Internal Compliance Program (ICP)
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Ein ICP (Internal Compliance Program) ist ein firmeninternes Kontrollprogramm, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Die Geschäftsleitung verpflichtet sich damit, organisatorische Massnahmen und Vorkehrungen zu treffen, mit denen Verstösse von vornherein vermieden werden sollen. Jedes ICP ist individuell auf das entsprechende Unternehmen anzupassen, wobei es keine fixe Vorgabe zur Umsetzung gibt. Gewisse Voraussetzungen und Kriterien müssen jedoch beachtet werden, um ein effektives ICP im Betrieb zu implementieren.
FineSolutions AG
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1. Welche Firma benötigt ein ICP?
Von der Exportkontrolle betroffen ist jeder Betrieb, auch wenn keine Exporte abgewickelt werden. Eine Adressprüfung der Geschäftspartner gegen Sanktionslisten mittels Sanktionslistenprüfung ist selbst bei Inlandslieferungen notwendig. Die Umsetzung der Exportkontrolle im Unternehmen erfolgt durch ein ICP. Damit die entsprechenden Prüfschritte und die firmeninterne Exportkontrolle im Unternehmen umgesetzt werden können, ist es für jede Firma notwendig, ein ICP aufzubauen. Wie umfangreich dieses ICP definiert wird und welche Kontrollschritte umgesetzt werden sollen, ist unter anderem vom Artikelsortiment abhängig. Zudem beeinflussen das Kundenportfolio, die Endverwendung und die Lieferländer (wegen Embargo / Sanktionen) den Umfang des ICP.
Klar strukturierte Prozesse im Betrieb, eindeutig definierte Verantwortlichkeiten und festgehaltene Prüfschritte unterstützen die Mitarbeiter dabei, die Vorschriften zur Exportkontrolle einzuhalten. Deshalb ist eine Erarbeitung eines ICP für jeden Betrieb notwendig.
Per 1. November 2021 wurde die Chemikalienkontrollverordnung und die Kriegsmaterialverordnung angepasst. Es wird in beiden Verordnungen, sowie auch in der Güterkontrollverordnung eine zuverlässige firmeninterne Kontrolle (ICP) von den Betrieben verlangt. Jede Firma sollte sich um die Erstellung eines funktionierenden ICP kümmern.
Bis zum 31.12.2021 muss jede Firma mit einem ELIC-Zugang (elektronisches Bewilligungssystem des SECO) das ICP erstellt haben und den Nachweis zum ICP (Fragebogen) an das SECO zugestellt haben. Der ICP-Fragebogen dient lediglich als Hilfsmittel für die Umsetzung eines ICP im Unternehmen und ist nicht mit einem ICP zu verwechseln.
Aus unserer Praxiserfahrung wissen wir, dass einige Firmen dieser Aufforderung noch nicht nachgekommen sind. Die Umsetzung eines ICP im Unternehmen verlangt unter anderem Prozessanpassungen und von daher wird in gewissen Betrieben mehr Zeit dafür benötigt. Einige Firmen sind noch in der Erarbeitung dieser Prozesse, damit im Anschluss der Fragebogen mit «gutem Gewissen» ausgefüllt und eingereicht werden kann.
Ein ICP wird auch von Firmen verlangt, welche sich neu für das Bewilligungssystem ELIC registrieren möchten.
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2. Was wird in einem ICP festgehalten?
In einem ICP wird zuerst die klare Deklaration der Geschäftsleitung verlangt, dass die Firma die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften als grundlegendes Element der Firmenpolitik betrachtet.
Zudem werden ein Exportkontrollverantwortlicher und das Exportkontrollpersonal definiert, und somit werden die Verantwortungen schriftlich festgehalten. Ein Exportkontrollverantwortlicher sollte immer ein Mitglied der Geschäftsleitung sein, da auf dieser Person eine grosse Verantwortung lastet. Er ist zuständig für die korrekte Umsetzung eines ICP und muss über abteilungsübergreifende Weisungsbefugnisse verfügen.
Im ICP werden aber auch die internen Prozesse festgehalten und die einzelnen Prüfschritte im Warenfluss vom Einkauf bis zum Verkauf definiert. Zusätzlich werden Arbeitsanweisungen und Handbücher für die einzelnen Mitarbeiter herausgegeben, welche im Prüfprozess mitwirken. Es wird im ICP festgehalten:
- Umgang mit Dual-Use Gütern: wie mit der Güterklassifizierung der Dual-Use Güter umzugehen ist
- Umsetzung von Embargos: wie die länderspezifischen Sanktionsmassnahmen (Embargos) umgesetzt werden und
- Umgang mit Sanktionslistenprüfungen: welche Sanktionslistenprüfungen von welchen Adressen in regelmässigen Abständen durchgeführt werden. Dafür eignet sich eine Software für Sanktionslistenprüfungen ideal.
Auch die Personalauswahl und die Ausbildungspflicht der Exportkontrollmitarbeiter wird im ICP definiert. Zudem wird festgehalten, wie die einzelnen Prüfschritte dokumentiert und in welcher Form die Belege archiviert werden.
Umfang und Inhalt vom ICP sind immer individuell auf den entsprechenden Betrieb abzustimmen und hängen unter anderem von folgenden Parametern ab:
- Grösse des Unternehmens
- Lieferländer
- bestehende interne Prozesse
- Kunden sowie
- Produktportfolio
Das sind zu berücksichtigende Punkte, die bei der individuellen Umsetzung eines ICP eine wichtige Rolle spielen.
Mehr zum Inhalt eines ICP’s finden Sie unter der Frage: Wie sieht ein Muster-ICP aus?
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3. Warum wird im ICP die Geschäftsleitung angesprochen?
Die Exportkontrolle ist Chefsache und ein Bestandteil der unternehmerischen Eigenverantwortung beim Einkauf und Verkauf von Gütern. Es braucht ein klares und unmissverständliches Bekenntnis der Geschäftsleitung, dass die Exportkontrolle als Element der Firmenpolitik betrachtet wird. Oftmals wird die Exportkontrolle auf die Exportabteilung «abgeschoben» und die Firmen denken, dass die Exportabteilung dieses Thema schon im Griff hat. Es ist aber für einen Exportsachbearbeiter nur selten möglich, die Gesamtverantwortung der Exportkontrolle zu tragen. Diese Person besitzt normalerweise keine Weisungsbefugnisse und kann somit die nötigen Prozesse nicht abteilungsübergreifend definieren.
Ein Exportsachbearbeiter bestätigt tagtäglich bei der Erstellung der Ausfuhrzollanmeldungen im e-dec Export, dass für diese Güter keine Ausfuhrbewilligungen erforderlich sind. Er macht dies mit der entsprechenden Eingabe beim Bewilligungspflichtcode und deklariert «bewilligungsfrei gemäss Deklarant». In unseren Beratungsprojekten stellen wir immer wieder fest, dass der Sachbearbeiter diese Angabe einfach deklariert, weil es ihm entsprechend mitgeteilt wurde.
Die Exportkontrolle im Unternehmen ist aber nicht nur in der Exportabteilung zu beachten, sondern zieht sich vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Verkauf. Damit der Exportsachbearbeiter im letzten Schritt noch bestätigen darf, dass die Ausfuhr der Güter bewilligungsfrei ist, benötigt es das Zusammenspiel aller beteiligten Abteilungen innerhalb eines Betriebes.
Eine Exportsachbearbeiterin hat den Auftrag erhalten, ein Ersatzteil dringend zu einem Kunden in die EU zu versenden, weil dieser einen Maschinenstillstand hat. Dieses Ersatzteil wurde bis anhin noch nie separat exportiert, sondern immer in der Maschine eingebaut. Die Exportsachbearbeiterin muss bei der Erstellung der Ausfuhrzollanmeldung den Bewilligungspflichtcode deklarieren und wird vom e-dec Export System darauf aufmerksam gemacht, dass die Deklaration von «bewilligungsfrei» nicht möglich ist. Die Sachbearbeiterin hinterfragt sich nun, ob dieses Produkt bewilligungspflichtig sein könnte und verlangt in der Buchhaltung die Lieferantenrechnung zu diesem Artikel. Sie stellt dabei fest, dass in dieser Lieferantenrechnung bei den Artikeldaten eine EKN-Nummer (Exportkontroll-Nummer) aufgeführt wurde. Somit weiss sie, dass dieser Artikel einer Bewilligungspflicht unterliegt und zum Glück stoppt sie die Sendung, und stellt einen Antrag beim SECO für eine Ausfuhrbewilligung.
Dieser Fall hätte aber auch ganz anders ausgehen können.
In diesem Beispiel lastet die gesamte Verantwortung auf der Sachbearbeiterin und das Risiko ist viel zu hoch, dass ein bewilligungspflichtiges Produkt verschickt wird, ohne vorherige Einholung der entsprechenden Ausfuhrbewilligung.
Fazit: Ein Exportkontrollverantwortlicher muss auch die Einkaufsprozesse unter die Lupe nehmen, und die Einkäufer müssen im Thema Exportkontrolle geschult werden. Sofern schon bei der Beschaffung die Prüfung erfolgen würde, ob das Ersatzteil einer Bewilligungspflicht unterliegt, kann zum Zeitpunkt der Warenlieferung der Güter die Bewilligungspflicht in den Artikelstammdaten erfasst werden. Dies muss jedoch durch eine Person mit Weisungsbefugnissen innerhalb des Betriebs koordiniert werden, und deshalb muss die Exportkontrolle eindeutig als übergeordnete Stelle in der Geschäftsleitung angesiedelt werden.
4. Betrifft ein ICP auch die Einkaufsabteilung?
Ja, die Umsetzung der Exportkontrolle im Unternehmen betrifft auch den Einkauf. Oft fragen mich Interessierte, was denn der Einkauf mit der Exportkontrolle zu tun hat. Gerne erläutern wir anhand eines Praxisbeispiels, wieso eine Firma die Beschaffung der Güter mit besonderer Vorsicht durchführen soll. Gewisse Minimalinformationen für die eingekauften Artikel sollte das Unternehmen bereits zum Zeitpunkt der Beschaffung proaktiv vom Lieferanten einfordern.
Der Einkäufer beschafft ein Ersatzteil für eine Maschine, welches im Versandland des Lieferanten schon ausfuhrbewilligungspflichtig ist. Da die Ausfuhrzollanmeldung im Versandland durch den Lieferanten durchgeführt wird, erfährt der Einkäufer oft nicht, dass dieses Produkt einer Bewilligungspflicht für Dual-Use-Güter unterliegt.
In vielen Betrieben werden die Lieferantenrechnungen direkt in die Buchhaltung weitergegeben und der Einkäufer kann einen eventuellen Hinweis zur Bewilligungspflicht auf der Rechnung nicht sehen. Das Ersatzteil wird also an Lager gelegt und bei der nächsten Bestellung eines Kunden wieder unverändert als Maschinenersatzteil exportiert.
Der Exportsachbearbeiter deklariert beim Export «bewilligungsfrei gemäss Deklarant», weil ihm dies so mitgeteilt wurde. Er hat diesen Artikel somit nicht bewusst geprüft und niemand wusste, dass für dieses Produkt eine Ausfuhrbewilligung zum Zeitpunkt des Exportes nötig war.
Fazit: Der Einkauf sollte gewisse Mindestinformationen an Aussenhandelsdaten von den Lieferanten einfordern. Diese Mindestangaben zum Produkt sind:
- Zolltarifnummer des Artikels
- Ursprungsland des Artikels
- Präferenzstatus des Artikels
- Angaben zur Exportkontrolle
Wenn diese Angaben vorhanden sind und überprüft wurden, sollte ein Unternehmen sie, wenn möglich, im Artikelstamm des ERP-Systems einpflegen, damit zum Zeitpunkt des Exportes klar ist, dass diese Güter von einer Bewilligungspflicht betroffen sind.
Die Einkäufer müssen geschult werden, damit sie das Bewusstsein hinsichtlich der Exportkontrolle entwickeln und die nötigen Angaben von Lieferanten strikt einfordern. Am besten halten Sie diese Punkte vertraglich mit dem Lieferanten fest.
Für den Import von Kriegsmaterial ist beispielsweise auch eine Importlizenz bei der Einfuhr in die Schweiz nötig und nicht nur eine Ausfuhrbewilligung seitens des Lieferlandes.
5. Wie sieht ein Muster-ICP aus?
Es gibt kein Muster-ICP, welches einfach in einen anderen Betrieb übernommen werden kann. Ein ICP ist immer individuell auf die Firma abgestimmt zu erstellen und umzusetzen. Zuerst sind die Geschäftsaktivitäten, das Produktsortiment und die Endverwendung der Güter zu prüfen. Auch die Grösse einer Unternehmung und das Kundenportfolio spielen eine Rolle, wie ein ICP aussehen sollte. Zudem sollten die internen Abläufe durchleuchtet werden und die vorgesehenen Prüfschritte müssen am entsprechenden Ort und zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Nur wenn ein ICP auf den Betrieb abgestimmt wird, ist dieses auch wirklich effektiv und die täglichen Prozesse der operativen Auftragsabwicklung werden dadurch nicht verzögert.
Dies sind die Hauptbestandteile eines ICP:
- Klare Definition der Geschäftsleitung, dass die Exportkontrolle als elementarer Bestandteil der Firmenpolitik betrachtet wird
- Bestimmung eines Exportkontrollverantwortlichen und des Exportkontrollpersonals
- Definition der Verantwortungen für das Exportkontrollpersonal je Bereich oder Abteilung
- Dokumentation zur Durchführung der Güterklassifizierung, Sanktionslistenprüfung und das Vorgehen bei länderspezifischen Sanktionsmassnahmen
- Festhalten, wie der Ablauf im Bewilligungsverfahren durchgeführt wird
- Informationen zur Catch-all Klausel* / Umgang mit der Red-Flag Checkliste**
- Dokumentation zur Endverwendung / Einholen der Endverbleibserklärung
- Regelmässige Weiterbildungen und Durchführung von Audits
*Catch-all Klausel: Auch illegale Beschaffungsversuche von nicht kontrollierten Gütern sollen abgefangen werden. Wenn der Ausführer schon einen Grund zur Annahme hat, dass die Güter für die Waffenherstellung oder sonstige unerlaubte Zwecke verwendet werden, muss er sich beim SECO melden.
** Die Red-Flag Checkliste unterstützt Exporteure bei der Umsetzung der Catch-all Klausel.
SECO
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihres individuellen ICP in Ihrem Betrieb. Dank unserer Praxiserfahrung können wir gut einschätzen, wie umfangreich das ICP in Ihrer Firma sein muss.
6. Welche Verantwortung trage ich als Exportkontrollverantwortlicher im ICP?
Ein Exportkontrollverantwortlicher (in Deutschland auch Exportkontrollbeauftragter genannt) ist für die firmeninterne Umsetzung und Kontrolle der Exportkontrolle zuständig. Er muss nicht alle Aufgaben selbstständig durchführen und kann sein Exportkontrollpersonal mit den entsprechenden Prüfschritten beauftragen, muss diese aber regelmässig überprüfen. Bei Änderungen zum Beispiel im Bereich der länderspezifischen Sanktionsmassnahmen leitet er die nötigen Massnahmen und Anpassungen im Betrieb ein und kommuniziert diese an die entsprechenden Stellen oder Abteilungen.
Der Exportkontrollverantwortliche bestimmt, wie die Güterklassifizierung (Dual-Use Güter) durchgeführt wird, welche Adressen zu welchem Zeitpunkt gegenüber den nationalen und internationalen Sanktionslisten geprüft werden, und definiert, welche länderspezifischen Sanktionsmassnahmen (Embargos) für den Betrieb relevant sind. Er stellt die korrekten Abläufe bezüglich der Beantragung der Ausfuhrbewilligungen sicher und kümmert sich um die regelmässige Weiterbildung des Personals in diesem Bereich, z.B. durch Seminare / Schulungen in der Exportkontrolle. Er beauftragt interne oder externe Durchführungen von Audits und wirkt bei der Personalauswahl des Exportkontrollpersonals mit.
Ein Exportkontrollverantwortlicher hat abteilungsübergreifende Weisungsbefugnisse und kann bei Verdacht jederzeit ein Geschäft stoppen und die nötigen Prüfschritte anordnen.
Bei einem Verstoss gegen die Exportkontrolle trägt der Exportkontrollverantwortliche die Hauptverantwortung. Allfällige Verstösse werden immer als Straftat verfolgt und bei der Bundesanwaltschaft angezeigt. Bei einem allfälligen Strafverfahren wird geprüft, ob der Exportkontrollverantwortliche und das Exportkontrollpersonal der Firma den Verstoss billigend in Kauf genommen haben, oder ob eine Missachtung der Sorgfaltspflicht bei der Exportkontrollstelle vorlag. Ein Nachweis zur firmeninternen Kontrolle und einem effektiven ICP kann sich in solchen Fällen strafmildernd auswirken.
Die Haftung des Exportkontrollverantwortlichen ist im Güterkontrollgesetz unter Artikel 14 wie folgt beschrieben:
Mit Gefängnis oder mit Busse (Geldstrafe) bis zu 1 Million Franken wird bestraft, wer vorsätzlich:
a) ohne entsprechende Bewilligung Waren herstellt, lagert, weitergibt, verwendet, ein-, aus-, durchführt oder vermittelt oder an eine Bewilligung geknüpfte Bedingungen und Auflagen nicht einhält;
b) ohne entsprechende Bewilligung Technologie oder Software an Empfänger im Ausland weitergibt oder vermittelt oder an eine Bewilligung geknüpfte Bedingungen und Auflagen nicht einhält;
c) in einem Gesuch Angaben, die für die Erteilung einer Bewilligung wesentlich sind, unrichtig oder unvollständig macht oder ein von einem Dritten verfasstes Gesuch dieser Art verwendet;
d) Güter nicht oder nicht richtig zur Ein-, Aus-, Durchfuhr oder Vermittlung anmeldet;
e) Güter an einen anderen als den in der Bewilligung genannten Enderwerber oder Bestimmungsort liefert, überträgt oder vermittelt beziehungsweise liefern, übertragen oder vermitteln lässt;
f) Güter jemandem zukommen lässt, von dem er weiss oder annehmen muss, dass er sie direkt oder indirekt an einen Endverbraucher weiterleitet, an den sie nicht geliefert werden dürfen.
In schweren Fällen ist die Strafe Zuchthaus bis zu zehn Jahren. Damit kann eine Busse / Geldstrafe bis zu 5 Millionen Franken verbunden werden.
Wird die Tat fahrlässig begangen, so ist die Strafe Gefängnis bis zu sechs Monaten oder Busse bis zu 100’000 Franken.
Unsere Fachbeiträge sollen Verantwortliche in Firmen bei der täglichen Arbeit unterstützen. Viele Themen sind teils sehr komplex und wir möchten darauf hinweisen, dass unsere Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Wir sind bestrebt, die Inhalte stets aktuell zu halten, bieten dafür aber keine Garantie.
Der Exporteur / Importeur ist selbst für die Einhaltung der relevanten Gesetzgebungen verantwortlich.
