Die elektronische Veranlagungsverfügung (eVV) als rechtsgültiger Nachweis für die ordnungsgemässe Verzollung von Waren fristet in vielen importierenden und exportierenden Unternehmen ein tristes Dasein. Wir sehen in der Praxis oft, dass diese wichtigen Belege in den Unternehmen irgendwo in der Buchhaltung landen und einfach zur Seite gelegt werden. Viele Firmen glauben nämlich, dass die Veranlagungsverfügung im Rahmen der Importabwicklung nur ein Nachweis für den Vorsteuerabzug MWST darstellt oder sie diese in der Exportabwicklung gar nicht brauchen. Beide Annahmen sind falsch!

Deshalb erklären wir Ihnen in diesem Beitrag die Bedeutung der Veranlagungsverfügung im Import und Export und wofür sie gebraucht wird. Zudem zeigen wir Ihnen auf, was Ihr Unternehmen mit diesen Belegen überhaupt machen muss und wo sich Risiken verbergen.

Die Veranlagungsverfügung im Zusammenhang mit dem Zoll (es gibt sie auch in anderen Bereichen wie z.B. den Steuern) wird gerne auch wie folgt genannt: Zollbeleg, Einfuhrbeleg / Ausfuhrbeleg, Zollquittung, Importquittung / Exportquittung, Verzollungsnachweis oder Importbeleg / Exportbeleg.

Jedes in der Schweiz registrierte Unternehmen, welches Waren exportiert oder importiert, muss entsprechend eine Ausfuhrzollanmeldung oder Einfuhrzollanmeldung erstellen / erstellen lassen. Ist der Verzollungsprozess abgeschlossen, wird dazu automatisch durch die Systeme (e-dec bzw. Passar) des BAZG (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit) die elektronische Veranlagungsverfügung erstellt. Darin sind im Importverkehr allfällige Zölle / Zollabgaben, Einfuhrsteuern und gegebenenfalls weitere Gebühren wie z.B. Gebühren für grenztierärztliche Untersuchungen aufgeführt, die erhoben werden. Die elektronische Veranlagungsverfügung ist also in erster Linie Ihr rechtsgültiger Nachweis für die ordnungsgemässe Verzollung der Waren.

Für jeden Ausfuhr- / Exportvorgang wird eine Veranlagungsverfügung Ausfuhr benötigt. Die dafür notwendige Zollanmeldung wird entweder vom Exporteur in Form einer Ausfuhrliste erledigt oder der Spediteur / Zolldienstleister erstellt die Ausfuhrdeklaration im e-dec Export oder Passar Ausfuhr-Verzollungssystem.

Bis zum 30.04.2024 durften die Spediteure und Zolldienstleister noch Ausfuhrdeklarationen im System NCTS (Neues Computerisiertes Transitsystem) erstellen, welche Ihnen per Post in Papierform zugestellt wurden. Dies ist seither nicht mehr möglich und alle Anmeldungen müssen in elektronischer Form im System Passar respektive im e-dec Export übermittelt werden.

Die Veranlagungsverfügung Import besteht normalerweise aus folgenden zwei Verfügungen:

1. Veranlagungsverfügung Zoll und
2. Veranlagungsverfügung MWST

Beide Quittungen müssen elektronisch aufbewahrt und archiviert werden. Sie als Importeur müssen also jeweils zwei Dateien je Verfügung abholen (Holschuld des Importeurs) und korrekt archivieren. Das heisst, je Importverzollung müssen Sie insgesamt 4 Dateien (im Normalfall mit System e-dec) vorweisen können:

Zusätzlich zu diesen Dateien können Sie das Bordereau der Abgaben (eBordereau) abholen, sofern Sie ein eigenes ZAZ Konto besitzen.
Das Bordereau ist eine Zusammenfassung über einen gewissen Zeitraum von einem oder mehreren Verzollungsvorgängen, welche auf den Zollkontoinhaber erfasst wurden.

Die «menschenlesbare» eVV (im Importverkehr) mit dem System e-dec sieht als PDF-Datei so aus:

Die Borderau-Nummer ist in der eVVZ in den Kopfdaten ebenfalls vermerkt:

Welche Verfügung wofür benötigt wird, sehen Sie in der nachfolgenden Grafik. Zudem gehen wir in den nachfolgenden Fragen ausführlich auf die einzelnen Punkte ein.

Wenn die Ware im e-dec Exportsystem angemeldet wurde, besteht die Veranlagungsverfügung Ausfuhr (Export) aus 1 Verfügung und bestätigt die steuerbefreite Lieferung.
Diese muss vom Exporteur proaktiv abgeholt und elektronisch aufbewahrt / archiviert werden. Sie als Exporteur müssen jeweils zwei Dateien je Verfügung abholen:

Die «menschenlesbare» eVV Ausfuhr als PDF-Datei sieht so aus:

Bei einer Warenanmeldung Ausfuhr mittels Passar ist das rechtsgültige Dokument ein PDF der Veranlagungsverfügung Ausfuhr, das eine «embedded XML» beinhaltet. Im Gegensatz zu den e-dec Veranlagungsverfügungen ist somit die rechtlich verbindliche XML-Datei nicht mehr separat, sondern in der PDF-Datei inkludiert / eingebettet.
Die inkludierte XML-Datei wird im PDF-Dokument als Anlage angezeigt:

Es gibt verschiedene Varianten, wie Sie Ihrer Pflicht nachkommen, die elektronischen Belege des Zolls zu erhalten oder zu beziehen:

Wenn der Spediteur für Sie die Ausfuhr- oder Einfuhrzollanmeldung erstellt, ist es möglich, mit ihm zu vereinbaren, dass er Ihnen die Veranlagungsverfügungen z.B. per E-Mail zukommen lässt. Dadurch ersparen Sie sich das mühsame Herunterladen der Dateien (siehe nachfolgende Optionen). Diese Variante ist aber mit Kosten verbunden und nicht jeder Spediteur bietet diesen Service an. Zudem müssen Sie als Importeur / Exporteur sicherstellen, dass Sie auch alle Belege für jeden Verzollungsvorgang erhalten.

Jede elektronische Zollanmeldung enthält einen eindeutigen Zugangscode. Der Spediteur, der die Import- oder Exportverzollung in elektronischer Form für Sie vornimmt, sollte Ihnen die Nummer der Zollanmeldung (gleiche Nummer wie Veranlagungsverfügung) und den dazu gehörenden Zugangscode mitteilen.

• Von Speditionsfirmen erhalten Sie oftmals den Zugangscode per E-Mail mitgeteilt oder sie schicken Ihnen eine Kopie der Verzollung zusammen mit der Transportabrechnung.
• Bei Kurierdienstleistern oder der Post wird die Zollanmeldungsnummer und der Zugangscode meist auf der Rechnung angegeben:

So können Sie die Zollbelege dann elektronisch abholen. Diese Abholung benötigt keinerlei Registrierung beim BAZG und ist kostenlos. Wenn Sie wenige Importe / Exporte haben, können Sie die eVV auf diese Art beziehen (Einzelabfragen). Massenabfragen oder Vereinfachungen sind jedoch nicht möglich.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen schrittweise, wie Sie die eVV im e-dec System mit Zugangscode herunterladen können (⇒ Passar-Verfügungen können Sie nur über den Zugangscode in Chartera Output beziehen):

Klicken Sie auf den Link des BAZG:
https://e-dec-web.ezv.admin.ch/edecZugangscodeGui/

Hinweis: Das Zugangscode GUI liefert aktuell auch noch die Signaturprüfungs-Files im XML-Format aus. Diese braucht es aber seit der Verordnungsänderung der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV seit dem 1. Januar 2018 nicht mehr.

Die BAZG-Webtools (Web-GUI bzw. Chartera Output) sind für Firmen geeignet, die keine Software von privaten Anbietern für die Abholung zur Verfügung haben. Das Web-GUI wird im 2026 eingestellt und dann ist nur noch die Nachfolgelösung Chartera Output möglich. Sofern Sie jetzt schon Belege für Sendungen erhalten, die von Ihren Dienstleistern mit Passar verzollt wurden, können Sie diese nur über Chartera Output abholen!

Wir beschreiben in dieser Sektion noch den Bezug der elektronischen Dokumente (eVV / eBordereau) über das Web-GUI. Wie Sie das mit Chartera Output bewerkstelligen, erklären wir in diesem separaten Beitrag: Chartera Output — wie Sie Zollquit­tungen herunterladen

Die Variante Web GUI ist zwar komfortabler als die oben skizzierte Option 2, aber sie eignet sich ebenfalls nur, wenn Sie eher wenige Importe / Exporte haben. Nach wie vor müssen Sie vieles von Hand machen und der Auswahlzeitraum für den Download ist beschränkt auf 10 Tage. Das heisst, dass Sie die Schritte dreimal machen müssen, wenn Sie alle Veranlagungsverfügungen für einen Monat beziehen möchten. Im Gegensatz zur Option 2 müssen Sie für die Web-GUI Variante einige Voraussetzungen erfüllen. Unter anderem ist für den Bezug der elektronischen Dokumente die Registrierung der Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) in der Zollkundenverwaltung (ZKV) notwendig. Spätestens mit dem Wechsel auf das neue Verzollungssystem Passar müssen Sie sich dann bis 31.12.2025 im neuen ePortal der Schweizer Behörden registrieren, da die ZKV ab diesem Datum nicht mehr zur Verfügung stehen wird.

Das Abholen von elektronischen Veranlagungsverfügungen mit dem Zugangscode oder über eines der Gratis-Tools des BAZG ist zeitintensiv und aufwendig. Sparen Sie sich diese Zeit am besten mit einer kommerziellen Softwarelösung, die für Sie alle Veranlagungsverfügungen abholt und sauber ablegt – ohne, dass Sie dafür einen Finger rühren müssen.

Viele Exporteure arbeiten mit einer e-dec Software für die Erstellung der Zollanmeldung und erhalten dann als Ergebnis die Ausfuhrliste vom BAZG-Zollsystem. Die Ausfuhrliste muss aber vom Spediteur / Zolldienstleister beim Grenzübertritt an die entsprechende Ausfuhrzollstelle übermittelt werden. Diesen Vorgang nennt man umgangssprachlich Selektion oder Selektionierung der Ausfuhrliste. Sofern ein Spediteur die Ausfuhrliste nicht selektioniert hat, kann die eVV Export nicht abgeholt werden. Dies ist der häufigste Grund, wieso eine eVV Export nicht bezugsbereit ist.

Es kann aber auch sein, dass Ihre Sendung in einem speziellen Zollverfahren abgefertigt wurde und ein Form. 11.86 bei der Ausfuhr erstellt wurde. Dies ist der Fall, sofern die Waren als Veredelungsverkehr / Reparaturen abgewickelt wurden.

Falls wirklich die Ausfuhrliste nicht selektioniert wurde, können Sie innert einer Frist von 30 Tagen ein «Gesuch um nachträgliche Selektion» dieser Ausfuhrliste bei der entsprechenden Zollstelle einreichen. Dieses Gesuch um Nachverzollung sollte auf dem normalen Weg über den Spediteur eingereicht werden. Falls es aber mit der Frist eng wird, oder Sie das Gefühl haben, dass der Spediteur das Gesuch nicht rechtzeitig einreicht, empfehlen wir eine direkte Kontaktaufnahme mit der Ausfuhrzollstelle. Wie dieses Gesuch aussehen soll, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Ist die Ausfuhrliste schon verfallen und die 30-tägige Gültigkeitsfrist abgelaufen, können Sie kein Gesuch um nachträgliche Selektion beantragen. In diesen Fällen müssen Sie einen alternativen Exportnachweis (auch alternativer Ausfuhrnachweis) beschaffen. Wir empfehlen Ihnen die offiziellen Importzollbelege von Ihrem Kunden anzufragen und bei Ihrer Exportsendung abzulegen. Damit können Sie gegenüber der Steuerbehörde bestätigen, dass der Export der Waren stattgefunden hat und Sie die Rechnung zu Recht ohne Schweizerische MWST erstellt haben.

Mit unserer Vorlage für das Gesuch können Sie auch eine eVV Export in e-dec annullieren lassen. Sie ändern diese Vorlage und den Text einfach auf «Gesuch um Annullation», beschreiben den Sachverhalt, wieso zwei Ausfuhrzollanmeldungen erstellt wurden und erwähnen die Zollanmeldenummer der eVV, welche annulliert werden soll. Sie müssen auch die Zollanmeldenummer der neuen eVV erwähnen, damit das BAZG nachvollziehen kann, dass zwei identische Anmeldungen vorgenommen wurden. Dies kann passieren, wenn ihr Spediteur selber eine Ausfuhrliste erstellt hat und dann nachträglich Ihre aber auch noch selektioniert. Somit bestehen zwei eVV Export über denselben Ausfuhrvorgang und eine davon muss annulliert werden.

Viele Kunden kontaktieren uns, weil sie bemerken, dass sie für ihre Exportsendung keine Ausfuhrveranlagungsverfügung erhalten haben. Nach Rücksprache mit ihrem Kurierdienstleister stellen sie dann fest, dass gar keine ordentliche Exportzollanmeldung erstellt wurde. In der Praxis ist es leider oft so, dass viele Kurierdienstleister darauf verzichten, für Sendungen mit einem Warenwert bis zu CHF 1’000 eine ordentliche Ausfuhrzollanmeldung zu erstellen.

Die Kurierfirmen stützen sich dabei auf die Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Diese besagt, dass bei Ausfuhrsendungen (z.B. durch Speditions- oder Kurierfirmen und durch die Post) für die Steuerbefreiung auf die Veranlagungsverfügung des BAZG verzichtet werden kann (sofern der Warenwert nicht mehr als CHF 1’000 beträgt). Der Exporteur muss in diesem Fall die Steuerbefreiung anhand von anderen Geschäftsunterlagen (z.B. Bestellung, Rechnungskopie, Liefervertrag, Zahlungsbeleg) sowie anhand vom Beförderungsunternehmen erhaltener Dokumente (z.B. Beförderungsauftrag, Abholbestätigung, Rechnung, Postempfangsschein, Aufgabeverzeichnis) belegen können.

Achtung: Aus zollrechtlicher Sicht muss gemäss Zollgesetz aber für jeden Import- oder Exportvorgang eine Zollanmeldung erstellt werden, auch wenn die Ware einen geringen Wert hat! Die Ausfuhrdeklaration kann im vereinfachten Verfahren erstellt werden, aber eine Zollanmeldung muss immer durchgeführt werden.

Importseitig:

Ja, unbedingt! Insbesondere importseitig müssen Sie die Belege auf Richtigkeit prüfen.

Viele Unternehmen denken, dass die Importbelege durch das BAZG erstellt werden. Darum vertrauen sie darauf, dass die Angaben in einer Verfügung korrekt sein müssen.

Die Verzollung im Import wird meist von einem Zolldeklaranten durchgeführt, der Angestellter einer Speditionsfirma oder einer Verzollungsagentur ist. Unsere Kunden sagen auch oft, «bei uns macht alles der Spediteur – ich muss daher gar nichts mehr machen».

Der Zolldeklarant erfasst die Daten, die der eVV Import zugrunde liegen, normalerweise aufgrund der Angaben in der ausländischen Lieferantenrechnung. Oft fehlen in diesen Lieferantenrechnungen jedoch wichtige Angaben, was zu Falschverzollungen führen kann. Dadurch können Ihnen unnötige Kosten entstehen oder spätere Nachbelastungen im Falle einer Kontrolle. Überprüfen Sie also auch die Angaben in den Lieferantenrechnungen auf ihre Richtigkeit und gleichen Sie diese mit der eVV Import ab, um Verzollungsfehler zu erkennen.

Exportseitig:

Ja, sofern der Spediteur für Sie die Ausfuhrzollanmeldung erstellt. Dann sollten Sie die Veranlagungsverfügung Ausfuhr unbedingt auf Richtigkeit prüfen.

Exportseitig ist es aber oft der Fall, dass die Unternehmen mit einer Softwarelösung die Ausfuhr selbst erstellen. Diese Unternehmen wissen dann genau, was sie in der Ausfuhrzollanmeldung deklariert haben. Somit entfällt eine nochmalige Kontrolle der daraus resultierenden eVV Ausfuhr.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen ein paar Punkte auf, die Sie in Ihren Einfuhrbelegen prüfen sollten:

Dazu sehen Sie hier einen Auszug einer eVV, wie die Ware korrekt angemeldet werden sollte:

Sie haben nun erfahren, dass verschiedene Prüfschritte und eine korrekte Ablage der eVV sehr wichtig sind. Wahrscheinlich erwähnen Sie immer wieder die gleichen Punkte bei den Zolldeklaranten, was sie bei der Erstellung der eVV Import beachten sollen und trotzdem erhalten Sie öfters falsche Veranlagungsverfügungen.

In der Praxis sehen wir oft die Problematik, dass Kurierdienstleister die Informationen zum Bezug der eVV lediglich auf der Rechnung andrucken. Die Rechnung des Dienstleisters landet im Normalfall jedoch in der Buchhaltung. Somit ist der Einkauf «aussen vor» und die Importbelege werden weder abgeholt, kontrolliert, zum Geschäftsfall zusammengeführt noch korrekt archiviert.

Vielen Firmen ist nicht bewusst, dass der Zugangscode für die Abholung der eVV bei Kurierdienstleistern auf den Rechnungen für den Transport zu finden sind. Deshalb sind oftmals die eVV Import zu Kuriersendungen schlichtweg nicht vorhanden. Unsere Empfehlung für die Behebung dieses Problems ist:

Vereinfachte Zollanmeldung von Kleinsendungen im ZE-Verfahren

Basierend auf dem Verzollungssystem e-dec Import wurde für Kleinsendungen das e-dec easy entwickelt. Damit können zollfreie Sendungen auf Basis einer reduzierten Einfuhrzollanmeldung angemeldet werden. Diese Möglichkeit wird oft durch Kurierdienstleister genutzt. Dafür müssen folgende Kriterien gemeinsam (kumulativ) erfüllt sein:

Diese eVV e-dec easy enthält nur reduzierte Informationen, wie z.B. die Zolltarifnummer 9898.9898, welche im Tares nicht existiert. Sollten Sie die Ware später wieder ausführen wollen, so können Sie sich allerdings nicht auf diese Nummer gemäss eVV stützen, da es eine fiktive Zolltarifnummer ist! Deshalb besteht die Möglichkeit, dass Sie als Importeur den Kurierdienstleistern mitteilen, dass Sie keine e-dec easy Verzollungen möchten:

Verfassen Sie Verzollungsinstruktionen für die Kurierdienstleister und die Post und erwähnen Sie, dass Sie keine e-dec easy Verzollungen wünschen, sondern jeweils die eVV mit den effektiven Zolltarifnummern erhalten möchten.

Falls Sie eine eVV mit der Zolltarifnummer 9999.9999 erhalten, sind dies Waren, welche keine Abgaben hervorrufen, wie z.B. Umzugsgut, Leergut etc.

Wenn Sie bei der Kontrolle Ihrer eVV feststellen, dass etwas nicht korrekt deklariert wurde, müssen Sie dies korrigieren lassen. Dazu sollten Sie ein schriftliches Gesuch um Änderung der Veranlagungsverfügung bei der Zollstelle einreichen, bei der die Zollanmeldung erfolgt ist. Welche Zollstelle für Ihr Anliegen zuständig ist, finden Sie auf Ihrer Veranlagungsverfügung.

Wenn Ihre Ein- oder Ausfuhrzollanmeldung durch einen Spediteur erstellt wurde, empfehlen wir Ihnen, das Gesuch in Zusammenarbeit mit dem Spediteur bei der Zollstelle einzureichen.
Korrekturanträge inkl. Angabe des entsprechenden Korrekturgrunds sollten innerhalb von 30 Tagen (ab Annahmedatum der Zollanmeldung) bei der Zollstelle eingereicht werden.

Die Aufbewahrungspflicht der Veranlagungsverfügungen wird in folgenden Gesetzesgrundlagen festgehalten:

Wenn Sie keine Softwarelösung haben, die das Abholen und Archivieren Ihrer eVV-Dokumente übernimmt, sondern die Belege manuell herunterladen, empfehlen wir Ihnen, nicht einfach die angelieferte ZIP-Datei abzulegen, sondern diese zu entpacken und den Inhalt der Datei (d.h. die einzelnen eVV-Dateien) abzulegen. So haben Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Zugriff auf die Dateien. Diese legen Sie dann strukturiert, am besten nach Bestellnummer, gemeinsam mit der dazugehörigen Lieferanten- oder Kundenrechnung ab. Bilden Sie eine Prüfspur von der eVV zum Geschäftsfall, damit Sie die dazugehörigen Ein- oder Ausfuhrdokumente jederzeit einfach und schnell wiederfinden. Der rote Faden von der Bestellung über die Rechnung bis hin zum «Steuerbeleg» ist somit gegeben.

Alle Import- oder Exportbelege müssen gemäss der Aufbewahrungspflicht für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, wobei es gilt, dass sie im original angelieferten Zustand aufbewahrt werden müssen. Somit: