Ein ICP (Internal Compliance Program) ist ein firmeninternes Kontrollprogramm, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Die Geschäftsleitung verpflichtet sich damit, organisatorische Massnahmen und Vorkehrungen zu treffen, mit denen Verstösse von vornherein vermieden werden sollen. Jedes ICP ist individuell auf das entsprechende Unternehmen anzupassen, wobei es keine fixe Vorgabe zur Umsetzung gibt. Gewisse Voraussetzungen und Kriterien müssen jedoch beachtet werden, um ein effektives ICP im Betrieb zu implementieren.

Von der Exportkontrolle betroffen ist jeder Betrieb, auch wenn keine Exporte abgewickelt werden. Eine Adressprüfung der Geschäftspartner gegen Sanktionslisten mittels Sanktionslistenprüfung ist selbst bei Inlandslieferungen notwendig. Die Umsetzung der Exportkontrolle im Unternehmen erfolgt durch ein ICP. Damit die entsprechenden Prüfschritte und die firmeninterne Exportkontrolle im Unternehmen umgesetzt werden können, ist es für jede Firma notwendig, ein ICP aufzubauen. Wie umfangreich dieses ICP definiert wird und welche Kontrollschritte umgesetzt werden sollen, ist unter anderem vom Artikelsortiment abhängig. Zudem beeinflussen das Kundenportfolio, die Endverwendung und die Lieferländer (wegen Embargo / Sanktionen) den Umfang des ICP.

Per 1. November 2021 wurde die Chemikalienkontrollverordnung und die Kriegsmaterialverordnung angepasst. Es wird in beiden Verordnungen, sowie auch in der Güterkontrollverordnung eine zuverlässige firmeninterne Kontrolle (ICP) von den Betrieben verlangt. Jede Firma muss sich um die Erstellung eines funktionierenden ICP kümmern.

Gemäss dem Schreiben des SECO sollte bis zum 31.12.2021 jede Firma mit einem ELIC-Zugang (elektronisches Bewilligungssystem des SECO) das ICP erstellt und den Nachweis zum ICP (Fragebogen) an das SECO zugestellt haben. Der ICP-Fragebogen dient lediglich als Hilfsmittel für die Umsetzung eines ICP im Unternehmen und ist nicht mit einem ICP zu verwechseln.
Aus unserer Praxiserfahrung wissen wir, dass einige Firmen dieser Aufforderung bisher nicht nachgekommen sind. Die Umsetzung eines ICP im Unternehmen verlangt unter anderem Prozessanpassungen und insofern wird in gewissen Betrieben mehr Zeit dafür benötigt. Einige Firmen sind noch in der Erarbeitung dieser Prozesse, damit im Anschluss der Fragebogen mit «gutem Gewissen» ausgefüllt und eingereicht werden kann.

Ein ICP wird auch von Firmen verlangt, welche sich neu für das Bewilligungssystem ELIC registrieren möchten.

In einem ICP wird zuerst die klare Deklaration der Geschäftsleitung verlangt, dass die Firma die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften als grundlegendes Element der Firmenpolitik betrachtet.

Zudem werden ein Exportkontrollverantwortlicher und das Exportkontrollpersonal definiert, und somit werden die Verantwortungen schriftlich festgehalten. Ein Exportkontrollverantwortlicher sollte immer ein Mitglied der Geschäftsleitung sein, da auf dieser Person eine grosse Verantwortung lastet. Er ist zuständig für die korrekte Umsetzung eines ICP und muss über abteilungsübergreifende Weisungsbefugnisse verfügen.

Im ICP werden aber auch die internen Prozesse festgehalten und die einzelnen Prüfschritte im Warenfluss vom Einkauf bis zum Verkauf definiert. Zusätzlich werden Arbeitsanweisungen und Handbücher für die einzelnen Mitarbeiter herausgegeben, welche im Prüfprozess mitwirken. Es wird im ICP festgehalten:

Die Exportkontrolle ist Chefsache und ein Bestandteil der unternehmerischen Eigenverantwortung beim Einkauf und Verkauf von Gütern. Es braucht ein klares und unmissverständliches Bekenntnis der Geschäftsleitung, dass die Exportkontrolle als Element der Firmenpolitik betrachtet wird. Oftmals wird die Exportkontrolle auf die Exportabteilung «abgeschoben» und die Firmen denken, dass die Exportabteilung dieses Thema schon im Griff hat. Es ist aber für einen Exportsachbearbeiter nur selten möglich, die Gesamtverantwortung der Exportkontrolle zu tragen. Diese Person besitzt normalerweise keine Weisungsbefugnisse und kann somit die nötigen Prozesse nicht abteilungsübergreifend definieren.

Ein Exportsachbearbeiter bestätigt tagtäglich bei der Erstellung der Ausfuhrzollanmeldungen im e-dec Export, dass für diese Güter keine Ausfuhrbewilligungen erforderlich sind. Er macht dies mit der entsprechenden Eingabe beim Bewilligungspflichtcode und deklariert «bewilligungsfrei gemäss Deklarant». In unseren Beratungsprojekten stellen wir immer wieder fest, dass der Sachbearbeiter diese Angabe einfach deklariert, weil es ihm entsprechend mitgeteilt wurde.

Die Exportkontrolle im Unternehmen ist aber nicht nur in der Exportabteilung zu beachten, sondern zieht sich vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Verkauf. Damit der Exportsachbearbeiter im letzten Schritt noch bestätigen darf, dass die Ausfuhr der Güter bewilligungsfrei ist, benötigt es das Zusammenspiel aller beteiligten Abteilungen innerhalb eines Betriebes.

Ja, die Umsetzung der Exportkontrolle im Unternehmen betrifft auch den Einkauf. Oft fragen mich Interessierte, was denn der Einkauf mit der Exportkontrolle zu tun hat. Gerne erläutern wir anhand eines Praxisbeispiels, wieso eine Firma die Beschaffung der Güter mit besonderer Vorsicht durchführen soll. Gewisse Minimalinformationen für die eingekauften Artikel sollte das Unternehmen bereits zum Zeitpunkt der Beschaffung proaktiv vom Lieferanten einfordern.

Es gibt kein Muster-ICP, welches einfach in einen anderen Betrieb übernommen werden kann. Ein ICP ist immer individuell auf die Firma abgestimmt zu erstellen und umzusetzen. Zuerst sind die Geschäftsaktivitäten, das Produktsortiment und die Endverwendung der Güter zu prüfen. Auch die Grösse einer Unternehmung und das Kundenportfolio spielen eine Rolle, wie ein ICP aussehen sollte. Zudem sollten die internen Abläufe durchleuchtet werden. Die vorgesehenen Prüfschritte müssen sodann am entsprechenden Ort und zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Nur wenn ein ICP auf den Betrieb abgestimmt wird, ist dieses auch wirklich effektiv und die täglichen Prozesse der operativen Auftragsabwicklung werden dadurch nicht verzögert.

Ein Exportkontrollverantwortlicher (in Deutschland auch Exportkontrollbeauftragter genannt) ist für die firmeninterne Umsetzung und Kontrolle der Exportkontrolle zuständig. Er muss nicht alle Aufgaben selbstständig durchführen und kann sein Exportkontrollpersonal mit den entsprechenden Prüfschritten beauftragen, muss diese aber regelmässig überprüfen. Bei Änderungen zum Beispiel im Bereich der länderspezifischen Sanktionsmassnahmen leitet er die nötigen Massnahmen und Anpassungen im Betrieb ein und kommuniziert diese an die entsprechenden Stellen oder Abteilungen.

Der Exportkontrollverantwortliche bestimmt, wie die Güterklassifizierung (Dual-Use Güter) durchgeführt wird, welche Adressen zu welchem Zeitpunkt gegenüber den nationalen und internationalen Sanktionslisten geprüft werden, und definiert, welche länderspezifischen Sanktionsmassnahmen (Embargos) für den Betrieb relevant sind. Er stellt die korrekten Abläufe bezüglich der Beantragung der Ausfuhrbewilligungen sicher und kümmert sich um die regelmässige Weiterbildung des Personals in diesem Bereich, z.B. durch Seminare / Schulungen in der Exportkontrolle. Er beauftragt interne oder externe Durchführungen von Audits und wirkt bei der Personalauswahl des Exportkontrollpersonals mit.

Ein Exportkontrollverantwortlicher hat abteilungsübergreifende Weisungsbefugnisse und kann bei Verdacht jederzeit ein Geschäft stoppen und die nötigen Prüfschritte anordnen.

Bei einem Verstoss gegen die Exportkontrolle trägt der Exportkontrollverantwortliche die Hauptverantwortung. Allfällige Verstösse werden immer als Straftat verfolgt und bei der Bundesanwaltschaft angezeigt. Bei einem allfälligen Strafverfahren wird geprüft, ob der Exportkontrollverantwortliche und das Exportkontrollpersonal der Firma den Verstoss billigend in Kauf genommen haben, oder ob eine Missachtung der Sorgfaltspflicht bei der Exportkontrollstelle vorlag. Ein Nachweis zur firmeninternen Kontrolle und einem effektiven ICP kann sich in solchen Fällen strafmildernd auswirken.