eVV Webinar – Digitale Zollbelege mit Canon Schweiz und finesolutions

09.02.2018 | e-dec Import, Elektronische Dokumente | Markus Eberhard

Die eVV-Importsoftware «ImpoWin» der Finesolutions bietet eine Integration in die Dokumentenlösung «Therefore™» der Canon Schweiz AG, die von mehreren Kunden erfolgreich genutzt wird. Viele Importeure wissen aber nach wie vor nichts vom eVV Obligatorium per 1. März 2018 und kennen die Möglichkeiten einer automatisierten und durchgängigen Lösung nicht.

Deshalb hat Canon Schweiz AG und finesolutions ein gemeinsames eVV Webinar durchgeführt. In diesem werden die zollfachlichen Aspekte im Groben adressiert sowie die gemeinsame Lösung ImpoWin mit Therefore™ skizziert.

Vollständiges eVV Webinar ansehen

Im vollständigen Webinar (22 Minuten) werden die zollfachlichen Aspekte im Groben adressiert sowie die gemeinsame Lösung ImpoWin mit Therefore™ skizziert.

Fachliche Aspekte der elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV)

Im zollfachlichen Teil werden den Importeuren die wichtigsten Fakten zur gesamten eVV-Thematik nähergebracht. Beginnend mit der Frage, weshalb ein Schweizer Importeur spätestens per 1. März 2018 überhaupt tätig werden muss. Ab diesem Stichdatum wird die Eidg. Zollverwaltung (EZV) den Importeuren gemäss einem Informationsschreiben vom Mai 2017 keine Papier-Veranlagungsverfügungen und -Bordereaus mehr zur Verfügung stellen. Alle Importeure müssen spätestens ab diesem Datum die Nachweise elektronisch vom Zollserver beziehen: Aus einer Bringschuld der Zollverwaltung wird eine Holschuld der Firmen. Damit endet eine Übergangsphase von fünf Jahren, in der Importeure freiwillig auf den elektronischen Bezug wechseln konnten.

Unterschied Veranlagungsverfügung (Sicherheitspapier) eVV (XML-Datei)

Im Rahmen des Webinars wird auf die wichtigsten Unterschiede eingegangen. Und auch vor übertriebenen Erwartungen gewarnt, denn die elektronische Variante hat genau die gleichen Felder und Dateninhalte wie die gute alte Papier-Veranlagungsverfügung. Das bedeutet: Wenn schon bisher Informationen auf den Zollbelegen fehlten oder ungenügend waren, dann werden sie es genauso auf der elektronischen Variante sein. Wenn Importeure an Verbesserungen interessiert sind, müssen andere Massnahmen ins Auge gefasst werden. Im Gegenteil beklagen Firmen, dass sie die Dokumente neu abholen, sich also aktiv bemühen müssen, während dem sie früher mit der postalischen Zustellung bedient wurden.

Bestandteile des elektronischen eVV-Pakets

Obwohl die eVV-Datei im XML-Format die wichtigste ist, gibt es zwei weitere Dateien, die dazugehören, weshalb wir immer von einem «eVV-Paket» sprechen: Einerseits die eVV-Datei in Klartext, damit der Sachbearbeiter in der Einkaufs- und/oder Finanzbuchhaltung die Verfügung auch lesen und kontrollieren kann. Andererseits die Signaturprüfung, welche die Authentizität der Veranlagungsverfügung sicherstellt. Nur mittels dieser Signaturprüfung ist sichergestellt, dass die Datei vom Zollsystem der EZV stammt.

Wichtig ist auch zu verstehen, dass es in den meisten Fällen, zwei dieser «Pakete» braucht: Ein Paket für die Mehrwertsteuerbehörden und das andere für die Zollbehörden. Es sind also insgesamt sechs Dateien, die der Importeur pro Importvorgang als Nachweis benötigt. Je nach Bezugsart erhält er diese in einer «Lieferung» oder muss sich diese zusammensuchen.

Belegarten und -Versionen

Welche Belegarten sind elektronisch zu beziehen?

eVVM
elektronische Veranlagungsverfügung MWST: Diese wird immer bereitgestellt.

eVVZ
elektronische Veranlagungsverfügung ZOLL: Diese wird fast immer bereitgestellt.

eRBM
elektronischer Rückerstattungsbeleg MWST: Ein solcher wird immer dann zur Verfügung gestellt, wenn eine Rückerstattung beantragt wird

eRBZ
elektronischer Rückerstattungsbeleg ZOLL: Wie beim eRBM.

Wichtig ist deshalb auch das Verständnis, dass es mehrere Versionen einer Veranlagungsverfügung geben kann. In den meisten Fällen wird es zwar bei einer bleiben (Version 1), aber bei einer Revision ist es wichtig, dass immer die letzte und aktuellste gezeigt wird.

eVV Import Belegarten und Versionen Übersicht Seminar eVV Import finesolutions

Bedeutung und Wichtigkeit eines ZAZ-Kontos

Ohne ein ZAZ-Konto (Zentralisiertes Abrechnungskonto Zoll) kann ein Importeur kaum Vorteile aus der Umstellung auf den elektronischen Bezug erzielen. Diese Vereinfachung wird deshalb auch von der Zollverwaltung bei regelmässigen Einfuhren empfohlen. Die Beitrittsmodalitäten sind einfach gestaltet und im Zeitalter der Null- oder sogar Negativzinsen dürfte die Sicherheitsbemessung, die ein Importeur zu hinterlegen hat, kein Nachteil sein. Da in der Praxis vermutlich 99 % der Transaktionen bargeldlos über ZAZ-Konten abgewickelt werden, stellt sich für einen Importeur nur die Frage, ob die Abgaben über sein Konto laufen oder über eines des Zollanmelders / Spediteurs. Abgesehen davon, dass dieser für den Kredit, den er dem Importeur gibt, eine zum Teil deftige «Vorlageprovision» verlangt, muss der stets in der Pflicht stehende Importeur dann auch noch schauen, dass er an die Zollbelege herankommt. Es ist nämlich immer auch der Importeur, der haftet. Und nicht nur «der Spediteur», wie wir fälschlicherweise immer wieder zu hören bekommen.

Registrierung in der Zollkundenverwaltung für den elektronischen Bezug

Eine importierende Firma muss sich dann in der ZKV (Zollkundenverwaltung) für den Bezug der elektronischen Dokumente registrieren. Das Vorgehen unterscheidet sich dabei, ob die Firma bereits ein «Zollkunde» ist (z.B. vom Export her) oder ein «Neukunde» ist. Während dem es im ersten Falle recht einfach und schnell geht, muss ein Neukunde den ganzen Registrierungsprozess durchlaufen. Wir empfehlen deshalb, diese Registrierungsarbeiten umgehend anzugehen, denn dieser dauert einige Tage.

Automatisierter Vorgang

Die Zollverwaltung stellt zwei Gratis-Bezugsvarianten zur Verfügung: Die Variante «Zugangscode», die sehr rudimentär ist und eine etwas bessere Variante mittels «Web GUI». Wir sind der Meinung, dass beide nur für Firmen infrage kommen, die wenig Importsendungen haben. Sobald mehr als 1 Sendung täglich importiert wird, empfiehlt sich eine Softwarelösung wie unsere Software ImpoWin, die mittels «Webservice» die Belege automatisch vom Zollrechner beziehen kann. Insbesondere ImpoWin geht noch wesentlich weiter und überprüft die eingehenden Belege in technischer und fachlicher Hinsicht. Wenn ImpoWin oder der Anwender Fehler auf der Veranlagungsverfügung feststellen, kann umgehend eine Korrektur beim Zollanmelder bzw. Spediteur angefordert werden. So können diese ganzen Abläufe automatisiert werden und aus der Zwangsumstellung auch wirkliche Vorteile für die Firmen erzielt werden.

Integration ImpoWin und Therefore™

Insbesondere in der Zusammenarbeit von ImpoWin und Therefore™ lassen sich weitere Vorteile erzielen, die für einige unserer Kunden sehr interessant sind. Therefore™ ermöglicht unter anderem eine Workflow-gestützte Bearbeitung und fasst das ganze Import-Auftragsdossier zentral zusammen. So haben alle Mitarbeiter in der Einkaufs- / Buchhaltungs- und Verkaufsabteilung Zugriff auf das komplette Dossier, beginnend mit der Offerte des Lieferanten über die Bestellung mit allen anschliessenden Begleit- und Zolldokumenten. Dazu gehören die Zollrechnung, die Spediteurrechnung und natürlich die ganzen Veranlagungsverfügungen in der richtigen Version. Damit lassen sich enorme Kosten- und Zeitvorteile realisieren und die Umstellung wird doch noch zu einem Gewinn.

Weitere Informationen finden Sie im finesolutions Blogartikel eVV Import Obligatorium.

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