AEO

Erfahren Sie, was hinter dem AEO bzw. ZWB steckt und wie Sie diesen freiwilligen Zollstatus beim BAZG (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit) beantragen können. Wir gehen ebenfalls der Frage nach, ob sich der AEO für Ihr Unternehmen lohnen wird und was die praktischen Vorteile sind. Zudem geben wir Ihnen aktuelle Zahlen bekannt sowie einige Tipps aus unserer Beraterpraxis.

AEO («Authorised Economic Operator») ist der Programmname in vielen Ländern im Rahmen des «SAFE»-Frameworks der Weltzollorganisation (WCO). In einigen Ländern gibt es ähnliche Programme mit anderen Namen. Es handelt sich beim AEO bzw. «ZWB» (Übersetzung in Deutschland – Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) um einen freiwilligen Zollstatus, den dafür qualifizierte Firmen nach einer erfolgreichen Zertifizierung bei ihrer nationalen Zollbehörde erlangen können. Ein AEO gilt, sofern die betreffenden Länder ein gegenseitiges Abkommen abgeschlossen haben, innerhalb einer geschlossenen Lieferkette im internationalen Warenverkehr als besonders

Wie beschrieben, gibt es verschiedene Programme im Rahmen des SAFE-Standards, die nicht kompatibel sind, was oft zur Verwirrung führt, da man die Programme aufgrund ihres Namens gar nicht als solche erkennt. Zwar ist «AEO» der weitaus am häufigsten verwendete Name für ein solches Programm, aber daneben gibt es noch viele weitere:

Wichtig ist auch zu verstehen, dass es selbst innerhalb des «AEO’s» keine Einheit gibt, weshalb die Staaten untereinander den Status nur anerkennen, nachdem sie sich ausgetauscht und ein Abkommen abgeschlossen haben.

Aus Behördensicht soll der AEO Status ein modernes und effektives Risikomanagement ermöglichen. Unternehmen mit diesem freiwilligen Status sollen mit Vergünstigungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen und / oder Vereinfachungen gemäss den Zollvorschriften profitieren. Die Voraussetzungen zur Erreichung des AEO Status beschreiben wir weiter unten und die für die Selbstbewertung für die Zertifizierung notwendigen Unterlagen sind auf der Webseitensektion Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter / AEO der Zollbehörde abrufbar.

In der Schweiz ist es seit 2011 möglich, den Schweizer AEO Status zu beantragen und bisher haben (Stand: Oktober 2022) 147 Firmen diesen Status mittels einer erfolgreichen AEO-Zertifizierung erhalten.

Der AEO Schweiz zeichnet sich im Gegensatz zur EU, an den sich die Schweiz angelehnt hat, durch folgende Besonderheiten aus:

Den AEO in der EU gibt es schon seit dem 1.1.2008 und damit ein paar Jahre länger als in der Schweiz. Es war die Antwort der Europäischen Kommission als Folge auf den Anschlag des 11.9.2001. Das EU-Zollrecht wurde in der Folge um einen zentralen Punkt – das Sicherheitspaket – erweitert und in diese Erweiterung wurde dann in den Zollkodex eingebaut. Dabei war der Grundgedanke, dass Kontrollen der Wirtschaftsbeteiligten nicht mehr ausschliesslich auf der eher zufälligen Einzelentscheidung eines Zollbeamten, sondern generell auf einer Risikoanalyse basieren.

Im Gegensatz zur Schweiz kann das AEO-Zertifikat in drei Varianten erteilt werden:

• AEO C (AEO Customs  – zollrechtliche Vereinfachungen)
• AEO S (AEO Safety & Security – sicherheitstechnische Vereinfachungen)
• AEO C/S (früher AEO F (Full) – Eine Kombination von zoll- und sicherheitsrechtlichen Vereinfachungen)

Der von den nationalen Zollbehörden eines Mitgliedstaates verliehene Status wird von allen Mitgliedstaaten anerkannt. Er gilt also im gesamten Zollgebiet der EU. Zusätzlich wird er auch in den Staaten anerkannt, mit den denen die EU entsprechend internationale Vereinbarungen getroffen hat (wie mit der Schweiz).  Der genaue Inhalt der einzelnen Zertifikatsformen wird erst klar beim Blick auf die damit verbundenen Vorteile und Auflagen. Er erlaubt auch die Entscheidung darüber, ob und wann ein Unternehmen den Antrag zur Bewilligung stellen sollte.

Wir beschreiben diese Zertifikatsformen gleich anschliessend, doch können wir jetzt schon vermerken, dass die gesetzliche Ausgestaltung in der EU praktisch dazu führt, dass jeder Wirtschaftsbeteiligte, der die Voraussetzungen für das AEO S-Zertifikat erfüllt, auch die des AEO C-Zertifikats. Somit könnte eine solche Firma auch gleich die «Kombi» in Form des AEO F-Zertifikats beantragen. Das zeigt sich dann auch in den Zahlen per Ende 2020, basierend auf der AEO Datenbank, wo die einzelnen Formen folgende Anteile haben:

Was den Schweizer überraschen mag, ist die hohe Anzahl von AEO’s in der EU. Sie ist überproportional hoch im Vergleich zur relativen Anzahl Firmen in der Europäischen Union und der Schweiz. Das hängt damit zusammen, dass sich das Vorhandensein eines AEO-Status in der EU positiv auswirkt auf weitere Verfahrenserleichterungen (wie z.B. den Status als Ermächtigter Ausführer). In der Schweiz bleibt dieser Vorteil (noch) aus.

Exporteure in der EU müssen sich zudem überlegen, welche Zertifikatsform das Bestimmungsland im Rahmen der gegenseitigen Anerkennung akzeptiert. So ist z.B. während den Verhandlungen der EU mit den USA bekannt geworden, dass die USA nur den AEO C/S anerkennen wird, was somit rund die Hälfte aller zertifizierten Firmen keine Erleichterungen bringt.

Der Status AEO C ist für Unternehmen in der EU gedacht, welche die verschiedenen im Zollrecht vorgesehen Vereinfachungen in Anspruch nehmen möchten. Für die Erteilung einer solchen Bewilligung muss ein EU-Unternehmen einige Kriterien erfüllen (keine schwerwiegenden oder wiederholten Verstöße, ausgeprägte Kontrolle seiner Tätigkeiten nachweisen, etc.) und erhält dadurch folgende Begünstigungen:

Diese AEO-Bewilligung kann auch dann erteilt werden, wenn das Kriterium angemessener Sicherheitsstandards nicht erfüllt ist. Nach unserer Erfahrung wäre diese Form der AEO-Bewilligung auch für zahlreiche Schweizer Firmen hilfreich, die oftmals wegen alter Gebäude den Schweizer AEO nicht beantragen können. Allerdings ist der AEOC in der EU kein «vollwertiger» AEO, da den Inhabern einer solchen Bewilligung die mit dem AEO-Status verbundenen Begünstigungen im Zusammenhang mit der Sicherheit der internationalen Lieferkette nicht gewährt werden. Deshalb wird in Bezug auf Abkommen über gegenseitige Anerkennung (MRA) mit Drittstaaten der Status eines AEOC gegenwärtig nicht berücksichtigt.

Der Status AEO S ist für Unternehmen in der EU gedacht, welche die verschiedenen sicherheitsrelevanten Vereinfachungen bei Zollkontrollen in Anspruch nehmen möchten, wenn ihre Waren in das oder aus dem Zollgebiet der Europäischen Union transportiert werden. Wie beim AEO C sind für die Erteilung einer solchen Bewilligung Kriterien zu erfüllen, die beim AEO S um angemessene Sicherheitsstandards erhöht wurden. Als «Belohnung» erhalten Firmen mit diesem Standard folgende Vorteile:

Ein AEOS ist als Wirtschaftsbeteiligter anerkannt, der angemessene Massnahmen zur Sicherung seiner Geschäftsabläufe getroffen hat und daher sowohl aus der Sicht der zuständigen Behörden als auch seiner Handelspartner ein zuverlässiger Partner in der internationalen Lieferkette ist. Der AEOS-Status wird im Zusammenhang mit gegenseitigen Anerkennungen mit Drittländern wie z.B. der Schweiz berücksichtigt. Gemäss letzten Informationen würde er aber nicht reichen für eine gegenseitige Anerkennung der Status zwischen der EU und den USA!

Eine Firma in der EU kann gleichzeitig eine AEO C- plus eine AEO S-Bewilligung innehaben. In diesem Fall muss sie die oben geschilderten Anforderungen erfüllen und kann dann auch die mit beiden Bewilligungen verbundenen Begünstigungen in Anspruch nehmen. In einem solchen Falle stellt die entscheidungsbefugte Zollbehörde eine «kombinierte Bewilligung» aus. Zum Zweck der Verwaltung der beiden Bewilligungen stellt die Behörde dann anhand einer individuellen AEO-Bewilligungsnummer (zurzeit bestehend aus dem Ländercode gefolgt von den Buchstaben «AEOF» (für «full») und der nationalen Nummer) eine kombinierte Bewilligung aus.

Die AEO F Abkürzung hat sich aber nicht einheitlich in der EU etabliert, sodass gewisse Länder / Behörden auch von der «AEOC und AEOS-Bewilligung» oder der «kombinierten Bewilligung» sprechen.

Nach den Terroranschlägen am 11. September 2001 (Nine-Eleven oder 9/11) haben die USA verschärfte Massnahmen zur Bekämpfung des internationalen Terrorismus eingeleitet. Diese führten unter anderem dazu, dass die Weltzollorganisation (WZO) das Framework «SAFE» (Standard to Secure and Facilitate Global Trade) erliess. Dieses Werk beinhaltete folgende vier Kernelemente:

Damit sollen folgende Hauptziele erreicht werden:

Um diese Ziele zu erreichen, wurde der besondere Status geschaffen, welcher in der Schweiz AEO heisst. An der internationalen Lieferkette sollen nur noch sichere und zuverlässige Unternehmen teilnehmen:

Das heisst, dass ein AEO nach erfolgreicher Prüfung als besonders zuverlässig und vertrauenswürdig gilt. Die vollständige Umsetzung dieses Unterfangens ist natürlich sehr ambitiös in Anbetracht der Millionen von Unternehmen, die an diesen ganzen Prozessen weltweit beteiligt sind. Da es in der Praxis immer wieder vorkommt, dass ein oder mehrere Teilnehmer keinen AEO-Status haben, wurde begonnen, mit «Sicherheitserklärungen» zu arbeiten.

Die Sicherheitserklärung für AEO wurden geschaffen, damit die Lieferketten nicht komplett kollabieren. Denn trotz aller Bemühungen der Behörden, dem AEO-Status zum Durchbruch zu verhelfen, muss man konstatieren, dass die Erfolge dazu in der Praxis wenig gebracht haben, weil nur eine Minderheit der Firmen das AEO-Zertifikat erworben hat. Das gilt insbesondere für die Verhältnisse in der Schweiz, wo wir auf diese Zahlen verweisen: Gibt es eine Liste zertifi­zierter AEO Firmen?

Mittels einer Sicherheitserklärung kann sich ein Beteiligter mit AEO-Status von einem Beteiligten ohne AEO-Status die Garantie geben lassen, dass letzterer zumindest die Sicherheitsstandards einhält. Damit bezeugt der Nicht-AEO, dass er über Abläufe und Sicherheitsvorschriften wie ein AEO-Unternehmen verfügt und damit problemlos den AEO-Beteiligten weiter beliefern kann.

Die Behörden sehen folgende AEO Vorteile vor für Firmen, die diesen Status erlangt haben:

Diese direkten Vorteile haben wir als Zollberater bisher aber kaum in der Praxis angetroffen und sind aus unserer Sicht somit eher theoretischer Natur.

Da sich doch schon einige Firmen in der Schweiz zertifiziert haben, stellt sich die Frage, ob es wohl auch indirekte Vorteile geben mag:

Ob sich diese Vorteile für die einzelnen Unternehmen rechnen, wissen wir nicht. Zumal man bedenken muss, dass der Aufwand für die Zertifizierung, je nach Ausgangssituation, sehr hoch sein kann und zudem regelmässige Re-Audits durch die Zollbehörde stattfinden. Die Erlangung des AEO-Status ist also keine einmalige Sache, sondern muss laufend gepflegt und unterhalten werden, damit man spätere Nachkontrollen besteht.

Da nicht alle Länder bzw. Ländergruppen alle 1’600 Seiten des SAFE-Frameworks der WZO umsetzen, überprüfen die an einem Abkommen interessierten Länder sich gegenseitig. Das heisst, es finden Verhandlungen zwischen den Parteien statt, um sicherzustellen, dass der jeweilige Partner den eigenen Kriterien genügt. Auch heisst die (teilweise) Umsetzung des SAFE-Frameworks nicht überall «AEO» bzw. «ZWB»: In USA ist dies der «C-TPAT» bzw. die «Partnership against terrorism», in Kanada das sogenannte «PIP-Programm» (Partner in Protection).

Unser Land unterhält zurzeit (Stand: Februar 2022) folgende Abkommen für zugelassene Wirtschaftsbeteiligte:

1. Schweiz – Europäische Union [AEO]
2. Schweiz – Norwegen [AEO]
3. Schweiz – China [Enterprise Credit Management]
4. Schweiz – Vereinigtes Königreich (UK) [AEO]
   s. dazu unseren Newsbeitrag vom 1. September 2021: Inkrafttreten der gegenseitigen Anerkennung des AEO-Status Schweiz-Vereinigtes Königreich (UK)

In Verhandlung bzw. Vorbereitung dazu (Stand: Februar 2022) ist die Schweiz mit folgenden Ländern:

• Japan
• USA

Die Verhandlungen mit diesen beiden Ländern dauern allerdings zum Teil schon ewig und wir beschreiben nachfolgend die Situation um diese zwei Länder.

Japan bietet ebenfalls ein AEO Programm an (im Rahmen des SAFE-Frameworks seit 2007) für folgende Wirtschaftsteilnehmer:

• Hersteller (Importeure / Exporteure)
• Betreiber von Lagerhäusern
• Zolldienstleister
• Logistikfirmen

Die Schweiz hat kurz nach Lancierung ihres AEO-Programms versucht, sich mit Japan auf eine Anerkennung der jeweiligen Abkommen zu einigen. Leider scheinen diese Bemühungen im Sande verlaufen zu sein, denn seit Jahren wartet die Schweizer Wirtschaft nun schon auf einen Abschluss dieser Verhandlungen.

Auch in den USA bzw. Nordamerika gibt es einen AEO. Allerdings heissen die dort von den Behörden unter dem SAFE-Framework entwickelten Programme zum Teil anders:

• USA: Customs Trade Partnership Against Terrorism (CTPAT)
• Kanada: Partners in Protection (PIP)

Bisher hat die Schweiz lediglich mit den Vereinigten Staaten versucht, ein Abkommen über die gegenseitige Anerkennung zu finden. Allerdings sieht auch da der Stand nicht wirklich erfolgversprechend aus: Das Vernehmlassungsverfahren im Herbst 2017 zu einem möglichen Vorprojekt mit Amerika hat grösstenteils negative Reaktionen von Verbänden und Kammern hervorgebracht. Die Verwaltung hat dazu einen Ergebnisbericht veröffentlicht, den Sie herunterladen können. Unter den US-Bedingungen scheint die Schweizer Wirtschaft wenig Lust zu haben auf ein gegenseitiges Abkommen. Trotzdem hat der Bundesrat in seiner Sitzung vom 5. September 2018 nach Konsultation der Ergebnisse dieses Vernehmlassungsverfahrens beschlossen, die Verhandlungen weiterzuführen, sofern die Aussenpolitischen Kommissionen der Bundesversammlung dem zustimmen. Doch seither ist Funkstille in dieser Sache.

Damit ein Unternehmen AEO werden kann, muss es gewisse AEO Voraussetzungen / Kriterien erfüllen. Folgende Hauptvoraussetzungen und -kriterien müssen interessierte Firmen erfüllen, um einen Antrag einreichen zu können:

Wir haben immer wieder interessierte Firmen erlebt, die den zu erbringenden Aufwand für die Erlangung des AEO-Status unterschätzt haben. Vermutlich rührt es auch daher, weil die Prüfung durch das BAZG kostenlos ist.

Bei der Ausarbeitung des Schweizer AEO’s orientierten sich unsere Behörden an den Richtlinien der Europäischen Kommission (TAXUD / 2006/14501) und passten diese an die schweizerischen Verhältnisse an. Die Ergebnisse wurden festgehalten in den «Leitlinien Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte / Authorised Economic Operators AEO» und dienen als Unterstützung für die Umsetzung, der im Zollgesetz (ZG) und in der Zollverordnung (ZV) enthaltenen Bestimmungen betreffend AEO.

Die Leitlinien sollen der Zollbehörde und den Wirtschaftsbeteiligten dienen, ein gemeinsames Verständnis und eine einheitliche Anwendung der AEO Bestimmungen in der Zollverordnung sicherzustellen und die Transparenz und Gleichbehandlung der AEO’s zu gewährleisten. Sie sind nicht rechtsverbindlich und das BAZG hat versprochen, sie laufend anzupassen, um für auftretende Problembereiche einen einheitlichen Lösungsweg zu gewährleisten. Für interessierte Firmen enthalten sie weitere Informationen, die beim Ausfüllen des Fragebogens zur Selbstbewertung hilfreich sind.

Sie können gerne eine Kopie des Dokuments der Leitlinien (Stand: Mai 2011 – eine aktuellere gibt es nicht!) bequem von uns herunterladen. Quelle hierfür ist die offizielle Seite  «Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO)» des BAZG, wo Sie diese Leitlinien zuunterst im Reiter «Weitere Informationen» ebenfalls finden.

Viele Firmen fragen sich, was es braucht, um ein AEO Zertifikat in der Schweiz zu beantragen? Es ist auf jeden Fall mehr, als sich viele wünschten! Der Ablauf für einen AEO Antrag ist wie folgt:

Wichtig ist, dass der Antrag nach wie vor schriftlich eingereicht und von im HR-eingetragenen Verantwortlichen unterzeichnet wird, während dem alle anderen Dokumente elektronisch hochgeladen oder per E-Mail zugestellt werden müssen. Nach Eingang des Antrages wird Ihnen normalerweise innerhalb von 10 Tagen bestätigt, dass dieser eingegangen ist und die ersten Schritte seitens des Zolls beginnen. Diese sind:

Da der Antrag mit den einzureichenden Beilagen unterschiedlichste Aspekte des Unternehmens betreffen, sollte bei mittleren und grösseren Firmen eine AEO-Projektgruppe gebildet werden, damit alle Kapitel des Fragebogens richtig ausgefüllt und die notwendigen Beilagen mitgeliefert werden. Nach unseren Erfahrungen mit Unternehmen, die wir bei der Bewilligung zum AEO begleitet haben, müssen Firmen mit einem Aufwand zwischen 60 – 300 Stunden Aufwand rechnen.

Insbesondere der Punkt «Sicherheitsanforderungen» mit den Zutrittskontrollen in Gebäuden bereitet vielen Schweizer Firmen Mühe und ist oftmals der Grund, weshalb der AEO-Antrag nicht weiter verfolgt oder dann von der Behörde abgelehnt wird.

Das wichtigste Dokument bei der Beantragung für den AEO-Status ist der AEO Fragebogen. Diesen stellt die Zollbehörde in Form eines Excel-Files zur Verfügung und Sie können eine Kopie eines AEO Fragebogens für Anschauungszwecke einfach bei uns herunterladen. Dieser stammt von der Webseite des BAZG und bei weiterem Interesse raten wir Ihnen, den aktuellen Fragebogen dort herunterzuladen und dann auszufüllen. Dabei helfen Ihnen einerseits die Leitlinien und andererseits auch gewisse Vorantworten, welche die Zollbehörde als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung stellt.

Der Fragebogen ist in verschiedene Kapitel aufgeteilt:

1. Allgemeine Angaben über das Unternehmen
2. Bisherige Einhaltung der Zollvorschriften
3. Das Buchführungs- und Logistiksystem des Antragstellers
4. Zahlungsfähigkeit
5. Sicherheitsanforderungen
6. Ansprechpartner

Je nach Stellung in der Ablaufkette und Grösse Ihrer Firma müssen nicht alle Fragen beantwortet werden oder in der gleichen Tiefe. Es ist aber wichtig, dass Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Fragen vollständig und wahrheitsgetreu ausfüllen und auch die dafür notwendigen Unterlagen mitliefern. Bei einigen Punkten können Sie einfach auch schon allfällige vorhandene Zertifizierungen (z.B. ISO 28001) beilegen, die der Prüfer nach Möglichkeit. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass jedoch kein Anspruch besteht und Sie auf Aufforderung einen solchen Punkt nachdokumentieren müssen!

Nach Bestehen der formellen und physischen Kontrolle, wo die selbst gemachten Angaben im Fragebogen mittels eines Besuchs in der Firma durch das BAZG überprüft werden, erhält die Firma ein AEO-Zertifikat. Dieses ist schlicht gehalten und enthält folgende Informationen:

• AEO Nummer (CH AEO plus eine siebenstellige Nummer)
• Inhaber des AEO Zertifikats mit TIN- und UID-Nummer
• Erteilende Behörde (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG), Sektion Nichtzollrechtliche Erlasse)
• Tag, ab dem das Zertifikat wirksam ist
• Ausstellungsdatum des Zertifikats mit Unterschrift eines leitenden Beamten

Obwohl das Zertifikat kein Ablaufdatum hat, möchten wir bei dieser Gelegenheit daran erinnern, dass dieses Zertifikat nur gültig ist, solange Ihre Firma auch die periodischen Nachkontrollen besteht. Ein Beispiel eines Schweizer AEO-Zertifikats sehen Sie unten stehend:

Ja, die gibt es. Die in der Schweiz zuständige Behörde, das BAZG (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit), veröffentlicht in unregelmässigen Abständen eine Liste der in der Schweiz zertifizierten AEO Firmen im PDF-Format. Wir übernehmen diese sporadisch und Sie können gerne eine Kopie des Dokuments der AEO zertifizierten Unternehmen (Stand: Januar 2021) einfach herunterladen. Per 30.06.2023 sind 148 Firmen in der Schweiz AEO zertifiziert.

Quelle hierfür ist die offizielle Seite «Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO)»  der Schweizer Zollbehörde, wo Sie zuunterst im Reiter «Weitere Informationen» diese Liste ebenfalls finden.

Was uns beim Betrachten dieser Liste auffällt:

• Ca. ¾ der Firmen sind Dienstleister (Spediteure, Verzollungsbüros etc.) und nur ca. 1/4 stammen aus der Industrie bzw. dem Handel
• Etwa die Hälfte der Unternehmen stammt aus dem Grossraum Basel

Im Gegensatz zur Schweiz, welche die zertifizierten Firmen lediglich sporadisch in einem PDF-Dokument auflistet, gibt es in der EU dafür eine AEO Datenbank (AEO database). Anhand dieser können Sie als Schweizer Unternehmen feststellen:

• Ob Ihr Kunde / Lieferant in der EU bereits über den AEO-Status verfügt
• Welchen AEO Status die Firma erlangt hat (C / F / S)
• Zu welchem Zeitpunkt sie den Status bekommen hat

Dabei können Sie die Suche einschränken nach Land und auch nach AEO Status. Per Ende 2020 waren rund 15000 Firmen in der Datenbank ersichtlich, wobei es in der EU kein Zwang ist, dass man seinen Eintrag öffentlich macht. Deshalb war die Anzahl an zertifizierten Firmen höher sein, da nicht alle Firmen einer Veröffentlichung zustimmen.

Folgende Länder (Stand: 2020) haben eine namhafte Anzahl an zertifizierten Firmen (mehr als 100 Zertifizierungen):