Ausfuhr­zoll­an­mel­dung

Wer Waren aus der Schweiz ausführt, muss seit 1.1.2013 eine elektronische Ausfuhrzollanmeldung (auch Ausfuhranmeldung genannt) vornehmen. Diese löste die bisherige Zollanmeldung in Papierform mit dem Einheitsdokument Form. AD 11.030 ab.

Die Schweizer Ausfuhrzollanmeldung (AZA) kann bis Mitte 2025 in zwei verschiedenen Systemen des BAZG (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit) durchgeführt werden:

• Im System e-dec Export bzw. e-dec web oder
• mittels NCTS (New Computerised Transit System).

Im NCTS kann der Spediteur die Ausfuhrabmeldung und Ausfuhrdeklaration im Auftrag des Exporteurs manuell erstellen. Es werden die gleichen Angaben zu den Exportwaren benötigt wie im e-dec Export System. Die Ausfuhrzollanmeldung durchläuft jeweils die einzelnen Punkte des Veranlagungsverfahrens des BAZG.

Um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte einer Ausfuhrzollanmeldung bzw. Ausfuhranmeldung durchgeführt wurden und Sie schlussendlich auch eine eVV Export beziehen können, finden Sie nachfolgend den Ablauf einer Ausfuhrzollanmeldung im e-dec Export:

1. Der Exporteur übergibt die Ausfuhrdaten einer Sendung via Schnittstelle an seine e-dec Software oder er erfasst die Angaben für die Erstellung der Ausfuhrliste manuell. Danach werden die Daten für diese Ausfuhrzollanmeldung mit seiner e-dec Export Softwarelösung an den Zollcomputer übermittelt. Es erfolgt eine Plausibilitätsprüfung der Angaben und eine e-dec Ausfuhrliste wird generiert.
2. Nach der Erstellung der e-dec Export Ausfuhrliste übergibt der Exporteur die Waren und folgende Dokumente an seinen Frachtführer / Spediteur:
   – diese Liste
   – den Speditionsauftrag
   – die Exportrechnung
   – sowie allfällige Präferenznachweise und weitere Versanddokumente.
3. Beim Zeitpunkt des Grenzübertritts übermittelt der Spediteur/Zolldienstleister die Informationen der Ausfuhrliste an die entsprechende Zollstelle. Die Exportwaren werden angemeldet. Er scannt den Strichcode ein oder ruft diesen Datensatz durch Eingabe der Zollanmeldungsnummer (in Englisch: Customs Declaration Number) auf. Danach versendet er den Datensatz an die Zollstelle. Dieser Vorgang wird auch «Selektion» genannt.
4. Erst mit der «Selektion» dieser Ausfuhrliste wird die Ausfuhrverzollung der Waren durchgeführt.
5. Das e-dec Export System gibt eine Rückmeldung zum Status (Selektionsergebnis), in welchem sich die Liste befindet. Bei «gesperrten» Sendungen muss der Spediteur die Begleitdokumente (Exportrechnung, Lieferscheine, Präferenznachweise etc.) der Zollstelle vorlegen und es erfolgt eine formelle Überprüfung der Ausfuhrzollanmeldung. Je nach Entscheid der Zollstelle werden die Güter auch physisch begutachtet (Beschau). Sofern die Waren als «frei» selektioniert wurden, erfolgt die Warenabfuhr und der Ausfuhr der Güter steht nichts mehr im Wege.
6. Die Waren werden exportiert und die elektronische Veranlagungsverfügung Ausfuhr (eVV Ausfuhr) wird vom e-dec Export System des BAZG aufbereitet.
7. Die eVV’s können vom Exporteur manuell auf dem Zollserver abgeholt werden, was entsprechend mühsam ist. Ab einer gewissen Anzahl lohnt sich deshalb eine automatisierte Abholung mittels einer Software für eVV.
   Diese eVV-Belege gelten für den Exporteur als Ausfuhrnachweis (auch «Ausfuhrzolldeklaration» oder «Ausfuhrdeklaration» genannt), dass diese Güter exportiert wurden und somit als wichtigen Beweis für die steuerbefreite Ausfuhr aus der Schweiz.

Mit der Erstellung der Ausfuhrliste wird nur der erste Schritt der Ausfuhrzollanmeldung durchgeführt. Viele Exporteure denken, dass sie die Ausfuhrzollanmeldung komplett selber durchführen, indem die e-dec Ausfuhrliste erstellt wird. Ohne eine «Selektion» dieser Ausfuhrliste, also ohne die Anmeldung bei einer Zollstelle, wird die Ausfuhrliste jedoch nicht weiterverarbeitet und verfällt nach 30 Tagen Gültigkeit. Die Ausfuhrliste wird also automatisch vom e-dec System gelöscht. Die Gültigkeit von 30 Tagen beginnt am Tag des Erstellungsdatums oder nach der letzten Korrekturübermittlung der Ausfuhrliste.

Unter den Punkten 3 – 5 im Ablauf der einzelnen Schritte einer Ausfuhrzollanmeldung finden Sie die durch den Zolldienstleister oder einen Spediteur durchzuführenden Tätigkeiten. Der Spediteur muss die Daten der Ausfuhrliste der Zollstelle übermitteln, über welche der Grenzübertritt erfolgt. Dies kann eine Inlandszollstelle oder eine Grenzzollstelle sein. Durch die Rückmeldung des Selektionsergebnisses weiss der Spediteur, ob er die Begleitpapiere der Zollstelle vorlegen muss oder er die Sendung sofort ausführen kann.

Die einzelnen Parteien, welche im Ausfuhrzollanmeldungsprozess beteiligt sind, müssen alle ihre entsprechenden Aufgaben erfüllen. Wenn ein Schritt nicht sorgfältig und vollständig durchgeführt wird, werden Sie als Exporteur keine eVV beziehen können. Hier finden Sie die Aufzählung, welche Unregelmässigkeiten in der Praxis auftauchen und Sie erhalten Tipps, wie diese am einfachsten zu lösen sind:

• Fehler bei Ausfuhrzollanmeldung plausibilisieren: Wenn Sie als Exporteur die Daten für die Ausfuhrliste übermitteln, werden diese Angaben einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Mögliche Fehlermeldungen finden Sie in der separaten Fachbegriffserklärung Plausibilitätsfehler.

• Fehler bei Ausfuhrzollanmeldung selektionieren: In diesem Schritt ist es relevant, ob die Ausfuhrzollanmeldung bzw. Ausfuhranmeldung durch einen ZV (Zugelassenen Versender) selektioniert wird, oder direkt bei einer Grenzzollstelle durch das BAZG, falls die Anmeldung durch eine Person/Firma geschieht, welche nicht über den ZV-Status verfügt. In der Schweiz besitzen die meisten Spediteure den ZV-Status. In der Hektik der Exportabwicklung kann es vorkommen, dass der Spediteur die Sendung nicht «selektioniert», resp. keine Daten der Zollstelle übermittelt für dieses Ausfuhrgeschäft. Somit bleibt Ihre Ausfuhrzollanmeldung im Status 200 «Zollanmeldung erhalten, aber noch nicht selektioniert».

• Fehler bei Ausfuhrzollanmeldung selektionieren / Selektion = gesperrt: Via e-dec Export System wird dem Spediteur (ZV) das Selektionsergebnis mitgeteilt. Bei «gesperrten» Sendungen, müssen die Begleitdokumente der Zollstelle vorgelegt werden. Es kann vorkommen, dass der Spediteur die Begleitdokumente nicht einreicht, weil er die Belege in ein falsches Fach gelegt hat oder weil er schlichtweg vergessen hat, dass er diese noch der Zollstelle abgeben muss für die «gesperrte» Sendung. Durch das Zollfachpersonal kann also keine Freigabe der Zollanmeldung erteilt werden und Sie als Exporteur warten darauf, dass eine eVV Export abgeholt werden kann. Eine zweite Möglichkeit ist: Der Spediteur hat die Begleitpapiere der Zollstelle vorgelegt und das Zollfachpersonal findet Unstimmigkeiten, welche korrigiert werden müssen. Diese Information sollte durch den Spediteur an Sie als Exporteur weitergegeben werden, damit Sie die Korrektur mit dem entsprechenden Korrekturgrund übermitteln können. Falls der Spediteur vergisst, Ihnen die Korrekturanforderung des Zolls mitzuteilen, wird die Ausfuhrzollanmeldung auch nicht weiterverarbeitet.

Sofern Sie feststellen, dass Ihre Ausfuhrzollanmeldung nicht «selektioniert» wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um dieses Problem zu beheben:

• Innerhalb der 30-tägigen Gültigkeitsfrist der Ausfuhrliste: Sie sollten als Exporteur immer prüfen, ob Sie für jeden Exportvorgang eine eVV Export abholen konnten, da die eVV Export Ihr Beweisdokument ist für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung. Prüfen Sie dies immer innerhalb der 30-tägigen Frist, in welcher die Ausfuhrliste gültig ist. Stellen Sie fest, dass eine Ausfuhrzollanmeldung nicht selektioniert wurde, sprechen Sie mit dem Spediteur. Eventuell hat der Spediteur eine eigene Ausfuhrzollanmeldung übermittelt und nicht Ihre Ausfuhrliste verwendet. In diesem Fall müssen Sie sich um die eVV Export oder um den Ausfuhrnachweis im NCTS kümmern und dafür sorgen, dass dieser bei Ihnen korrekt abgelegt wird und mit der Sendung verknüpft wird (Prüfspur zum Geschäftsfall). Hat der Spediteur aber keine Ausfuhrzollanmeldung erstellt, teilen Sie ihm mit, dass er ein Gesuch um Nachselektion bei der entsprechenden Zollstelle einreichen soll. Dies geschieht in schriftlicher Form und es wird zuerst angefragt, ob es erlaubt ist, die Ausfuhrzollanmeldung nachträglich der Zollstelle zu übermitteln. Innerhalb der 30-tägigen Frist werden viele dieser Gesuche gutgeheissen und der Spediteur kann (mit Erlaubnis der Zollstelle) auch nach physischer Warenausfuhr, die Selektion durchführen. Ein Gesuch bedeutet, dass Gebühren entstehen und es sollte wirklich nur in Ausnahmefällen vorkommen, dass ein Gesuch um Nachselektion beantragt werden muss. Eine Ausfuhrzollanmeldung muss grundsätzlich immer vor Export der Güter übermittelt werden.

• Nach Ablauf der 30-tägigen Gültigkeitsfrist der Ausfuhrliste: Eine nachträgliche Selektion ist nicht mehr möglich, da diese Ausfuhrliste im e-dec System gelöscht wurde, auch wenn Sie diese Ausfuhrzollanmeldung als Exporteur in Ihrer Softwarelösung noch anschauen können. Sofern keine Selektion erfolgt innerhalb der 30 Tagen Gültigkeitsfrist, verfällt die Ausfuhrliste. Sie benötigen als Exporteur aber trotzdem einen Beweis für die steuerfreie Exportlieferung. Es gilt die Beweismittelfreiheit und Sie können mit verschiedenen Dokumenten belegen, dass diese Güter ausgeführt wurden.