VIPs haben es einfacher: Wie Sie «Ermächtigter Ausführer» bleiben

20.05.2018 | Export | Lea Derendinger | 8 Kommentare
Ermächtiger Ausführer Status überprüfen Hilfe Zahlen Prozesse

Wenn Ihre Firma ein «Ermächtigter Ausführer (EA)» ist, gehört sie zu den VIPs im Warenverkehr. Durch den EA-Status geniesst sie verschiedene Privilegien, welche den Export von Gütern vereinfachen und beschleunigen.

Damit Sie diesen VIP-Status behalten, müssen Sie aber bestimmte Bedingungen erfüllen. Denn seit einigen Jahren prüft die Zollverwaltung verschärft, ob eine Firma den Status des Ermächtigten Ausführers behalten darf oder ob ihr dieser entzogen wird.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum und wie Sie als exportierende Firma von diesem EA-Status profitieren. Wir erläutern, wie Sie den EA-Status behalten können und welche Vorkehrungen Sie treffen sollten, um für eine Überprüfung gewappnet zu sein.

Ein scharfer Blick auf Ihre Firma

Seit 2013 überprüft die Zollverwaltung nicht nur Firmen, welche den EA-Status neu beantragen, sondern auch Unternehmen, welche ihn seit langem geniessen. Anders als bei der Ursprungsüberprüfung eines einzelnen Exportfalls geht es also um Ihren EA-Status an und für sich.

Für die Überprüfung werden Sie aufgefordert, den «Auskunftsbogen für Ermächtigte Ausführer» auszufüllen.

Dieser Bogen verlangt:

  1. Genaue Angaben zu den Importen und Exporten Ihrer Firma.
  2. Eine Nennung der beiden verantwortlichen Personen, welche für die Präferenzabwicklung zuständig sind.
  3. Eine Beschreibung der Ursprungsermittlung in Ihrer Firma.
  4. Eine Beschreibung der mit dem EA-Status verbundenen internen Firmenprozesse.

Für Unternehmen, welche den EA-Status seit Jahren oder gar Jahrzehnten besitzen, sind diese Angaben meistens schwer zusammenzutragen. Oft haben die Personen, die den Status vor Jahren erfolgreich beantragten, die Firma verlassen. Umstrukturierungen und veränderte Abläufe sind ein weiterer Grund, weshalb das «savoir faire» verloren gegangen ist.

Deshalb ist es wichtig, die Absicht der EZV zu verstehen. Der EA-Auskunftsbogen ist keine Schikane, sondern ein Check-up. Dabei stehen drei Fragen im Zentrum:

  1. Besitzt Ihre Firma nach wie vor das Recht auf den EA-Status?
  2. Nutzen Sie diesen Status korrekt?
  3. Entsprechen Ihre internen Prozesse den Vorgaben?

 

Diese Vorteile haben Sie bisher genossen

Mit dem Auskunftsbogen prüft die EZV, ob Ihre Firma weiterhin den EA-Status behalten kann. Es geht somit um Ihre Mitgliedschaft in einem exklusiven Club. Denn in der Deutschschweiz sind nur etwa 2’500 exportierende Firmen als EA registriert.

Sie geniessen damit zwei gewichtige Vorteile:

  • Die Ursprungserklärung auf der Rechnung kann bei Nennung der EA-Bewilligungsnummer in den meisten Freihandelsabkommen ohne Beachtung der Wertgrenzen angedruckt werden. Damit entfällt eine aufwendige und kostspielige Hürde: Wer keinen EA-Status besitzt, muss ab einem bestimmten Warenwert (z. B. 6’000 Euro) einen Präferenznachweis auf Papier erstellen und vom Zoll abstempeln lassen, was nur innerhalb der Zollöffnungszeiten möglich ist.
  • Die Bewilligung ermöglicht eine grosse operative Vereinfachung. Der administrative Aufwand für die Erstellung der Präferenznachweise in Papierform entfällt und auf die sonst zwingende Unterschrift in der Rechnungserklärung kann verzichtet werden, egal wie hoch der Warenwert der Lieferung ist.

Wer bisher eine Bewilligung besass, diese aber verliert, muss mit markantem Mehraufwand für die Erstellung der Präferenznachweise rechnen. Deshalb sollten Sie sich im Klaren sein, dass ein unvollständig oder mit wenig plausiblen Zahlen eingereichter EA-Auskunftsbogen gravierende Nachteile mit sich bringt.

 

Wo finden Sie die korrekten Zahlen?

Wer sich diese Vorteile ins Gedächtnis ruft, wird den EA-Status sicherlich behalten wollen. Doch beim Ausfüllen gibt es diverse Stolpersteine. Zahlreiche Felder des Auskunftsbogens sind miteinander verknüpft, und deshalb können Ihre Zahlen in den Augen der EZV rasch einmal unvollständig, inkonsistent oder unplausibel erscheinen. Dies gilt insbesondere für die Angaben zum Import. Vielen Firmen fehlen die genauen Zahlen, welche Warenmengen sie aus welchen Freihandelszonen einführen. Teilweise können wir Sie bei der Zusammenstellung der fehlenden Zahlen unterstützen.

Zusammensuchen Zahlen für Auskunftsbogen Ermächtigter Ausführer

Ihre Pflichten als Clubmitglied

Der EA-Status ist für exportierende Firmen keine nebensächliche Auszeichnung, sondern ein echtes Privileg. Wer die Vorteile dieses Status nutzen will, muss deshalb auch gewisse Pflichten beachten:

  1. Sie müssen als EA nachweisen, dass die Präferenzeigenschaft der Waren zu Recht deklariert wurde. Sie benötigen also gewisse Vorursprungsbelege seitens Einkauf und eine korrekte Präferenzkalkulation muss vorhanden sein.
  2. Als Ermächtigter Ausführer müssen Sie sich regelmässig fachlich weiterbilden.
  3. Sie müssen der EZV mindestens zwei verantwortliche Personen melden. Die erste Person trägt die Gesamtverantwortung für den präferenziellen Ursprung (Prozessverantwortung  mit Weisungsbefugnis), die zweite ist mit der Sachbearbeitung betraut (Operative Ausführung).

finesolutions-Hinweis

Nicht nur Unternehmenszahlen sind sehr aussagekräftige Informationen im EA-Auskunftsbogen. Oftmals stellt sich erst bei der Beantwortung der Fragen hinsichtlich „Organisation der Präferenzermittlung“ heraus, dass innerhalb des Betriebs Lücken im Prozess bestehen. Gerade die Weitergabe von Präferenzinformationen vom Import bis zum Export bereitet vielen Firmen Schwierigkeiten, weil die Prozesse und Verantwortungen nicht klar definiert sind. Eine Statusüberprüfung des Ermächtigten Ausführers sollte von den Firmen nicht nur als Aufwand betrachtet werden. Nutzen Sie die Chance, die internen Abläufe zu hinterfragen und zu optimieren. Das gilt ebenso für die Verantwortlichkeiten bezüglich Zollabwicklung und Warenursprung, die klar zu definieren sind.

Bleiben Sie Ermächtigter Ausführer – und vermeiden Sie Probleme

Damit Sie Ihren EA-Status behalten und unnötige Umtriebe vermeiden können, sind folgende Schritte sinnvoll:

  • Achten Sie darauf, im EA-Auskunftsbogen die richtigen Zahlen einzutragen – insbesondere bei den Importen.
  • Stellen Sie sicher, dass der EA-Status, dessen Rechte und Pflichten im Unternehmenswissen verankert werden. Passen Sie Handbücher, Checklisten oder Stellvertreter-Unterlagen entsprechend an.
  • Treffen Sie organisatorische Vorkehrungen: Bei Reorganisationen oder personellen Veränderungen muss gewährleistet sein, dass die verantwortlichen Personen informiert und geschult werden (dies betrifft z. B. Stellenbeschriebe, Zielvereinbarungen etc.).
  • Pflegen Sie eine aktive Kommunikation mit der Zollverwaltung. Melden Sie insbesondere personelle Veränderungen ohne Verzug, damit die verantwortlichen Personen jederzeit bekannt sind. Archivieren Sie die relevante Korrespondenz.

 

Der Aufwand lohnt sich

Es ist uns nicht bekannt, wie viele Inhaber einer bestehenden EA-Bewilligung von der Zolldirektion überprüft werden. Durch eine wachsende Zahl von Kundenanfragen zum EA-Auskunftsbogen vermuten wir aber, dass zahlreiche, wenn nicht alle Inhaber von Bewilligungen früher oder später mit einer solchen Nachkontrolle rechnen müssen.

Damit scheint es angezeigt, die entsprechenden Prozesse und Verantwortlichkeiten schon jetzt zu überprüfen. Denn wie wertvoll der Status als Ermächtigter Ausführer ist, merkt man im schlimmsten Fall erst, wenn er einem entzogen wird.

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Kommentare

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8 Kommentare zu «VIPs haben es einfacher: Wie Sie «Ermächtigter Ausführer» bleiben»

  • Sonja Chtaiki

    Sehr geehrte Frau Derendinger

    Ich habe Ihren Artikel: VIPs haben es einfacher: Wie Sie «Ermächtigter Ausführer» bleiben gelesen.

    Sehr kompetent und alltagstauglich, ohne grosses Fachchinesisch geschrieben! Super, weiter so! Gratuliere!

    Sollte Pflichtlektüre für jeden Geschäftsführer und Verkaufsleiter von exportorientierten Firmen sein.

    Alles Gute und freundliche Grüsse aus Sempach

    Sonja Chtaiki

    • Lea Derendinger

      Sehr geehrte Frau Chtaiki
      Vielen Dank für Ihre erfreuliche Rückmeldung zu meinem Blog-Beitrag. Ihre Zeilen motivieren mich sehr dazu, weitere Beiträge zu verfassen und somit unseren Lesern einen Mehrwert bieten zu können.
      Herzlichen Dank für Ihre Komplimente.
      Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit und wir bleiben in Kontakt.
      Viele Grüsse
      Lea Derendinger

  • Meinrad Zehnder

    Hallo Frau Derendinger,

    Toller Beitrag !! In unserem Fall hatten wir in den letzten 4 Jahren über 20 Kontrollen. Viele davon konnten per Mail abgewickelt werden, aber wir hatten doch mehrere Überprüfungen plus 1 Audit für alle Divisionen mit EA-Status durch die EZV in-house.

    • Lea Derendinger

      Guten Tag Herr Zehnder
      Besten Dank für Ihren Kommentar zu diesem Beitrag und vielen Dank für das Kompliment. Super finde ich auch, dass Sie die «verstärkten» Kontrollen der EZV als Exporteur bestätigen können und somit vielleicht auch andere EA’s «wachrütteln» mit Ihrem Hinweis. Wir sehen nämlich ganz klar Bedarf in dieser Thematik.
      Herzliche Grüsse
      Lea Derendinger

  • Thomas Kohler

    Wir hatten im Jahre 2014 eine Überprüfung des Status EA.
    Auch mit Hilfe von finesolutions konnten wir diesen Status
    behalten. Ich denke, die Anforderungen an den EA werden unterschätzt. Wir hatten einige Besprechungen mit der Zollverwaltung. Schlussendlich konnten wir Dank Überzeugung den Status behalten. Anschliessend haben wir die Prozesse angepasst und stehen sicherlich besser da.

    • Lea Derendinger

      Lieber Herr Kohler
      Herzlichen Dank für Ihre geschätzte Rückmeldung zum Thema «EA-Status behalten». Die Anforderungen werden sehr oft unterschätzt und es freut mich, dass wir Sie nicht nur in diesem Bereich unterstützen durften. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und bis bald.
      Viele Grüsse
      Lea Derendinger

  • Christian Schiess

    Als Ermächtigter Ausführer wird die Exportabwicklung massiv vereinfacht. Zusätzlich verleiht der EA-Status unseren Kunden das notwendige Vertrauen für eine korrekte Abwicklung der Exportgeschäfte.
    Lea Derendinger von Fine Solutions unterstützt uns schnell, unkompliziert und kompetent auch bei kniffligen Detailfragen.
    Vielen Dank für die wertvolle Unterstützung!
    Christian Schiess

    • Lea Derendinger

      Guten Tag Christian
      Herzlichen Dank für Deine positive Rückmeldung und Dein Kompliment. Ich freue mich sehr darüber, da es nicht immer einfach ist, die Zollthemen unkompliziert zu vermitteln. Vielen Dank für die langjährige und sehr gute Zusammenarbeit.
      Liebe Grüsse Lea

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