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Mittels Sanktionslistenprüfung (oft auch «Sanktionsprüfung», «Blacklist Prüfung» oder «Compliance-Screening» genannt) hat eine Firma ihre Geschäftskontakte gegen verschiedene Sanktionslisten zu prüfen. Diese Prüfung umfasst sanktionierte:
Dabei geht es um Personen, Organisationen und Firmen, welche in der Vergangenheit in terroristische oder illegale Handlungen involviert waren. Sind Massnahmen gegenüber solchen Geschäftsparteien vorgesehen, so ist es gemäss den jeweiligen Verordnungen oftmals verboten, mit ihnen Geschäfte abzuwickeln.
FineSolutions AG
Die Sanktionslistenprüfung stellt einen Teilbereich der Exportkontrolle dar.
Die Sanktionslisten sind Listen von Behörden mit Personen, Organisationen oder Firmen, gegen die wirtschaftliche oder rechtliche Beschränkungen erlassen wurden. In den Sanktionslisten werden Personen, Unternehmen sowie Organisationen in den entsprechenden Listen erfasst und durch öffentliche Publikation einsehbar.
Die Sanktionslistenprüfung stellt die Prüfung der verschiedenen internationalen Sanktionslisten dar. Sofern eine entsprechende Listenprüfung durchgeführt wird, ist bekannt, ob Sie mit diesem Kontakt Geschäfte abschliessen dürfen.
Die Prüfung kann manuell oder mit einer Sanktionslistenprüfung-Software durchgeführt werden.
Eine Sanktionslistenprüfung ist nicht zu verwechseln mit den länderspezifischen Embargos / Sanktionen. Im Bereich der Sanktionsmassnahmen gegenüber gewissen Ländern (wie z.B. die Russland-Sanktionen) gibt es zwar auch «gelistete Adressen», jedoch sind diese Adressprüfungen mit der entsprechenden Sanktionslistenprüfung erledigt.
FineSolutions AG
Nach den Anschlägen vom 11. September 2001 hat man mit der Prüfung von terrorverdächtigen Personen begonnen. Dem internationalen Terrorismus soll damit die finanzielle und wirtschaftliche Basis entzogen werden.
Jedes in der Schweiz ansässige oder wirtschaftlich tätige Unternehmen ist verpflichtet, alle lokalen Geschäftspartner und im Ausland gegen eine mögliche Listung in den Sanktionslisten zu prüfen. So wird die Compliance im Unternehmen im Zusammenhang mit Sanktionslisten eingehalten.
Achtung: Die Sanktionslisten werden regelmässig aktualisiert und deshalb sollten diese in zeitlich kurzen Abständen geprüft werden.
In unseren Beratungsprojekten hören wir immer wieder von Firmen:
«Wir müssen die Sanktionslistenprüfung nicht vornehmen, wir exportieren nur in die EU.»
Bitte beachten Sie, dass dies ein grosser Irrtum ist!
Auch wenn Sie als Vertreter eines Schweizer Unternehmens sogar nur lokal liefern und keine Geschäftskontakte mit dem Ausland pflegen, sind Sie verpflichtet, die Sanktionslistenprüfung vorzunehmen. Diese ist jedoch nicht zu verwechseln mit den länderspezifischen Sanktionsmassnahmen.
Merken Sie sich:
Es ist nicht erlaubt, Geschäfte mit sanktionierten Firmen und Personen abzuschliessen!
Dies kann nur durch eine systematische Sanktionslistenprüfung abgedeckt werden, egal in welchem Land sich Ihre Geschäftsbeziehungen befinden.
Folgende Rechtsgrundlagen bilden die Basis für die Umsetzung hierzulande:
Eine Firma muss jederzeit belegen können, wann die Adresse gegen die betroffenen Blacklists geprüft wurde. Und dies über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren rückwirkend.
Wir verweisen hier auf die Güterkontrollverordnung, Art. 18 Nachweis und Aufbewahrung der Unterlagen:
Auf Verlangen des SECO muss mit den entsprechenden Unterlagen nachgewiesen werden, dass die Güter zu Recht bewilligungsfrei ausgeführt wurden.
Alle für die Ausfuhr wesentlichen Unterlagen sind nach der Zollveranlagung während zehn Jahren aufzubewahren und den zuständigen Behörden auf Verlangen vorzulegen.
Die verschiedenen Prüfschritte der Exportkontroll-Teilbereiche müssen nachvollziehbar dokumentiert werden:
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Als Unternehmen stehen Sie in der Pflicht, die Sanktionslisten regelmässig abzugleichen. Dabei sind meist mehrere Abteilungen in einer Firma involviert.
Die Prüfpflicht betrifft nicht nur die Exportabteilung, sondern grundsätzlich alle Abteilungen des Unternehmens. Beispielsweise kontrolliert die Einkaufsabteilung, dass Waren nicht bei «gelisteten» Personen und Unternehmen beschafft werden. Der Verkauf prüft bei Kundenkontakt, ob die involvierten Personen oder Firmen auf einer Verbotsliste erwähnt sind. Die Finanzabteilung kontrolliert die bestehenden Finanzsanktionen gegenüber Firmen, Organisationen und Personen.
Wie oft und in welcher Weise geprüft werden soll, ist nicht vorgegeben. Es reicht aber nicht aus, die Stammdaten der Geschäftspartner / Business Partner einmalig zu überprüfen, da die Sanktionslisten immer wieder aktualisiert werden.
Die Regelmässigkeit der Prüfung hängt stark von der Geschäftsabwicklung der jeweiligen Firma ab. Grundsätzlich empfehlen wir den Unternehmen die Prüfung zu folgenden Zeitpunkten durchzuführen, angepasst an die jeweilige Geschäftsabwicklung:
Die Prüfung der Sanktionsadressaten der SECO-Sanktionsliste (auch «SESAM-Datenbank» genannt, wobei SESAM für SECO Sanctions Management steht) kann anhand einer Einzelabfrage auf der SECO Website durchgeführt werden:
Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
In unserem Beispiel geben wir den Namen unserer Firma FineSolutions AG im Feld «Name / Namensteile» ein und klicken auf «Suchen»:
Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
Ergebnis: Wir sehen in der Tabelle unterhalb der Eingabefelder, dass kein Treffer erscheint. Das bedeutet, Sie dürfen mit unserer Firma ein Geschäft abschliessen.
Das Prüfprotokoll inklusive Zeitstempel zu dieser Sanktionslistenprüfung muss während mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden.
Achtung: Auf der Website des SECO wird nur die SECO-Liste geprüft. Insbesondere wenn Sie in einem international tätigen Unternehmen arbeiten, sollten Sie auch weitere internationale Listen prüfen.
Der Teilbereich Sanktionslistenprüfung innerhalb des Themas Exportkontrolle stellt Exporteure normalerweise nicht vor grosse Herausforderungen, da dieser mit einer Softwarelösung einfach abzudecken ist. Schwieriger sind die anderen Teilbereiche, da in diesen eine Softwareunterstützung nicht viel bringt. Oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand, der sich kaum lohnt.
Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen der Zollberatung in diesen Bereichen, wie z.B. der Güterprüfung (Dual-Use Güter, besondere militärische Güter oder Kriegsmaterial) oder im Bereich der länderspezifischen Sanktionsmassnahmen (z.B. Russland).
Wenn Sie einen positiven «Treffer» erhalten, ist zuerst massgebend, auf welcher Sanktionsliste diese Firma / Person aufgeführt wurde. Es gibt sogenannte Frühwarnlisten, welche keine Verbotslisten darstellen. Zudem sind verschiedene internationale Listen oftmals verknüpft mit der entsprechenden Verordnung und es muss im Detail abgeklärt werden, ob Sie liefern dürfen oder nicht. Dies steht in den meisten Fällen auch im Zusammenhang mit der Frage «Was wird geliefert?».
Prüfen Sie auch, ob es sich nur um eine Ähnlichkeit des Treffers handelt. Aus unserer Praxiserfahrung kennen wir Fälle, wo ein positiver Treffer einer (fast) gleichnamigen Firma erscheint, jedoch ihren Sitz beispielsweise in einem anderen Land hat. Hier stellt sich dann die Frage, ob diese Firmen «verwandt» sind oder ob zwischen diesen beiden Firmen eine Verbindung besteht.
Achtung: Jeder Fall sollte einzeln betrachtet werden, ob es sich um einen «echten» Treffer handelt oder es an einer Namensähnlichkeit liegt, dass dieser Treffer angezeigt wird.
Im nachfolgenden Beispiel zeigen wir Ihnen anhand unserer Software S-CHECK, wie eine Sanktionslistenprüfung durchgeführt wird.
Wir haben eine Bestellung der Firma «Doll Export Ltda.» erhalten und geben diese in der Software als Einzelprüfung im Feld «Name» ein und starten die Suche:
FineSolutions AG
Wir erhalten nun ein Prüfergebnis (Rot), das heisst, in diesem Fall haben wir einen Treffer mit Trefferqualität in Höhe von 75 %. Dass es sich nur um eine Namensähnlichkeit handelt, können wir ausschliessen:
FineSolutions AG
Wir klicken beim Prüfergebnis auf das Augensymbol und erhalten so die Details zum Ergebnis:
FineSolutions AG
FineSolutions AG
Sie sehen in den Details, dass «Doll Export Ltda.» auf der Specially Designated Nationals List [sdn] aufgeführt ist. Die SDN-Liste ist eine Verbotsliste der USA und enthält Daten von Personen, Gruppen und Unternehmen, die von diversen Sanktionen der USA betroffen sind.
Zusätzlich erhalten Sie das Prüfprotokoll. Dieses enthält automatisch einen Zeitstempel sowie eine Übersicht aller Listen, die geprüft wurden:
FineSolutions AG
Fazit: Die einfachste Entscheidung ist nun, dass diese Firma nicht beliefert wird.
Zu bedenken: Nicht alle Listen sind Verbotslisten. Je nachdem dürfen Firmen unter gewissen Einschränkungen trotzdem beliefert werden. Es ist also wichtig zu prüfen, auf welcher Liste die Firma erscheint und welche Sanktionsmassnahmen / Verordnungen erlassen wurden. Eine weitere Abklärung unter der Betrachtung aller Aspekte dieses Geschäftes ist nötig.
Falls Ihr Unternehmen eine Vielzahl an Kunden bzw. Geschäfts- / Business Partnern hat, ist der Einsatz einer Compliance-Software-Lösung unverzichtbar, welche die Daten von einem vorgelagerten System (ERP-, CRM- oder Zollsystem) automatisch beziehen oder importieren kann.
Die von uns vertriebenen Softwarelösungen decken aktuell einen Teilbereich der Exportkontrolle ab: Die Personen- und Firmenprüfung gegen die Sanktionslisten. Sie helfen Ihnen, Geschäftskontakte automatisiert auf sanktionierte Adressen zu überprüfen. Damit minimieren Sie Ihre Risiken im Exportgeschäft deutlich und vermeiden Probleme mit den überwachenden Behörden. Hier erfahren Sie mehr über unsere Software für Sanktionslistenprüfung.
Sowohl S-CHECK als auch pControl prüfen sowohl die nationale SECO- als auch zahlreiche internationale (EU-, USA-, UN-) Listen.
Die Prüfvorgänge können sowohl unmittelbar (z.B. vor Anlegen einer neuen Adresse für eine Offerte) als auch in regelmässigen Zeitintervallen für den ganzen Adressstamm durchgeführt werden. Die Softwarelösungen protokollieren die Ergebnisse sowie die Aktionen von Ihrer Seite revisionssicher, sodass sie jederzeit auf Verlangen der Behörden eingesehen werden können.
Eine Vollintegration ist bei der SAP-basierenden Lösung pControl im SAP ERP oder S/4HANA gegeben sowie bei S-CHECK mit unserem ExpoWin. Bei S-CHECK können die Daten zudem mittels Schnittstelle von anderen Systemen eingelesen oder manuell eingegeben werden. Je nach Einsatzbereich (und ERP-System) eignet sich pControl oder S-CHECK besser. Gerne können Sie uns unverbindlich kontaktieren, wenn Sie Interesse an einer automatisierten Prüfung haben!
Mit unseren Fachbeiträgen wollen wir Verantwortliche in Firmen bei der täglichen Arbeit unterstützen. Viele Themen sind teils komplex und wir möchten darauf hinweisen, dass unsere Beiträge keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit erheben. Sie sind ohne Hilfe von KI erstellt worden aufgrund der Erfahrungen und des Wissens unserer Mitarbeitenden. Zudem sind wir bestrebt, die Inhalte stets aktuell zu halten und sinnvolle Beispiele aus der Praxis einfliessen zu lassen.
Der Exporteur / Importeur ist jedoch selbst für die Einhaltung der relevanten Gesetze verantwortlich.
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