Wie Sie im Notfall die e‑dec Export Pannen­lö­sung richtig anwenden

Die Ausfuhrzollanmeldung mit der Ausfuhrliste sind wichtige Bestandteile des e-dec Export Verfahrens. Was müssen Sie tun, wenn Sie die für den Exportvorgang zwingend notwendige Ausfuhrliste aus irgendwelchen Gründen vom Zollcomputer nicht erhalten? Wir geben Ihnen Hinweise und nützliche Tipps zum dann anzuwendenden e-dec Export Notfallverfahren, das gerne auch «Pannenlösung» genannt wird.

Ausfuhren aus der Schweiz melden Sie mittels Zollanmeldung in der Frachtanwendung «e-dec Export» an und erhalten dann eine Ausfuhrliste als PDF. Dieses Dokument übergeben Sie in der Regel dem Spediteur, der sie für die Exportabwicklung verwendet.
Ab und zu verhindern jedoch zumeist technische Gründe den Abruf von Ausfuhrlisten im e-dec Export System. In diesem Fall können Sie das Notfallverfahren dafür anwenden. Zu diesem Zweck gibt es ein spezielles «Kontrollblatt Pannenlösung», das Sie dem Spediteur anstelle der Ausfuhrliste übergeben können.

Manchmal dauern die technischen Probleme nur kurze Zeit und die Anwendung des Notfallverfahrens wäre damit übertrieben. Deshalb empfehlen wir Ihnen, immer zuerst Rücksprache mit Ihrem Spediteur zu nehmen. Denn das Notfallverfahren wird letztendlich erst zum Zeitpunkt des Grenzübertritts beantragt und erfordert zusätzliche Nacharbeiten für die beteiligten Parteien.

Dazu ein Praxisbeispiel:
Ein Exporteur hat seinem ausländischen Kunden garantiert, dass er die gewünschten Waren innert einer Woche ab Bestellung liefert. Damit die Exportsendungen termingerecht ausgeliefert werden können, hat der Exporteur mit seinem Spediteur folgendes vereinbart: Alle erforderlichen Unterlagen inklusive e-dec Ausfuhrliste werden spätestens 3 Tage vor Auslieferungstermin bis 15:00 Uhr elektronisch übermittelt.

Nun verhindert ein Systemausfall beim Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG), dass die Ausfuhrliste rechtzeitig an den Spediteur weitergeleitet werden kann. Durch das BAZG News-Abo wird der Exporteur vom Zoll über die Störung informiert. Gleichzeitig mit dieser E-Mail-Benachrichtigung erhält er die Freigabe für das Notfallverfahren Zoll. Im Prinzip könnte er jetzt dem Spediteur das «Kontrollblatt Pannenlösung» senden. Eine kurze Rückfrage beim Spediteur ergibt jedoch, dass der Grenzübertritt erst am Folgetag stattfinden wird. Wenige Stunden später meldet der News-Dienst des BAZG per E-Mail, dass e-dec Export wieder normal zur Verfügung steht. Die Sendung kann also mit der üblichen Ausfuhrliste abgewickelt werden. Die Lieferung erfolgt termingerecht und es ist kein nennenswerter Aufwand entstanden. Dieses Szenario gilt für die meisten Fälle. Denn Störungen am e-dec-System werden normalerweise in kürzester Zeit gelöst.

In unserer Praxis kommen Störungen vor allem bei drei Quellen vor, die letztendlich dazu führen, dass Sie als Exporteur keine Ausfuhrliste erhalten. Diese sind, sortiert nach Häufigkeit:

Konsultieren Sie als Erstes das Ampelsystem auf der Webseite des BAZG, welches die Systemverfügbarkeit des Produktivsystems anzeigt. Die Ampeln auf der offiziellen BAZG-Website können folgende Farben und Bedeutungen haben:

• Eine rote Ampel bedeutet, dass das System nicht verfügbar ist. (Diese Meldung kann allerdings um bis zu 10 Minuten verzögert sein!)
• Eine orange Ampel weist auf Geschwindigkeitsprobleme hin.
• Eine grüne Ampel signalisiert, dass das System e-dec einwandfrei läuft.

Bei den ersten zwei Status können Sie nichts unternehmen, da das Problem beim IT-System der Zollbehörde liegt. Wenn die Ampel «grün» leuchtet und Sie trotzdem keine Ausfuhrliste erhalten, liegt die Ursache der Störung möglicherweise bei Ihrer IT-Umgebung oder der von Ihnen verwendeten e-dec Softwarelösung. In solchen Fällen nehmen Sie am besten Kontakt mit Ihrer für IT-Belange zuständigen Hotline oder Ihrem Softwarelieferanten auf. Unsere Erfahrung zeigt, dass es für unsere Kunden oftmals einfacher ist, mit unserer Supportabteilung Kontakt aufzunehmen als mit der firmeninternen Hotline, die überlastet oder im Ausland angesiedelt ist.

Bei Systemausfällen seitens BAZG erhalten Sie via E-Mail eine Freigabe für die Anwendung des Notfallverfahrens.

Sofern die Meldung durch das BAZG verzögert ist und Sie keine E-Mail erhalten haben, können Sie nach Möglichkeit auch Ihren e-dec Export Softwarelieferanten kontaktieren. Dieser weiss sehr oft bereits, dass das System nicht zur Verfügung steht, da er schon Anrufe von anderen Exporteuren erhalten hat in dieser Sache.

Wenn das Problem nicht beim BAZG liegt, muss der Spediteur bei der zuständigen Zollstelle eine Erlaubnis beantragen, um das Notfallverfahren Zoll anzuwenden. Erst wenn diese erteilt wurde, darf der Spediteur das Notfallverfahren für Ihre Firma anwenden und die Exportabwicklung fortsetzen. Dazu ist das ausgefüllte Kontrollblatt für Pannenlösungen notwendig.

Wie wird das «Kontrollblatt Pannenlösung» erstellt?
Wenn Sie alle nötigen Angaben zu Ihrer Ausfuhrzollanmeldung im von Ihnen verwendeten e-dec Exportsystem -/Programm erfasst haben, können Sie normalerweise ein «Kontrollblatt Pannenlösung» mit wenigen Klicks erstellen. Im Handbuch «Notfallverfahren e-dec Export» finden Sie unter Punkt 3.2 und 3.3 die rot markierten Pflichtfelder, welche im Kontrollblatt angegeben werden müssen. Wir listen Ihnen unten auf, welche Pflichtfelder erfasst werden müssen, damit Sie das Kontrollblatt verwenden dürfen:

Auf Kopfebene:

• Versender
• Empfänger
• Bestimmungsland
• Verkehrszweig (Beförderungsmittel)
• Rechnungswährung

Auf Positionsebene:

• Warenbezeichnung
• Zolltarifnummer
• Handelsware (Ja oder Nein)
• Eigenmasse
• Rohmasse
• Statistischer Wert
• Veranlagungstyp
• Bewilligungspflichtcode

Das Kontrollblatt muss zusätzlich folgende Vermerke enthalten:

• Name des Unterzeichners
• Datum
• Unterschrift

Für Waren, die einer Bewilligungspflicht unterstellt sind und mit e-Bewilligung abgewickelt werden, müssen die Bewilligungsdetails ebenfalls im Kontrollblatt angedruckt werden.

Das Kontrollblatt ersetzt somit vorübergehend Ihre Ausfuhrliste und gilt als Deklaration gemäss Artikel 28 des Zollgesetzes.

Wenn das Notfallverfahren angewendet wurde, sind verschiedene Nacharbeiten durch die involvierten Parteien notwendig:

Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Ausfuhrzollanmeldung eine elektronische Veranlagungsverfügung Export haben. Ihre e-dec Export Software holt für Sie in der Regel die zur Verfügung stehenden eVV’s automatisch vom Zollserver ab.

Bei Anwendung des Notfallverfahrens erhalten Sie die eVV’s erst dann, wenn alle Beteiligten die erforderlichen Nacharbeiten vorgenommen haben. Daher empfehlen wir Ihnen, auf diese Exportsendungen besonders zu achten. Denn bei solchen Sendungen vergessen die Exporteure oft, die richtigen Ausfuhrnachweise zu organisieren und haben dann bei späteren Zoll- oder Mehrwertsteuerprüfungen Probleme, die rechtsgültigen Nachweise lückenlos nachweisen zu können.

Konnten wir Ihnen mit diesem Beitrag weiterhelfen? Das würde uns sehr freuen, denn die richtige Exportabwicklung ist wichtiger denn je, damit Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben bei einer Zollprüfung. Ansonsten stehen wir Ihnen auch gerne im Rahmen der Zollberatung mit Rat und Tat zur Verfügung!