Wie Sie im Notfall die e‑dec Export Pannen­lö­sung richtig anwenden

Die Ausfuhrzollanmeldung mit der Ausfuhrliste sind wichtige Bestandteile des e-dec Export Verfahrens. Was müssen Sie tun, wenn Sie die für den Exportvorgang zwingend notwendige Ausfuhrliste aus irgendwelchen Gründen vom Zollcomputer nicht erhalten? Wir geben Ihnen Hinweise und nützliche Tipps zum dann anzuwendenden e-dec Export Notfallverfahren, das gerne auch „Pannenlösung“ genannt wird.

Ausfuhren aus der Schweiz melden Sie mittels Zollanmeldung in der Frachtanwendung «e-dec Export» an und erhalten dann eine Ausfuhrliste als PDF. Dieses Dokument übergeben Sie in der Regel dem Spediteur, der sie für die Exportabwicklung verwendet.
Ab und zu verhindern jedoch zumeist technische Gründe den Abruf von Ausfuhrlisten im e-dec Export System. In diesem Fall können Sie das Notfallverfahren dafür anwenden. Zu diesem Zweck gibt es ein spezielles «Kontrollblatt Pannenlösung», das Sie dem Spediteur anstelle der Ausfuhrliste übergeben können.

Manchmal dauern die technischen Probleme nur kurze Zeit und die Anwendung des Notfallverfahrens wäre damit übertrieben. Deshalb empfehlen wir Ihnen, immer zuerst Rücksprache mit Ihrem Spediteur zu nehmen. Denn das Notfallverfahren wird letztendlich erst zum Zeitpunkt des Grenzübertritts beantragt und erfordert zusätzliche Nacharbeiten für die beteiligten Parteien.

Wie läuft das Notfallverfahren im Detail ab?

Dazu ein Praxisbeispiel:
Ein Exporteur hat seinem ausländischen Kunden garantiert, dass er die gewünschten Waren innert einer Woche ab Bestellung liefert. Damit die Exportsendungen termingerecht ausgeliefert werden können, hat der Exporteur mit seinem Spediteur folgendes vereinbart: Alle erforderlichen Unterlagen inklusive e-dec Ausfuhrliste werden spätestens 3 Tage vor Auslieferungstermin bis 15:00 Uhr elektronisch übermittelt.

Nun verhindert ein Systemausfall bei der Eidgenössischen Zollverwaltung, dass die Ausfuhrliste rechtzeitig an den Spediteur weitergeleitet werden kann. Durch das EZV News-Abo wird der Exporteur von der Zollverwaltung über die Störung informiert. Gleichzeitig mit dieser E-Mail-Benachrichtigung erhält er die Freigabe für das Notfallverfahren. Im Prinzip könnte er nun dem Spediteur das «Kontrollblatt Pannenlösung» senden. Eine kurze Rückfrage beim Spediteur ergibt jedoch, dass der Grenzübertritt erst am Folgetag stattfinden wird. Wenige Stunden später meldet der News-Dienst der EZV per E-Mail, dass e-dec Export wieder normal zur Verfügung steht. Die Sendung kann also mit der üblichen Ausfuhrliste abgewickelt werden. Die Lieferung erfolgt termingerecht und es ist kein nennenswerter Aufwand entstanden. Dieses Szenario gilt für die meisten Fälle. Denn Störungen am e-dec-System werden normalerweise in kürzester Zeit gelöst.

Verschiedene Störungsursachen und -Quellen

In unserer Praxis kommen Störungen vor allem bei drei Quellen vor, die letztendlich dazu führen, dass Sie als Exporteur keine Ausfuhrliste erhalten. Diese sind, sortiert nach Häufigkeit:

• IT-Umgebung des Exporteurs
  Obwohl viele vermutlich denken, dass die meisten Probleme beim Zollserver liegen, sind es nach unserer Statistik interne Probleme bei der IT-Umgebung des Ausführers. Dazu gehören z.B.:
  – Probleme mit externer Kommunikation (vom Server, von der die Kommunikation zum Zollserver stattfindet oder ein neuer PC des Export-Sachbearbeiters, der ungenügend konfiguriert wurde)
  – grundlegende Änderungen oder Erneuerungen an den Kommunikationseinstellungen (Proxy- oder Firewall-Einstellungen)
  – Wechsel zu einem neuen externen IT-Dienstleister
  – keine Berechtigung für die externe Kommunikation zum Zollserver vom Arbeitsplatz oder vom Server aus
  – Abgelaufene Kommunikationszertifikate, die für die Kommunikation mit dem Zollsystem benötigt werden
• e-dec Zollsystem der Eidg. Zollverwaltung
  Obwohl die EZV seit Einführung der elektronischen Zollanmeldung Export massiv in die Infrastruktur investiert hat, gibt es doch immer wieder Ausfälle. Am spektakulärsten war bisher der Ausfall im Jahre 2013, als ein Bagger während Bauarbeiten die wichtigste Verbindung zum Rechenzentrum des BIT (Bundesamt für Informatik) kappte und so während Stunden für einen Totalausfall der Systeme sorgte.
• e-dec Export Softwarelösung des Exporteurs
  Das ist die am wenigsten vorkommende Ursache. Probleme hier entstehen zum Beispiel:
  – wenn Programmupdates nicht rechtzeitig eingespielt wurden
  – durch Aktualisierung des Betriebssystems durch Windows-Updates

Um herauszufinden, wo der Fehler liegt, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Gehen Sie dabei am besten wie folgt vor:

Konsultieren Sie als Erstes das Ampelsystem auf der Webseite der EZV, welches die Systemverfügbarkeit des Produktivsystems anzeigt. Die Ampeln auf der offiziellen EZV-Website können folgende Farben und Bedeutungen haben:

• Eine rote Ampel bedeutet, dass das System nicht verfügbar ist. (Diese Meldung kann allerdings um bis zu 10 Minuten verzögert sein!)
• Eine orange Ampel weist auf Geschwindigkeitsprobleme hin.
• Eine grüne Ampel signalisiert, dass das System e-dec einwandfrei läuft.

Bei den ersten zwei Status können Sie nichts unternehmen, da das Problem beim IT-System der Zollbehörde liegt. Wenn die Ampel „grün“ leuchtet und Sie trotzdem keine Ausfuhrliste erhalten, liegt die Ursache der Störung möglicherweise bei Ihrer IT-Umgebung oder der von Ihnen verwendeten e-dec Softwarelösung. In solchen Fällen nehmen Sie am besten Kontakt mit Ihrer für IT-Belange zuständigen Hotline oder Ihrem Softwarelieferanten auf. Unsere Erfahrung zeigt, dass es für unsere Kunden oftmals einfacher ist, mit unserer Supportabteilung Kontakt aufzunehmen als mit der firmeninternen Hotline, die überlastet oder im Ausland angesiedelt ist.

Wann darf das Notfallverfahren angewendet werden?

Bei Systemausfällen seitens EZV erhalten Sie via E-Mail eine Freigabe für die Anwendung des Notfallverfahrens.

Sofern die Meldung durch die EZV verzögert ist und Sie keine E-Mail erhalten haben, können Sie nach Möglichkeit auch Ihren e-dec Export Softwarelieferanten kontaktieren. Dieser weiss sehr oft bereits, dass das System nicht zur Verfügung steht, da er schon Anrufe von anderen Exporteuren erhalten hat in dieser Sache.

Wenn das Problem nicht bei der EZV liegt, muss der Spediteur bei der zuständigen Zollstelle eine Erlaubnis beantragen, um das Notfallverfahren anzuwenden. Erst wenn diese erteilt wurde, darf der Spediteur das Notfallverfahren für Ihre Firma anwenden und die Exportabwicklung fortsetzen. Dazu ist das ausgefüllte Kontrollblatt für Pannenlösungen notwendig.

Wie wird das «Kontrollblatt Pannenlösung» erstellt?
Wenn Sie alle nötigen Angaben zu Ihrer Ausfuhrzollanmeldung im von Ihnen verwendeten e-dec Exportsystem -/Programm erfasst haben, können Sie normalerweise ein «Kontrollblatt Pannenlösung» mit wenigen Klicks erstellen. Im Handbuch „Notfallverfahren e-dec Export“ finden Sie unter Punkt 3.2 und 3.3 die rot markierten Pflichtfelder, welche im Kontrollblatt angegeben werden müssen. Wir listen Ihnen unten auf, welche Pflichtfelder erfasst werden müssen, damit Sie das Kontrollblatt verwenden dürfen:

Auf Kopfebene:

• Versender
• Empfänger
• Bestimmungsland
• Verkehrszweig (Beförderungsmittel)
• Rechnungswährung

Auf Positionsebene:

• Warenbezeichnung
• Zolltarifnummer
• Handelsware (Ja oder Nein)
• Eigenmasse
• Rohmasse
• Statistischer Wert
• Veranlagungstyp
• Bewilligungspflichtcode

Das Kontrollblatt muss zusätzlich folgende Vermerke enthalten:

• Name des Unterzeichners
• Datum
• Unterschrift

Für Waren, die einer Bewilligungspflicht unterstellt sind und mit e-Bewilligung abgewickelt werden, müssen die Bewilligungsdetails ebenfalls im Kontrollblatt angedruckt werden.

Das Kontrollblatt ersetzt somit vorübergehend Ihre Ausfuhrliste und gilt als Deklaration gemäss Artikel 28 des Zollgesetzes.

Erforderliche Nacharbeiten

Wenn das Notfallverfahren angewendet wurde, sind verschiedene Nacharbeiten durch die involvierten Parteien notwendig:

• Als Exporteur müssen Sie in Ihrer Software die Zollanmeldung erneut übermitteln, sobald die Störung behoben ist.
• Zudem müssen Sie die erhaltene Ausfuhrliste an den Spediteur senden, mit der Information, dass das Kontrollblatt für die Ausfuhr angewendet wurde.

Der Spediteur muss die durch den Ausführer nachträglich erstellte Ausfuhrliste der zuständigen Zollstelle für die nachfolgende Selektion übermitteln. Je nach Selektionsergebnis der Ausfuhrzollanmeldung müssen bei der Zollstelle folgende Unterlagen eingereicht werden:

• Selektionsergebnis «frei»
  selektionierte Ausfuhrliste (ohne weitere Begleitdokumente)
• Selektionsergebnis «gesperrt»
  selektionierte Ausfuhrliste inkl. Begleitdokumente (Rechnungen, Packlisten, etc.)

Die Zollstelle erteilt anhand der vom Spediteur eingereichten selektionierten Ausfuhrlisten die Freigabe der elektronischen Veranlagungsverfügungen (eVV). Beim Selektionsergebnis «gesperrt» werden die eVV’s erst nach Abschluss der formellen Überprüfung erstellt und freigegeben.

Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Ausfuhrzollanmeldung eine elektronische Veranlagungsverfügung Export haben. Ihre e-dec Export Software holt für Sie in der Regel die zur Verfügung stehenden eVV’s automatisch vom Zollserver ab.

Bei Anwendung des Notfallverfahrens erhalten Sie die eVV’s erst dann, wenn alle Beteiligten die erforderlichen Nacharbeiten vorgenommen haben. Daher empfehlen wir Ihnen, auf diese Exportsendungen besonders zu achten. Denn bei solchen Sendungen vergessen die Exporteure oft, die richtigen Ausfuhrnachweise zu organisieren und haben dann bei späteren Zoll- oder Mehrwertsteuerprüfungen Probleme, die rechtsgültigen Nachweise lückenlos nachweisen zu können.

Konnten wir Ihnen mit diesem Beitrag weiterhelfen? Das würde uns sehr freuen, denn die richtige Exportabwicklung ist wichtiger denn je, damit Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben bei einer Zollprüfung. Ansonsten stehen wir Ihnen auch gerne im Rahmen der Zollberatung mit Rat und Tat zur Verfügung!