingegen ein umfassender und weitgehender Status, der von der Zollbehörde auf Anfrage an Wirtschaftsbeteiligte nach bestandener Prüfung erteilt werden kann. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, dass AEO’s international als sicheres Glied in der ganzen Logistikkette gelten. Ein geregelter Ablauf beim Ausstellen von Ursprungsnachweisen ist übrigens ein zwingendes Kriterium für einen AEO und ein EA-Status hilft dabei, die Fragen in diesem Kapitel schneller abzuhacken.

Somit hat der AEO also einen ganz anderen Fokus als der EA und nichts mit der Nutzung von Freihandelsabkommen zu tun. Gleichwohl werden beide Status von der gleichen Behörde (BAZG) geprüft und erteilt, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.